Инструкция
Произведите все подготовительные мероприятия перед приездом инкассаторской группы. Оповестите данное подразделение заранее. Следите за тем, чтобы интервал от вызова группы до ее прибытия составил не более 45 минут. Очистите черный вход в здание, убрав все , ящики или посторонние предметы. Ничто не должно отвлекать сотрудников от выполнения их обязанностей.
Убедитесь в том, что инкассаторы будут ехать по хорошо освещенным улицам на всем протяжении маршрута. Проверьте целостность сумок, в которые нужно будет складывать . Пересчитайте тщательно для перевозки. С этим не должно быть никаких проблем. Прикрепите три квитанции, в которых будет указана сумма для перевозки. Дайте их заверить кассиру.
Проведите прием инкассаторской группы. Время их работы не должно превышать 8 минут. Стремитесь все как можно быстрее и четче. Встретьте инспектора-сборщика группы у дверей черного входа и проведите внутрь здания, где нужно произвести расчет. Всегда проверяйте удостоверение личности сборщика. Оставьте охранников снаружи двери для защиты инкассаторов.
Приступите к передаче сумок сотрудникам службы. Вновь проверьте внешний вид, наличие - все строго по документации. Сверьте накладные и записи во всех экземплярах. Заверьте все печатью и подписью для передачи средств на руки. Не позволяйте сборщику пересчитывать средства или прикасаться купюрам.
Получите от инспектора-сборщика явочную , три экземпляра препроводительных ведомостей, приходную , сумки. Проверьте наличие печатей и подписей, сумки и наличие бланков на каждую из них. Переложите деньги в сумки, если все указано правильно. Пометьте все денежные сумки и поместите их в спецчемодан.
Источники:
- Рынок инкассаторских услуг в 2013 году
Большая часть организаций вынуждена прибегать к услугам инкассаторов. Четкое знание процедуры проведения инкассации может не только сэкономить время, но и уберечь от мошенничества и утраты крупных сумм денег.
Правила инкассации наличных денег подробно прописаны в главе 9 раздела 3 «Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. N 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями)».
Предварительные действия организации
Для каждой фирмы ежемесячно оформляются специальные «явочные» карточки (код формы документа по ОКУД – 0402303), кроме того, с учетом количества инкассируемых средств фирма получает от кредитной организации определенное количество сумок с индивидуальными номерами.
Действия инкассаторов
Руководство инкассации составляет график движения и время приезда инкассаторов в обслуживаемые фирмы и согласует это время с руководством фирм. При процедуре инкассации в фирме дежурным инкассатором заполняется карточка 0402304, которая передается затем кредитной организации.
Перед выездом инкассаторы получают штамп, ключи и карточки 0402303, доверенности на перевозку и инкассацию наличности, сумки. При передаче сумки с деньгами работником фирмы инкассатору, второй должен предъявить первому соответствующие документы, карточку 0402303 и пустую сумку.
Действия кассового работника
Кассовый работник при передаче сумки с наличными должен предъявить инкассатору накладную 0402300 к сумке, квитанцию 0402300 к сумке и пломбы. Он всегда присутствует при проверке инкассатором целости пломбы и сумки, правильности заполнения накладной и квитанции к сумке, соответствия пломбы образцу, затем заполняет карточку 0402303, инкассатор проверяет при нем соответствие сумм и номеров во всех заполненных документах (0402300 и 0402303) и номер принимаемой сумки с наличностью, после чего принимает у инкассатора подписанную и проштампованную квитанцию 0402300 к сумке.
Если при заполнении явочной карточки 0402303 допускается ошибка, она зачеркивается и кассовый работник заверяет своей подписью новую (правильную) запись.
Если целостность пломбы или сумки нарушена, неверно составлена препроводительная ведомость 0402300 к сумке, инкассатор не вправе произвести прием наличных. В его присутствии устраняются дефекты упаковки и документации, если это не нарушает график работы инкассаторов. В отдельных случаях производится повторный заезд инкассаторов, и это отражается в специальной графе явочной карточки 0402303.
При отказе сдачи сумки с наличными инкассатору, кассовый работник делает отметку «отказ» в явочной карточке 0402303, обосновав отказ в специальной графе и заверив своей подписью.
Транспортировка и последующая передача денежных средств
Сумки с наличностью, накладные 0402300 и явочные карточки 0402303 к ним размещаются в инкассаторском автотранспорте на все время маршрута. В конце маршрута сумки с денежными средствами сдаются в кредитную организацию, ВСП. После передачи сумок инкассаторы сдают доверенности на перевозку и инкассацию денег, штамп, ключи и карточки 0402301, а также второй экземпляр журнала 0402301 дежурному инкассатору (руководителю инкассации).
Для физических лиц инкассация производится аналогичным образом.
Источники:
- Правила инкассации наличных денег
Инкассация – это один из видов кассовых операций между юридическими лицами. Она предполагает сбор и перевозку всех видов ценностей, предварительно подтвержденную документально.
Инкассация, как вид услуг, берет свое начало не в 1939 году, как принято считать, а еще в IX веке. В роли перевозчиков ценностей выступали купцы и бояре, но уже тогда их деятельность контролировалась казначеями, и в качестве сопровождающих выступали крепкие, специально обученные люди. В России первая инкассаторская служба появилась в 1918 году, как одно из подразделений ОГПУ. И только в 1939 году служба была выведена в отдельную организацию, были четко очерчены ее обязанности, прописана инструкция по приему на работу в нее, порядок сборки и перевозки ценностей.
Основные задачи инкассации
Термин «инкассация» буквально переводится с итальянского языка как «класть в ящик». Специалисты этой службы занимаются сбором и перевозкой ценностей, причем не обязательно это должны быть наличные деньги. Инкассаторы могут перевозить драгметаллы, ювелирные изделия, банковские документы и карты, и многое другое. Подобная служба может быть подразделением банковской организации, охранного предприятия или самостоятельной фирмой, специализирующейся именно на инкассации.
Основными задачами такой фирмы или подразделения являются:
- доставка выручки или собранных денежных средств организациями любых типов в банк,
- перемещение выручки между филиалами коммерческих структур и их основными офисами,
- перевозка денег из банка в офис предприятия,
- сопровождение торговых сделок, оплачиваемых наличными деньгами,
- сбор и доставка наличности в филиалах банка или с его терминалов, банкоматов,
- сопровождение и охрана сотрудников, перевозящих ценности.
Заказать инкассаторское сопровождение могут представители любой организации или предприятия в случае, когда необходимо перевезти ценные или секретные документы. Причем заказчик вправе не доносить до инкассаторов, что именно он будет перевозить. Исключение - взрывоопасные и горючие вещества, оружие, сопровождать которые такая служба не вправе.
Сфера услуг инкассации
Инкассаторские услуги могут оказывать организации, имеющие сотрудников с должным опытом и навыками, специальные транспортные средства и допуск к операциям с перемещением ценностей. Инкассаторами обслуживаются
- торговые компании,
- почтовые службы,
- банковские организации,
- государственные учреждения,
- промышленные и продовольственные предприятия,
- компании, работающие в сфере услуг.
То есть, все учреждения и организации, так или иначе сталкивающиеся с перемещением наличных денег, документов или драгоценностей, могут воспользоваться услугами инкассаторской службы.
Важно понимать, что сотрудники инкассации не обязаны заниматься упаковкой ценностей, их пересчетом или переписью. Представители организации-заказчика обязаны подготовить предметы или наличные, упаковать их в специальные мешки, сопроводив вложенной описью. Процедура может проводиться в присутствие инкассаторов или без них. Инкассаторы получают упакованные, пронумерованные и опломбированные мешки, сопроводительные документы.
По прибытии на место назначения тара с ценностями сдается по описи, без вскрытия пломб, если иные условия не прописаны в договоре. Порядок оказания услуг оговаривается детально при заключении соглашения и подтверждается договором в двух экземплярах. Услуга оказывается в соответствие с общепринятой должностной инструкцией для подобных подразделений.
Требования к сотрудникам инкассационной службы
Безопасность перевозки материальных ценностей невозможна без соблюдения трех основных правил - надежности автотранспортного или иного средства передвижения, детально продуманного маршрута следования, сопровождения квалифицированными сотрудниками, ознакомленными с должностными инструкциями. На службу в инкассацию могут быть приняты лица
- без судимостей, сомнительной биографии и вредных привычек,
- бывшие военнослужащие или сотрудники МВД, охранных предприятий,
- с хорошей физической подготовкой, без хронических заболеваний,
- внимательные, обладающие отличной реакцией,
- имеющие допуск к вождению автотранспорта категории В,
- с гражданством РФ,
- уравновешенные, хладнокровные, стрессоустойчивые,
- владеющие оружием, имеющие разрешение на его ношение и использование.
Некоторые организации, оказывающие инкассаторские услуги, выдвигают нестандартные требования к сотрудникам - опыт работы в бухгалтерской или банковской сфере, отсутствие близких родственников, отбывающих тюремный срок или больных алкоголизмом, наркоманией, наличие у претендента на вакансию собственного оружия. Все требования законны и оправданы, а их специфика зависит от того, какие организации и на каких условиях договора обслуживает инкассаторская служба.
Перед приемом на работу все претенденты проходят личное собеседование с представителем подразделения, психологическое тестирование, сдают нормативы по стрельбе, а иногда и по рукопашному бою. Если выявляется несоответствие требованиям хотя бы по одному из параметров, в приеме на работу будет отказано.
Подготовка к перевозке ценностей
Порядок подготовки к перевозке ценностей регламентируется законодательством РФ и внутренними инструкциями инкассаторской организации или подразделения. Из законодательных баз используются приложения о правилах применения оружия, ведения кассовых операций и закон о порядке оказания услуг подобными частными и государственными охранными организациями.
Работа инкассаторских бригад организуется руководителем службы (подразделения). О времени отбытия транспортного средства, его прибытии на объект клиента и конечный объект не должны знать третьи лица, не принимающие непосредственного участия в процессе. Задача доносится до членов бригады перед ее выполнением. После этого выполняются подготовительные процедуры:
- сотрудники проходят медицинский осмотр,
- проверяется техническое состояние транспортного средства,
- отслеживается состояние навигационной аппаратуры и средств связи,
- фиксируется наличие или отсутствие оружия у сотрудников,
- выдается сопроводительная документация.
Бригада обязана быть на связи на всем протяжении маршрута. Может быть установлена периодичность сеансов связи или определенные правила фиксации - по факту прибытия на объект, приему ценностей, отъезду и прибытию в конечную точку маршрута.
Как происходит перевозка ценностей
Перед тем, как приступить к работе инкассатором, новые сотрудники обязательно проходят обучение. Оно может быть бесплатным, на базе подразделения, организации. Но иногда к соискателям вакансии выдвигается требование о предоставлении справки о прохождении курса и успешной сдаче тестов по специальности. К работе допускаются сотрудники, успешно сдавшие внутренние экзамены в конкретной инкассаторской организации, и уже знающие, как происходит транспортировка или сопровождение перевозки ценностей.
Перед выездом на маршрут сотрудники бригады получают служебные удостоверения, доверенность и явочные карточки (выдаются старшему сотруднику), порожние сумки, средства связи, план следования (получает инкассатор-сборщик и водитель). Когда машина прибывает на место приема ценностей, старший бригады и инкассатор-сборщик проходят в офис или кассу для приемки груза. Принимая сумки, они обязаны
- проверить целостность тары, пломбировочного шпагата,
- определить четкость оттиска на пломбе и его соответствие предъявленному образцу,
- убедиться в наличие подписей должностных лиц отправляющей стороны на сопроводительных документах,
- проверить соответствие суммы или описи в явочной карточке и накладных,
- зафиксировать в приемочных документах номера и вес сумок,
- расписаться в препроводительной ведомости.
Перед тем, как проследовать в транспортное средство, старший бригады обязан убедиться в безопасности маршрута до него, в случае необходимости расчистить путь инкассатору-сборщику. Если есть подозрение в том, что путь не безопасен, сотрудники вправе предупредить о том, что они имеют и могут использовать оружие. По прибытии в конечный пункт следования инкассаторы сдают ценности и сопроводительные документы, связываются с руководителем подразделения, получив команду которого могут вернуться на базу организации.
Работа в инкассаторской службе не только очень ответственна, но и опасна. Соискатели подобных вакансий должны отдавать себе отчет в этом.