Documente primare și sumare pentru contabilitatea muncii și a plăților. Documente primare pentru contabilitatea salariilor

24.11.2023

Documentele contabile primare pentru reflectarea decontărilor cu personalul pentru salarii sunt aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia” ( denumită în continuare Rezoluţia nr. 1). Se indică faptul că Rezoluția nr. 1 a fost adoptată pentru a pune în aplicare cerințele Codului Muncii al Federației Ruse. Din aceasta putem concluziona că formularele unificate aprobate prin prezenta rezoluție continuă să fie valabile și după 1 ianuarie 2013 (întrucât aplicarea lor nu este determinată de legea contabilității, ci de un alt act legislativ – Codul Muncii).

O analiză a acestor formulare arată că, în ciuda vârstei lor relativ „tinere” - au fost puse în aplicare în 2004, toate au fost dezvoltate pentru calculul „manual” al salariilor, de exemplu. fără a utiliza programe speciale de salarizare. Potrivit legiuitorului (în acest caz, Comitetul de Stat de Statistică al Federației Ruse), calcularea salariului (în afara programelor speciale) ar trebui efectuată după cum urmează:

1. Completați foaia de pontaj (formular nr. T-12 sau T-13). La începutul lunii, angajatului responsabil cu menținerea foii de pontaj i se dă un formular de foaie de pontaj (complet gol sau cu nume complete). În fiecare zi, angajatul responsabil notează pentru fiecare angajat prezența/absența (cu metodă de înregistrare continuă) sau numai neprezentare (cu metoda de înregistrare a abaterii utilizată) indicând motivul. La sfârșitul lunii, persoana responsabilă cu menținerea foii de pontaj calculează numărul total de zile și ore lucrate și ratate de fiecare angajat, iar foaia de pontaj, semnată de șeful unității structurale și angajatul HR, se transferă către departamentul de contabilitate.

2. Pe baza pontajului, departamentul de contabilitate calculează salariile (cu ajutorul unui calculator) secvenţial pentru fiecare angajat.

2.1. Datele privind numărul de zile (ore) lucrate, concediile folosite, transferurile, concedierile, modificările salariilor sunt transferate din foaia de pontaj în contul personal (Formular nr. T-54) (verificat cu datele comenzilor relevante furnizate de către serviciul de personal).

2.2. Abaterile sunt calculate (pe baza datelor existente în contul personal al angajatului pentru angajamente pentru perioadele anterioare): plata concediului de odihnă (calculul se efectuează în formularul nr. T-60), concediu medical (din cauza absenței unui document special, aparent, se presupune că calculul se efectuează chiar în concediul medical ), câștigul mediu, de exemplu, în timpul unei călătorii de afaceri sau în alte cazuri prevăzute de lege (nu există nicio formă specială de calcul pentru acest tip de calcul; aparent, conform legiuitorului, calculul se face „pe hârtie”), compensarea concediului nefolosit la concediere (calculul se efectuează în formularul nr. T-61).

2.3. Acumulările de bază se calculează în conformitate cu sistemul de remunerare utilizat (salariu/tarif, cote la bucată, bonusuri etc.).

2.4. Rezultatele tuturor calculelor efectuate sunt introduse în contul personal al angajatului (formular nr. T-54) conform coloanelor corespunzătoare (tipuri de plată).

2.5. Într-un registru fiscal special pentru impozitul pe venitul personal (în conformitate cu cerințele clauzei 1 a articolului 230 din Codul fiscal al Federației Ruse), impozitul pe venitul personal este calculat pentru luna (pe bază de angajamente de la începutul an, luând în considerare deducerile fiscale și sumele reținute anterior).

2.6. Contul personal reflectă toate deducerile din salarii (inclusiv impozitul pe venitul personal și plățile intermediare).

2.7. Se calculează suma de plătit.

3. Pe baza conturilor personale ale tuturor angajaților se întocmește un extras de decontare și plată (conform formularului nr. T-49) sau un extras de salarii (conform formularului nr. T-51): secvenţial pentru fiecare salariat, date se transferă din contul personal în extras. Dacă foaia de pontaj este menținută conform formularului nr. T-12, atunci informațiile despre sumele acumulate pot fi introduse direct în acest formular, în acest caz, nu se întocmește o fișă de plată separată;

4. Dacă este necesar (adică la utilizarea formularului nr. T-51 în etapa anterioară), se întocmește un statul de plată conform formularului nr. T-53.

5. Suma contribuțiilor de asigurare pentru fiecare angajat este calculată într-un registru special (clauza 2, clauza 2, articolul 28 din Legea federală din 24 iulie 2009 N 212-FZ „Cu privire la contribuțiile de asigurare la Fondul de pensii al Federației Ruse , Fondul de asigurări sociale al Federației Ruse, Fondul federal de asigurări obligatorii de sănătate").

6. Primele de asigurare pentru toți angajații pe lună sunt consolidate (colectate) într-un singur registru.

Utilizarea unui program specializat de calcul al salariilor atrage după sine o modificare a funcțiilor documentelor contabile primare aprobate prin Hotărârea nr. 1: ca orice alte registre, cu sistem automatizat de prelucrare a informațiilor, aceste documente, în locul funcției de calcul și acumulare. informații, dobândiți funcția de obținere a datelor de raportare asupra producției (folosind program special) pentru calcule și înregistrarea datelor obținute pe hârtie (acest lucru a fost deja menționat în articol).

Cum arată calculul salariilor într-un program specializat (folosind 1C ca exemplu) este descris în articol. Pentru a îndeplini cerințele Codului Muncii și ale Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse, este necesar ca, pe baza rezultatelor fiecărei luni sau an calendaristic, următoarele să fie disponibile pe hârtie:

I) Fișa de pontaj pentru luna - formularele nr. T-12 și T-13 (acesta din urmă este utilizat pentru prelucrarea automată a datelor contabile) (procedura de pregătire a unei foi de pontaj pentru contabilitate în programul 1C a fost descrisă anterior în cele de mai sus -articolul menționat aplicarea practică a fișei de pontaj la calculul salariilor în 1C este descrisă în articol).

II) Salarizare și/sau fișe de salariu - formulare nr. T-49, T-51, T-53. Trebuie spus că din punct de vedere al aplicării practice, formularele Nr. T-49 și T-51 sunt mult mai puțin vizuale decât, să zicem, o fișă de salarizare în formă liberă generată în 1C. Cu toate acestea, pentru a îndeplini cerințele legale pentru documentele primare, trebuie să fie disponibil unul dintre formularele - T-49 sau T-51. În consecință, dacă emiteți salarii în numerar din casa de marcat, atunci eliberarea se face în funcție de statul de plată (Formularul T-49 sau T-53) și este, de asemenea, necesar să se țină un registru al statelor de plată (Formularul nr. T-53a). ).

Vă rugăm să rețineți că Codul Muncii stabilește doar două forme posibile de remunerare: în formă monetară în moneda Federației Ruse (în ruble) și în formă nemoneară (nu mai mult de 20% din salariul lunar acumulat) (articolul 131 din Codul Muncii al Federației Ruse). În acest caz, fondurile pot fi transferate în contul bancar specificat de angajat (sub rezerva condițiilor corespunzătoare din contractul colectiv sau de muncă) (Articolul 136 din Codul Muncii al Federației Ruse). Rezoluția nr. 1 prevede că „pentru angajații care primesc salarii cu carduri de plată se întocmește doar o fișă de plată, iar statul de plată și fișele de plată nu se întocmesc”. Nu se menționează posibilitatea de a nu întocmi un statul de plată atunci când se plătește salariul unui angajat individual pe ordin de cheltuieli. Din aceasta putem concluziona că, chiar dacă în statul de plată este inclus un singur salariat pentru plata salariului în numerar de la casa de marcat, plata trebuie efectuată tocmai în funcție de statul de plată, și nu conform unui ordin de cheltuială emis în numele angajatului.

III) Cont personal pentru anul calendaristic (pentru fiecare angajat) - formularele nr. T-54 sau T-54a (în acest ultim caz trebuie tipărite și lipite în formular bonurile de plată pentru fiecare lună).

IV) Nota de calcul privind acordarea concediului unui salariat - formular nr. T-60 (pentru fiecare fapt de acordare a concediului).

V) Notă de calcul la încetarea (încetarea) unui contract de muncă cu un salariat (concediere) - formularul nr. T-61 (la concediere).

VI) Certificate de calcule pentru angajamente bazate pe câștigul mediu și concediul medical (pentru fiecare fapt relevant) - într-o formă elaborată și aprobată de organizație.

VII) Registrul contabil fiscal pentru impozitul pe venitul persoanelor fizice pe anul calendaristic (pentru fiecare angajat) - într-o formă elaborată și aprobată de organizație.

VIII) Registrul primelor de asigurare acumulate pentru anul calendaristic (pentru fiecare angajat) - într-o formă elaborată și aprobată de organizație.

Începem un nou subiect dedicat contabilității forței de muncă și a salariilor într-o întreprindere. Înainte de a trece la postarea și calcularea diverselor deduceri și impozite pe salarii, vreau să introduc o mică teorie pe această temă. Teoria, desigur, nu este întotdeauna interesantă, dar este totuși necesară, așa că vă sfătuiesc să o citiți.

În viitorul apropiat ne vom uita la un exemplu specific despre modul în care este calculat salariul și ce înregistrări face contabilul.

În primul rând, observ că documentele care reglementează contabilitatea salariilor la întreprindere includ:

Codul Muncii al Federației Ruse.
Legea federală nr. 167-FZ din 15 decembrie 2001 Legea federală privind asigurarea obligatorie de pensie.
Legea federală nr. 372-FZ din 30 noiembrie 2011 privind bugetul fondului de asigurări sociale.

Remunerația este relația dintre angajator și angajați, consacrate în legi și contracte de muncă, conform cărora angajatorul asigură salariaților plăți pentru munca lor.

Salariile sunt remunerații pentru muncă în funcție de calificările, complexitatea, cantitatea, calitatea și condițiile de muncă ale angajatului, precum și compensații și plăți de stimulare.

Remunerarea are loc principalŞi adiţional.

Remunerarea de bază este plata pentru timpul lucrat sau pentru numărul de lucrări.

Plățile suplimentare includ plăți pentru timpul nelucrat (, indemnizația de concediere la concediere).

Forme de bază de remunerare

Bazat pe timp. Salariul unui angajat se calculează pentru o anumită perioadă de timp lucrat în conformitate cu tariful stabilit, indiferent de volumul muncii prestate. Această formă de plată, la rândul său, se împarte în:
- simplu bazat pe timp, în care tariful este înmulțit cu timpul lucrat,
- bonus în funcție de timp, atunci când la suma câștigurilor la tarif se adaugă un bonus de un anumit procent la rata sau altă măsură.
Lucru pe bucată. Cu acest sistem de remunerare, salariile personalului sunt calculate în funcție de volumul de muncă prestată și de produsele fabricate. Forma de remunerare la bucată este:
- lucrare directă în bucată - plata pentru numărul de unități de produse fabricate și lucrările efectuate,
- bonus de lucru - oferă bonusuri pentru depășirea standardelor de producție,
- lucru la bucată-progresiv - creșteri de plată pentru producție peste norma,
- munca indirectă la bucată - remunerarea ajustatorilor, asamblatorilor și a altor lucrători ca procent din câștigurile principalelor lucrători din zona deservită.
Coardă. Prevăd determinarea câștigurilor totale pentru finalizarea anumitor etape de muncă.

Etapele contabilității forței de muncă și a salariilor

Plățile pentru salarii sunt reflectate în contul 70 „Decontări cu personalul pentru salarii”.

Salarizare. Costurile salariale sunt anulate din costul de producție, astfel încât contul 70 corespunde contului 20 – „Producție principală”, 23 – „Producție auxiliară”, 25 – „Cheltuieli generale de producție”), 26 – „Cheltuieli generale (administrative), 29 – „Producție de servicii” și ferme.”
Deduceri din salarii. De regulă, impozitul pe venitul personal este reținut. Contul 70 corespunde cu contul 68 „Calcule pentru impozite și taxe”.
Calculul „impozitelor pe salarii” – prime de asigurare. Contul 70 nu este utilizat în contabilizarea primelor de asigurare. Cheltuielile cu primele de asigurare sunt imputate costului de producție în debitul contului 20 și corespund contului 69 „Calcule pentru asigurări și asigurări sociale”.
Plata salariilor se efectuează prin casierie sau banca utilizează conturile 50 „Casier” sau 51 „Cont curent”.

Figura de mai jos prezintă principalele etape ale contabilității salariilor într-o organizație.

Etapele contabilității salariilor într-o organizație

Documente pentru contabilizarea salariilor la întreprindere

Formularul de ordine de angajare T 1.
Formularul de comandă de transfer T 5.
Ordin de încetare a contractului de muncă T 8.
Cont personal T 54.
Salarizare T 49.

În continuare, în articolul următor vom continua subiectul contabilității muncii și a salariilor la o întreprindere, ne vom ocupa de salarizare, deduceri fiscale, contribuții la asigurări și vom lua în considerare un exemplu de calcul al salariilor.

Lecție video „Procedura de plată a salariilor angajaților în Contabilitatea 1C”

Pentru a înregistra personalul, a calcula și a plăti salariile, se folosesc forme unificate de documente contabile primare, aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 6 aprilie 2001. nr. 26.

Ordin (instrucțiune) privind angajarea unui angajat (Formular nr. T-1) și ordin (instrucțiune) privind angajarea angajaților (Formular nr. T-1a) sunt utilizate pentru înregistrarea și contabilitatea persoanelor angajate în baza unui contract de muncă (contract). Întocmită de persoana responsabilă de admitere pentru toate persoanele angajate de organizație.

Ordin (instrucțiune) privind acordarea concediului unui angajat (Formular nr. T-6) și ordin (instrucțiune) privind acordarea concediului angajaților (Formular nr. T-6a) sunt utilizate pentru înregistrarea și contabilizarea concediilor acordate salariatului (lucrătorilor) în conformitate cu legea, contractul colectiv, regulamentul organizației, contractul de muncă (contractul).

Acestea se întocmesc de către un angajat al serviciului de personal sau o persoană împuternicită, semnate de șeful organizației sau persoana împuternicită a acestuia, și anunțate salariatului împotriva semnăturii. În baza comenzii, se notează în cardul personal, contul personal, iar salariile datorate pentru concediu se calculează conform formularului nr. T-60 „Notă-calcul privind acordarea concediului salariatului”.

Program de vacanță (formular nr. T-7) are scopul de a reflecta informații despre timpul de distribuire a concediului anual plătit angajaților tuturor diviziilor structurale ale organizației pentru an calendaristic cu lună. Program de vacanță – program consolidat. La întocmirea acestuia se ține cont de legislația în vigoare, de specificul activităților organizației și de dorințele angajatului.

Programul de concediu este avizat de șeful serviciului de personal, șefii diviziilor structurale, convenit cu organul sindical ales și aprobat de șeful organizației sau persoana împuternicită a acestuia.

Atunci când perioada de concediu se amână la altă dată, cu acordul salariatului și al șefului unității structurale, se efectuează modificări corespunzătoare în programul de concediu.

Ordin (instrucțiune) privind încetarea unui contract (contract) de muncă cu un angajat (Formular nr. T-8) și ordin (instrucțiune) privind încetarea contractului (contractului) de muncă cu salariații (formular nr. T-8a) sunt folosite pentru oficializarea și consemnarea concedierii unui angajat (lucrători). Completat de un angajat al serviciului de personal, semnat de șeful organizației sau de o persoană împuternicită de acesta, anunțat angajatului (angajaților) împotriva semnăturii.

Pe baza comenzii, se face o înscriere într-un card personal, cont personal, carnet de muncă și se face o decontare cu angajatul folosind formularul nr. T-61 „Notă pentru decontare la încetarea unui contract (contract) de muncă cu un angajat."

Ordin (instrucțiune) privind trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri (Formular nr. T-9) și ordin (instrucțiune) privind trimiterea angajaților într-o călătorie de afaceri (Formular nr. T-9a) sunt folosite pentru a înregistra și a înregistra misiunile angajaților(lor) în călătoriile de afaceri. Completat de un angajat al serviciului de personal și semnat de șeful organizației sau persoana autorizată a acestuia. Ordinul de trimitere într-o călătorie de afaceri indică numele de familie și parafa, unitatea structurală, profesiile (funcțiile) călătorilor, precum și scopurile, ora și locul călătoriilor de afaceri.

Dacă este necesar, sunt indicate sursele de plată a cheltuielilor de călătorie și alte condiții de trimitere într-o călătorie de afaceri.

Ordin (instrucțiune) privind stimulentele pentru un angajat (formular nr. T-11), angajați (nr. T-11a) sunt folosite pentru oficializarea și înregistrarea stimulentelor pentru succesul în muncă. Acestea sunt întocmite pe baza depunerii șefului unității structurale a organizației în care lucrează angajatul.

Semnat de șeful organizației sau de o persoană împuternicită de acesta, anunțat angajatului (angajaților) contra primire. Pe baza comenzii (instrucțiunii), se face o înregistrare corespunzătoare în cartea de muncă a angajatului.

Fișă de pontaj pentru înregistrarea utilizării timpului de lucru și calculul salariilor (formular nr. T-12)Şi foaie de pontaj (formular nr. T-13) folosit pentru cronometrarea și controlul disciplinei muncii. Formularul nr. T-12 este destinat pentru înregistrarea utilizării timpului de lucru și calculul salariilor, iar formularul nr. T-13 este destinat numai pentru înregistrarea utilizării timpului de lucru. Când se utilizează formularul nr. T-13, salariile sunt calculate în contul personal (formularul nr. T-54), statul de plată (formularul nr. T-51) sau statul de plată (formularul nr. T-49). Formularul nr. T-13 este utilizat în condițiile prelucrării automate a datelor. Formularele de pontaj cu detalii completate parțial pot fi create folosind tehnologia computerizată. În acest caz, forma buletinului se modifică în conformitate cu tehnologia de prelucrare a datelor adoptată. Înregistrările de timp acoperă toți angajații organizației. Fiecăruia dintre ele i se atribuie un număr de personal specific, care este indicat în toate documentele de contabilitate a salariilor. Esența fișei de pontaj este înregistrarea zilnică a prezenței angajaților la locul de muncă, de la locul de muncă, a tuturor cazurilor de întârziere și absențe, cu indicarea motivelor acestora, precum și a orelor de nefuncționare și a orelor de lucru suplimentare. Contabilitatea pontajului este efectuată de un contabil, maistru sau maistru într-o foaie de pontaj care înregistrează utilizarea timpului de lucru. Pentru a simplifica cronometrarea, vă puteți limita la înregistrarea doar a abaterilor de la ziua normală de lucru. O notă despre absențe sau întârzieri se face în fișa de pontaj pe baza documentelor relevante - certificate de chemare la oficiul militar de înregistrare și înrolare, instanță, certificate de incapacitate temporară de muncă etc., pe care angajații le predau cronometrarilor; timpul de nefuncționare se stabilește pe baza fișelor de oprire, iar orele suplimentare sunt determinate pe baza listelor de maiștri.

Contabilitatea producției lucrătorilor din organizații este efectuată de maiștri, maiștri și alți lucrători cărora li se atribuie aceste responsabilități. Pentru a ține seama de rezultate, sunt utilizate diverse forme de documente primare (comenzi de lucru pentru lucru la bucată, înregistrări ale lucrărilor efectuate etc.). Indiferent de formă, documentele primare conțin, de regulă, următoarele detalii (indicatori): locul de muncă (atelier, șantier, departament); timpul de funcționare (data); denumirea și categoria muncii (operațiune); cantitatea și calitatea muncii; nume de familie, inițiale etc.

Documentele primare completate pentru evidența producției și a lucrărilor efectuate, împreună cu toate documentele suplimentare (fișe pentru plata timpului de nefuncționare, pentru plăți suplimentare, certificate de căsătorie etc.) sunt transferate contabilului. Pentru a determina cuantumul salariilor care trebuie plătite angajaților, este necesar să se determine cuantumul câștigurilor salariaților pe lună și să se efectueze deducerile necesare din această sumă. Aceste calcule se fac de obicei în statul de plată (formularul nr. 49), care, în plus, servește drept document pentru plata salariilor pe lună. În partea stângă a acestei declarații, sumele acumulate de salarii sunt înregistrate pe tipuri (lucrări la bucată, pe timp, bonusuri și diverse tipuri de plăți), iar în partea dreaptă - deduceri după tipurile lor și suma de plătit. Se alocă câte un rând pentru fiecare angajat din extras.

Un avans pentru prima jumătate a lunii se eliberează, de regulă, în baza unor fișe de salariu. Cuantumul avansului se determină de regulă la cota de 40% din câștig la tarife sau salarii, ținând cont de zilele lucrate de salariați.

Salariile se eliberează în termen de trei zile. După această perioadă, casieria marchează „Depus” pe numele angajaților care nu au primit salarii, întocmește un registru al salariilor nevăzute, iar pe pagina de titlu a declarației indică suma salariilor efectiv plătite și neprimite de angajați. . Sumele neachitate la timp pentru salarii sunt virate în contul curent al băncii după trei zile. Pentru cuantumul salariilor emise, a comandă în numerar pentru cheltuieli (formularul nr. KO-2), al căror număr și data sunt indicate pe ultima pagină a declarației.

În fișele de plată întocmite pe medii de stocare computerizate, compoziția detaliilor și localizarea acestora sunt determinate în funcție de tehnologia de prelucrare a informațiilor adoptată. În acest caz, formularul de document trebuie să conțină toate detaliile formularului unificat. Registrul salariilor (formular nr. T-53a) utilizate pentru evidența contabilă și înregistrarea evidențelor de salarizare pentru plățile efectuate către angajații organizației. Menținută de un angajat contabil. Plățile care nu coincid cu momentul plății salariilor (avansuri neprogramate, sume de concediu etc.) se efectuează în funcție de încasări în numerar, pe care se face nota „Calcul unic de salariu”. Fișa de salarizare îndeplinește mai multe funcții - un document de decontare, un document de plată și, în plus, servește ca registru pentru contabilitatea analitică a decontărilor de salarii cu angajații. Cu toate acestea, în practică, utilizarea extraselor de salariu pentru a calcula salariul mediu pentru orice perioadă anterioară (de exemplu, timp de trei luni atunci când plătiți concediul) este incomod, deoarece este necesar să faceți selecții cu forță de muncă intensivă din diferite declarații. Prin urmare, organizația deschide conturi personale pentru fiecare angajat (formularul nr. T-54 și formularul nr. T-54a), în care se înregistrează informațiile necesare despre angajat (starea civilă, gradul, salariul, vechimea în muncă, timpul de muncă). intrarea la muncă etc.), toate tipurile de angajări și deduceri din salarii pentru fiecare lună. Folosind aceste date, este ușor să calculați câștigurile medii pentru orice perioadă de timp.

Formularul nr. T-54 este utilizat pentru a înregistra toate tipurile de angajări și deduceri din salarii pe baza documentelor primare pentru înregistrarea producției și a muncii efectuate, a timpului lucrat și a documentelor pentru diferite tipuri de plăți. Pe baza acestui cont personal, se întocmește o fișă de plată în Formularul nr. T-51. Formularul nr. T-54a este utilizat la procesarea acreditărilor utilizând tehnologia computerizată și conține numai detalii condiționate permanente despre angajat. Datele de plată primite pe hârtie sunt adăugate lunar în contul dumneavoastră personal. A doua pagină este utilizată pentru tipărirea tipului de salariu și a codurilor de deducere.

Notă de calcul privind acordarea concediului unui salariat (Formular nr. T-60) are scopul de a calcula salariul și alte plăți datorate salariatului atunci când i se acordă concediu anual plătit sau alte concedii.

Notă de calcul la încetarea unui contract de muncă (contract) cu un angajat (formular nr. T-61) utilizat pentru a înregistra și a calcula salariile datorate și alte plăți către un angajat la încetarea unui contract de muncă (contract). Întocmită de un angajat al resurselor umane sau de o persoană autorizată. Calculul salariilor datorate și a altor plăți se face de către un angajat contabil. Pentru a primi un avans pentru prima jumătate a lunii, la bancă se depun următoarele documente: un cec, ordine de plată pentru transferul de fonduri la buget pentru impozite reținute, pentru transferul sumelor reținute în baza documentelor executive și obligații personale , precum și pentru transferul plăților pentru nevoi sociale (la fonduri - pensii, asigurări sociale, asigurări obligatorii de sănătate).

Documentele de salarizare sunt necesare pentru a documenta cheltuielile aferente, astfel încât acestea sunt pregătite cu cea mai mare atenție. Ce documente trebuie completate la calculul salariului? Este posibil să folosiți documente electronice atunci când plătiți angajații și care? Vom răspunde la aceste întrebări în articol.

Cadrul de reglementare pentru documentele primare

Pentru a reflecta orice tranzacție comercială în contabilitate, este necesar să existe un document primar corect executat, așa cum se prevede la paragraful 1 al art. 9 din Legea „Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 Nr. 402-FZ. În continuare citim în paragraful 4 al art. 9 din prezenta lege, că formularele documentelor primare trebuie elaborate și aprobate de organizație. Astfel, utilizarea formelor unificate de documente primare este opțională, cu excepția anumitor cazuri. Singura condiție obligatorie este prezența anumitor detalii în document. Pe de altă parte, nu există nicio interdicție privind utilizarea formelor unificate de documente, astfel încât șeful organizației trebuie să stabilească în mod independent ce forme de documente primare trebuie utilizate:

forme unificate;
formulare elaborate independent cu detalii obligatorii;
o combinație a primelor două opțiuni.

Decizia luată trebuie fixată în politica contabilă și la aceasta trebuie atașate formularele documentelor primare utilizate de organizație.

Reguli de întocmire a documentelor primare

În continuare, să luăm în considerare documentele primare privind salariile care trebuie utilizate atunci când se contabilizează decontările cu angajații. Articolul va oferi formulare unificate. Acestea pot fi prelucrate în conformitate cu nevoile departamentului de contabilitate al întreprinderii, lăsând în orice caz detaliile obligatorii enumerate în clauza 2 al art. 9 din Legea 402-FZ:

denumirea documentului;
data întocmirii documentului;
denumirea entității economice care a întocmit documentul;
continutul faptului de activitate economica;
valoarea măsurării naturale sau monetare a faptului de activitate economică, cu indicarea unităților de măsură;
denumirea funcției persoanei care a efectuat tranzacția și răspunde de executarea acesteia.

Documentele primare privind salariile pot fi întocmite atât pe hârtie, cât și în format electronic. În al doilea caz, acestea trebuie semnate cu o semnătură digitală electronică. Citiți mai multe despre asta în articol.

Fișa de pontaj și calculul salariilor

Angajatul este plătit în funcție de timpul pe care îl lucrează. Pentru a-l înregistra, utilizați formularul nr. T-12 „Fișa timpului de lucru și calculul salariilor” sau formularul nr. T-13 „Fișa timpului de lucru”.

Formularul T-12 conține date privind timpul efectiv lucrat și nelucrat pe baza concediilor medicale, adeverințe, cereri, comenzi.

Pagina de titlu indică numele organizației, data întocmirii și numărul documentului, perioada de raportare și codurile pentru indicarea timpului lucrat și nelucrat în tabelul contabil.

Secțiunea 1 „Contabilitatea timpului de lucru” constă din 17 coloane și are scopul de a reflecta informații despre prezența și absența de la serviciu timp de o lună calendaristică. Se completează pentru fiecare angajat: numele complet al acestuia, numărul de personal, apoi la datele lunii în coloanele 4 și 6 din rândul de sus este indicat un cod care indică prezența la serviciu sau motivul absenței, în rândul de jos - numărul de ore lucrate în ziua respectivă, orele suplimentare se notează cu o fracțiune. Coloanele 5 și 7 sunt destinate să reflecte suma zilelor de vizite și a orelor efectiv lucrate pentru fiecare jumătate de lună. În coloanele numerelor lipsă ale lunii, puneți semnul „X”.

Conform regulilor, puteți completa celulele pentru toate zilele lunii și numai pentru alte zile decât o zi de lucru obișnuită (vacanță, concediu medical), lăsând celulele unei zile de lucru obișnuite goale.

Secțiunea 2 „Plăți de plată către personal” constă din două pagini. A treia pagină a foii de pontaj este destinată să reflecte fiecare tip de plată pentru luna pentru fiecare angajat.

A patra pagină a buletinului de evaluare rezumă informații despre prezența la locul de muncă pentru întreaga organizație pentru fiecare zi a lunii. Faceți clic pe link pentru a vedea un exemplu de completare a formularului T-12.

Formularul T-13 reprezintă doar pagina de titlu și secțiunea 1 pentru înregistrarea orelor de lucru din Formularul T-12. Apoi se presupune că contabilul ține evidența salariilor în alte registre.

Salarizare

Următorul bloc de documente primare pentru contabilitatea salariilor:

extras de salarii (formular T-49);
fișă de plată (formular T-51);
statul de plată (formularul T-53).

IMPORTANT! Este necesar să se reflecte sumele salariilor acumulate numai în forme unificate.

După cum indică numele, formularul T-49 este o combinație de formulare T-51 și T-53, astfel încât contabilul întocmește fie o fișă de salarizare, fie o fișă de salarizare și o fișă de salarizare.

Fișa de salarizare este utilizată pentru a calcula și achita salariile în numerar de la casieria companiei. Acesta conține numărul și data întocmirii, semnăturile managerului și contabilului șef, suma totală a plății către toți angajații, precum și datele de început și de încheiere pentru plata salariilor din casa de marcat - această perioadă este egală cu cinci zile lucrătoare.

Declarația conține informații despre numărul de personal, postul, tariful și orele lucrate pentru fiecare angajat. Contabilul introduce în el toate sumele acumulate pentru toate tipurile de plăți, precum și toate deducerile pentru perioada pentru care fondurile sunt plătite angajatului. Acesta poate fi fie un avans, fie salariu, fie plată de concediu și așa mai departe.

Nu-ți cunoști drepturile?

La sfârșitul extrasului se trec informații despre suma plătită și depusă (dacă există), semnătura persoanei responsabile și numărul ordinului de primire în numerar pentru care s-a efectuat plata.

Coloana din dreapta este completată de angajații organizației, unde semnează pentru a confirma primirea fondurilor de la casa de marcat. Sumele neprimite în termen de cinci zile sunt depuse.

Un exemplu de fișă de plată este furnizat la link.

Salarizare și fișă de plată

Dacă angajații primesc salarii pe carduri bancare, atunci se întocmește doar o fișă de plată în formularul T-51. Ce alte documente sunt necesare în acest caz, vom analiza mai jos.

Dacă un contabil calculează salariile într-un alt registru, poți doar să întocmești statul de plată.

buletinul de salariu din formularul T-51 reflectă numai calcule pentru fiecare angajat. veți găsi un exemplu de umplutură.

La începutul statului de plată, trebuie să indicați data primirii fondurilor la casieria pentru eliberarea către angajați și data de încheiere a eliberării.

Statul de plată în formularul T-53 reflectă suma plăților către fiecare angajat, primirea acestora a sumei specificate și, de asemenea, la sfârșitul extrasului - suma totală plătită și depusă, precum și numărul comenzii în numerar pentru plata salariilor, mostra la link.

Dacă un contabil utilizează o declarație în formularul T-53 în munca sa, el trebuie să întocmească un registru al extraselor emise în formularul T-53a, în care sunt înscrise numărul de serie al statului de plată și suma plătită pe acesta. Registrul este întocmit pentru un an calendaristic. exemplu de completare a unei declarații.

Conturile personale ale angajaților

Pentru fiecare angajat al organizației, contabilul trebuie să mențină un cont personal în formularul T-54, care reflectă datele personale ale angajatului: numele complet, INN, SNILS, starea civilă. Conține, de asemenea, date despre munca la o anumită întreprindere: data intrării, transferuri, concedieri, modificări ale salariilor, concedii și așa mai departe.

În fiecare lună, contabilul introduce în contul personal datele privind timpul lucrat de angajat, sumele acumulate lui pentru toate tipurile de plăți, toate deducerile din salariu și datele privind concediile medicale.

Ultimele coloane conțin informații despre suma finală de plătit pentru fiecare lună, precum și despre datoria față de angajator sau, dimpotrivă, față de angajat.

Un exemplu de cont personal de angajat poate fi găsit accesând acest link.

Fișele de plată

Legea obligă angajatorul să elibereze salariaților împreună cu salariul acestora, în care să se indice clar în ce constă suma primită de salariat. Salariile se primesc de cel puțin două ori pe lună, cu toate acestea, este mai rezonabil să se elibereze un talon de salariu o dată, la plata salariului pentru luna, și nu la plata salariilor pentru prima jumătate a lunii curente, deoarece în al doilea caz calculul indicat în fișă poate fi incomplet și nu reflectă în mod fiabil originea sumei plătite.

Fișa de salariu nu are o formă reglementată, așa că organizația trebuie să o dezvolte în mod independent, pe baza, de exemplu, pe formularele T-12 sau T-51. Sau creați-vă propriul formular în întregime, care ar trebui să fie fixat în politica contabilă. Fișa de salariu trebuie să indice toate părțile salariului: salariu, bonus, indemnizații, prime, plăți de concediu medical și așa mai departe. Este necesar să se indice toate deducerile: impozitul pe venitul persoanelor fizice, pensia alimentară, amenzile etc. Ca urmare, ar trebui să se obțină suma care trebuie plătită, pe care angajatul o primește în mâinile sale împreună cu fișa de plată.

Buletinul de salariu, cu acordul angajatului, poate fi emis atât pe suport de hârtie, cât și pe cale electronică, prin trimiterea lui la adresa de e-mail a salariatului.

Proiect salarial

Momentan, cea mai comună modalitate de a primi salariu este transferarea acestuia pe cardul bancar al angajatului. Acest lucru se poate întâmpla fie individual, fie în mod continuu și pentru toți angajații în același timp. Există două opțiuni pentru a primi bani pe un card: transferul fiecărui angajat separat sau înregistrarea unui proiect salarial la o instituție de credit.

Pentru a primi salarii pe un card bancar, angajatul trebuie să scrie o declarație despre aceasta și să atașeze la aceasta detaliile cardului pentru transferul de fonduri.

Dacă organizația a încheiat un acord cu o instituție de credit cu privire la un proiect salarial, atunci angajatul semnează o cerere de eliberare a unui card în cadrul acestui proiect sau scrie o cerere atașând detaliile cardului pe care îl deține deja.

Dacă angajatul nu dorește să primească salariu pe card, el nu semnează nicio declarație și continuă să primească bani la casieria organizației.

Metoda prin care angajații primesc salariul pe un card bancar sau la casieria organizației trebuie specificată în contractul colectiv, de muncă sau într-un acord suplimentar la acesta.

Alte documente primare

Pe lângă documentele primare principale enumerate, acestea includ următoarele documente, care sunt compilate pentru a reflecta faptele activității economice care sunt direct legate de calcularea salariilor:

un contract de muncă cu un angajat, în care trebuie specificate sistemul și valoarea remunerației;
comenzi de transfer in alta functie sau modificari salariale;
cereri și comenzi pentru toate tipurile de vacanțe, deoarece timpul petrecut în concediu afectează calculul salariilor;
comenzi de plată a bonusurilor și primelor;
certificate de incapacitate de muncă;
aplicații și comenzi pentru călătorii de afaceri;
cererile și ordinele de angajare și concediere, precum și de plată a diferitelor tipuri de despăgubiri la concediere;
alte documente legate direct de calcul sau care afectează cuantumul salariilor fiecărui angajat al organizației.

O organizație are dreptul de a dezvolta documente primare pentru contabilitatea salariilor în mod independent sau de a utiliza formulare standardizate. Acestea pot fi emise fie pe suport de hârtie, fie în formă electronică, semnate cu semnătură electronică. Este important să faceți calculele de salarizare precise și cât mai transparente posibil pentru angajat. În acest scop, se utilizează formulare de calcul detaliate, ținând cont de toate caracteristicile condițiilor de muncă și fișele de plată eliberate angajaților, care reflectă toate etapele de calcul.

Organizațiile țin evidența personalului, a forței de muncă și a plăților acestora. Formularele documentelor primare care nu se află în albumul formularelor unificate pot fi elaborate de către organizație în mod independent, ținând cont de regulile stabilite de Legea contabilității.

Toate documentele contabile ale personalului sunt întocmite în serviciul de personal și transferate departamentului de contabilitate.

Ordin de angajare - completat într-un singur exemplar de către angajatul departamentului HR pentru toți angajații nou angajați, semnat de șeful organizației și de angajat. Baza pentru emiterea unei comenzi este un contract sau contract. Ordinul reflectă data angajării, adică data de la care se calculează salariile.

Fișa personală a angajatului - completată și păstrată într-un singur exemplar pentru angajații organizației de toate categoriile. Completat pe baza unui sondaj al angajatului și a pașaportului, cartea de muncă, documentul de studii etc. Toate celelalte informații sunt completate pe baza comenzilor, instrucțiunilor, diplomelor.

Un ordin de transfer al unui angajat la un alt loc de muncă este completat într-o singură copie de către un angajat al departamentului de resurse umane la transferul unui angajat de la o unitate structurală la alta. Ordinul conține data transferului, tariful sau salariul stabilit la locul noii lucrări.

Ordin de acordare a concediului - completat în dublu exemplar la acordarea concediilor obișnuite, suplimentare și de altă natură în conformitate cu legislația în vigoare, contractul colectiv și programul de concediu, semnat de șeful unității structurale și organizației. Un exemplar rămâne în departamentul HR, celălalt este transferat la departamentul de contabilitate.

La concedierea salariaților de toate categoriile se emite un ordin de încetare a contractului de muncă, semnat de șeful unității structurale și organizației. Pe baza acesteia, departamentul de contabilitate face decontari cu angajatul.

Cartea de muncă este documentul principal despre activitatea de muncă a unui angajat, păstrat pentru fiecare angajat. Acesta servește drept bază pentru calcularea vechimii în muncă, calculul pensiilor și este un document strict de raportare.

Fișa de pontaj pentru utilizarea timpului de lucru și calculul salariilor și Fișa de pontaj pentru utilizarea timpului de lucru se completează la înregistrarea timpului lucrat pentru salariile bazate pe timp. Fișele de pontaj sunt folosite pentru a monitoriza respectarea de către lucrători și angajați a programului de lucru stabilit, pentru a obține date despre orele lucrate, pentru a calcula salariile și, de asemenea, pentru a compila rapoarte statistice privind munca.

Ordin de muncă la bucată - eliberat pentru a înregistra forța de muncă și a plăti salariile lucrătorilor angajați în lucrări de construcții, instalații și reparații, în ateliere industriale, ateliere de reparații, precum și în muncă economică individuală. Comanda de lucru este utilizată în două versiuni și este emisă unei echipe sau individual unui angajat individual pentru a înregistra finalizarea unei anumite lucrări pentru o anumită perioadă de cel mult o lună. Sarcina este înregistrată în comanda de lucru și, pe măsură ce comenzile de lucru sunt finalizate, se determină cantitatea de muncă cheltuită și se calculează valoarea salariilor acumulate. Ordinul de lucru este semnat de maistru, aprobat de conducatorul intreprinderii si transferat compartimentului de contabilitate pentru intocmirea statelor de salarii si reflectarea datelor in conturile contabile.

Statul de plată - folosit pentru calcularea și plata salariilor tuturor categoriilor de salariați și este întocmit într-un singur exemplar.

Salarizare - folosită pentru calcularea salariilor pentru toate categoriile de angajați. Întocmit într-un singur exemplar în departamentul de contabilitate.

Stat de plată – conceput pentru a înregistra plățile salariale.

Pentru fiecare angajat este menținut un cont personal și este destinat calculării salariilor. Pe partea din față sunt înregistrate toate informațiile despre angajat, iar pe spate - toate tipurile de angajări și deduceri din salarii pentru fiecare lună.