Документирование - важный элемент в работе любой организации. Каждый процесс и каждое решение фиксируется в виде соответствующего документа. Работник сталкивается с ними ещё до подписания трудового договора, так как на этапе собеседования ему дают возможность ознакомиться с локальными нормативными актами учреждения, в котором он планирует работать. После изучения будущий сотрудник расписывается в журнале ознакомления ЛНА.
Из этой статьи вы узнаете:
- зачем нужен данный журнал;
- внешний вид журнала ознакомления с локальными нормативными актами;
- заполнение журнала ознакомления с ЛНА.
Зачем нужен данный журнал?
Данный журнал необходим для того, чтоб работодатель или проверяющий из трудовой инспекции в любой момент могли убедиться, что каждый сотрудник ознакомился с тем рядом документов, которые необходимы согласно его должности и/или выполняемым работам. В случае нарушения и/или несчастного случая по вине работника наниматель может предоставить комиссии, занимающейся расследованием дела, журнал ознакомления с локальными нормативными актами, в котором будет указано, что работник был проинформирован соответствующей документацией о правилах выполнения работы, распорядке и других обязательных вещах.
В необходимый минимум, который должен быть отображён в журнале, входят:
- штатное расписание работы учреждения (ст. 57 Трудового Кодекса Российской Федерации);
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, ст. 189 и ст. 190 ТК РФ);
- документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
- приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ);
- график сменности (ст. 103 ТК РФ);
- положения по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
- положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
- график отпусков (ст. 123).
Внешний вид журнала ознакомления с локальными нормативными актами
Внутренний блок журнала содержит таблицы, разработанные и утверждённые для каждого вида журналов индивидуально, и информацию об ответственных за их заполнение лицах. В состав такой информации входит:
- фамилия, имя и отчество ответственного лица;
- период действия ответственности;
- документ, согласно которому назначен ответственный;
- подпись самого ответственного лица.
Заполнение журнала ознакомления с локальными нормативными актами
Журнал заполняет работник, назначенный ответственным за заполнение соответствующим приказом руководителя. Данный приказ и информация об ответственном лице тоже указываются в журнале. При заведении нового журнала на титульном листе указывается дата начала ведения записей.
Организация может иметь журнал с таблицей, утверждённой законодательным документом, а может самостоятельно её разработать. Обязательными элементами таблицы являются:
- порядковый номер;
- фамилия, имя и отчество сотрудника;
- его должность;
- наименование структурного подразделения, в котором работает сотрудник;
- наименование локального нормативного акта, с которым знакомят сотрудника;
- подпись сотрудника, свидетельствующая об ознакомлении;
- дата подписания.
Журнал заполняется по мере утверждения документов и знакомства сотрудников с ними. В случае если сотрудник работает удалённо, его можно ознакомить с ЛНА, непосредственно связанным с его работой, путем обмена с ним электронными документами с электронной цифровой подписью (ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Проконтролировать изучения сотрудниками (под подпись) принимаемые локальные нормативные акты обязан наниматель, потому согласно части 2 статьи 22 Трудового Кодекса Российской Федерации в случае несоблюдения этой обязанности наниматель будет привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП Российской Федерации в виде административного штрафа:
- должностные лица - в размере от 1000 до 5000 рублей;
- юридические лица - от 30000 до 50000 рублей и/или приостановление работы организации на срок до 90 суток.
Вложенные файлы
- Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации (образец).doc
- Приказ об утверждении новой редакции локального документа (образец).doc
Доступно только подписчикам
- Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации (бланк).doc
- Приказ об утверждении новой редакции локального документа (бланк).doc
До подписания трудового договора работника нужно ознакомить с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Обязательными для ознакомления являются следующие документы:
– правила внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 68 ТК РФ);
– правила хранения и использования персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ);
– положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ), если такой раздел не включен в правила внутреннего трудового распорядка;
– правила и инструкция по охране труда (ст. 212 ТК РФ).
Документы, с которыми следует ознакомить работника, при их наличии в организации:
– должностная инструкция. Данный документ разрабатывается в организации в случае отсутствия в трудовом договоре конкретного указания на трудовые обязанности работника и должен являться неотъемлемой частью трудового договора;
– коллективный договор;
– положение о социальном обеспечении работников;
– положение об информационной безопасности;
– положение о коммерческой тайне;
– положение о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю;
– положение о документообороте;
– положение об инвентаризации товарно-материальных ценностей;
– письменный договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности работника;
– иные документы.
Организация разрабатывает локальные нормативные акты самостоятельно с учетом направления деятельности. Так, например, локальным нормативным актом может устанавливаться продолжительность ежедневной работы творческих работников средств массовой информации, театров (ст. 94 ТК РФ), а при особом характере труда – разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).
Дистанционного работника можно ознакомить с локальными нормативными актами организации, непосредственно связанными с его работой, путем обмена электронными документами с электронной цифровой подписью. Это следует из совокупности норм: ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ.
1.1. Обязательность должностной инструкции
Трудовой кодекс РФ не содержит норм, предусматривающих обязанность работодателя по составлению и ведению должностных инструкций (далее – ДИ). Однако в письме Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 должностной инструкции отводится важное место в определении трудовой функции работника, его должностных обязанностей, пределов ответственности, а также квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности.
В ряде ведомств изданы приказы, устанавливающие правила разработки, утверждения и действия должностных инструкций (Приказ ФСИН России от 05.06.2008 N 379).
Важно! Ссылка на должностную инструкцию должна быть указана в трудовом договоре (например, “работник обязан составлять ежемесячные отчеты по продажам, а также выполнять иные обязанности согласно должностной инструкции, являющейся приложением к настоящему трудовому договору и неотъемлемой его частью”). Это позволит избежать перечисления всех обязанностей в трудовом договоре.
При подписании впоследствии работником инструкции отсутствие ссылки на ДИ в договоре может привести к необходимости зафиксировать изменение трудовой функции в дополнительном соглашении и приказе. Например, в трудовом договоре указаны обязанности, касающиеся конкретной должности. В должностной инструкции (в виде отдельного документа), которую предлагается подписать работнику, определены обязанности, отсутствующие в трудовом договоре и охватывающие более широкое поле деятельности по должности, на которую он принимается. В данном случае налицо факт изменения определенных сторонами условий трудового договора. Такое изменение должно быть закреплено дополнительным соглашением сторон и приказом о переводе работника на другую должность, предусматривающую отличные от указанных в трудовом договоре обязанности.
Унифицированная форма, в соответствии с которой разрабатывается должностная инструкция, не регламентирована законодателем. Если в трудовом договоре определены все функции работника, то дополнительно составлять должностную инструкцию не нужно.
При разработке должностной инструкции можно взять за основу квалификационные характеристики, указанные в квалификационных справочниках по направлениям деятельности, в том числе Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37).
Оформляется должностная инструкция, как правило, двумя способами:
– приложением к трудовому договору (его неотъемлемой частью);
– отдельным документом. При этом нужно иметь в виду, что отказ работника (в процессе трудовой деятельности, после заключения трудового договора) подписать такую инструкцию правомерен.
Если должностной инструкцией определены другие, расширенные обязанности по должности, то фактически происходит изменение условий трудового договора, которое согласно ст. 72 ТК РФ должно оформляться дополнительным соглашением.
Должностная инструкция в виде отдельного документа – это локальный нормативный акт организации (предприятия). Она не является соглашением между работодателем и работником. Поэтому при неисполнении обязанностей, указанных в данной инструкции, не подписанной работником, применить к нему взыскание нельзя, поскольку такой документ не является приложением к трудовому договору, а работник не обязан выполнять функции, не предусмотренные трудовым договором или соглашением к нему.
Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то она составляется в двух экземплярах – по экземпляру для каждой из сторон, подписывающих договор. Трудовой договор и должностная инструкция оформляются единым документом, т.е. все листы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью и подписью должностного лица. Данная процедура поможет избежать разногласий по вопросу ознакомления работника с трудовым договором и приложением к нему.
В случае издания должностной инструкции в виде отдельного документа возможны спорные ситуации в отношении ее использования как документа, определяющего полное описание трудовой функции работника. Предъявление должностной инструкции (в виде отдельного документа) в качестве подтверждения установленных обязанностей, отличающихся от обязанностей, определенных в трудовом договоре, может служить доказательством факта изменения трудовой функции работника. Изменение условий договора влечет за собой обязательное оформление всех необходимых в этом случае документов (дополнительного соглашения и приказа). Поэтому не рекомендуется оформлять должностную инструкцию в виде отдельного (самостоятельного) документа.
- Подтверждение ознакомления работника с локальными нормативными актами при приеме на работу
Факт ознакомления с локальными нормативными актами подтверждается подписью работника на листе ознакомления с указанием фамилии, имени, отчества, даты ознакомления и проставления личной подписи. Локальный нормативный акт вместе с листом ознакомления нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица.
Кроме того, отметку об ознакомлении можно сделать и в трудовом договоре.
- Ответственность работодателя за невыполнение обязанности по ознакомлению работника с локальными нормативными актами при приеме на работу
За невыполнение установленного ч. 3 ст. 68 ТК РФ требования об ознакомлении работника при приеме на работу (до подписания трудового договора) с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, а также коллективным договором работодатель (организация, индивидуальный предприниматель) или должностное лицо (например, руководитель организации) могут быть привлечены к административной ответственности в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. За повторное совершение аналогичного правонарушения указанные лица могут быть подвергнуты административному наказанию в соответствии с ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.
На практике также могут возникнуть ситуации, когда невозможно доказать какие-либо нарушения со стороны работника, не ознакомленного с локальными нормативными актами организации (предприятия). Так, Определением Московского областного суда от 23.09.2010 по делу N 33-18255 подтверждено, что работодатель издал приказ о применении дисциплинарного взыскания к работнику незаконно. Суд аргументировал такой вывод тем, что работодатель не ознакомил работника под роспись с локальным нормативным актом, в связи с чем последний не должен нести ответственность за неисполнение норм, установленных этим актом.
Трудовой кодекс обязывает работодателя доводить до сведения персонала локальные нормативные акты по предприятию. Расскажем о том, как правильно оформить лист ознакомления с локальными нормативными актами.
Читайте в нашей статье:
Порядок ознакомления с локальными нормативными актами
Тема номера
Также читайте о том, когда суд не позволит уволить за прогул, как задержать работника, который хочет уволиться и как вернуть деньги, которые потратили на квартиру.
Лист прошивается и хранится вместе с ЛНА, по которому создан, что облегчает работу с документами и позволяет быстро находить нужную информацию.
Законодательство не требует конкретной формы оформления листа ознакомления, традиционно в нем фиксируется такая информация: ФИО ознакомленных сотрудников, должность, дата и подпись.
Если в локальный нормативный акт будут внесены изменения, персонал должен быть ознакомлен и с ними, тем же порядком.
Журнал ознакомления с локальными нормативными актами
На крупных предприятиях целесообразно использовать журнал ознакомления с ЛНА, обычно его ведет кадровый специалист или другой сотрудник, в чью обязанность это вменено распоряжением руководства, например, секретарь или бухгалтер.
Можно вести записи в типографском варианте журнала, но удобно использовать готовый бланк. В него достаточно внести данные по организации и распечатать.
Согласно ТК РФ, работодатели должны ознакомить сотрудников с локальными нормативными актами при их трудоустройстве и впоследствии - при издании новых документов.
Лист и журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами: понятие
По ст. 68 ТК РФ предприятие несет обязательство ознакомить персонал с локальными нормативными актами , связанными с трудовой деятельностью, под подпись. Есть два варианта, как провести ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами:
- Печатать листы ознакомления и подкладывать их к соответствующим положениям или приказам. Когда листов несколько, их рекомендуется сшивать между собой и нумеровать, с целью исключения факта утери.
- Вести журнал для ознакомления с нормативной локальной документацией персонала.
Лист ознакомления – бумага, в которой персонал проставляет подпись после ознакомления с тем или иным положением , инструкцией и т.п. Его прикладывают к нормативному акту и хранят вместе.
Журнал ознакомления содержит список нормативных актов, ознакомившись с каждым из которых работник ставит подпись и дату. Журнал предназначен для ознакомления большого количества лиц с определенным перечнем документации. Обычно, они ведутся для таких нормативных актов, как: положение об оплате труда, положение о коммерческой тайне, инструкция по охране труда и т. п.
Документ с подписями об ознакомлении требуется для подтверждения факта того, что сотрудник прочитал нормативный акт. Все трудоустроенные граждане должны знать правила работы, условия оплаты труда, свои обязанности и требования по охране труда . При нарушении пунктов нормативных актов и отсутствии подписи об ознакомлении, организация не сможет привлечь работника к ответственности.
Содержание журнала и листа ознакомления
Закон не устанавливает унифицированных бланков оформления листов и журналов для ознакомления трудоустроенных граждан с локальными нормативными документами. Но, рекомендуется включать в них определенный перечень данных:
Наименование организации;
Название документа, дата начала и завершения его заполнения;
Ф.И.О., должность;
Название нормативного акта;
Подпись и дата.
При необходимости в форму допускается вносить дополнительные столбцы.
Журнал ознакомления с локальными нормативными актами, образец заполнения:
Лист ознакомления с локальными нормативными актами, образец заполнения:
Разрабатывать бланки документов об ознакомлении организации вправе самостоятельно. Главное, чтобы они содержали всю необходимую информацию, подтверждающую факт ознакомления трудоустроенных лиц с нормативными документами предприятия. Созданные бланки могут утверждаться отдельными приказами.
В таком документе приводится сводная информация обо всех утвержденных нормативных актах внутреннего значения, рассчитанных на неоднократное применение, которые устанавливают порядок управления работниками.
Локальные нормативные акты (ЛНА), которые приводятся в журнале:
- должностные инструкции (регламентируют круг обязанностей и компетенцию вопросов, решаемых сотрудниками);
- различные положения, например об оплате труда или о работе с персональными данными;
- коллективные договоры (выполняют функции координации трудовых отношений);
- правила трудового распорядка и другие.
В соответствии с законом, работодатель обязан ознакомить сотрудников с ЛНА, юрисдикция которых затрагивает их деятельность, под подпись (ст. 22 и 68 ТК РФ). Речь идет как о действующих, так и о вновь принятых работниках. Персонал должен знакомиться с ЛНА, регулирующими порядок обработки персональных данных в компании (п. 8 ст. 86 ТК РФ).
Ознакомление сотрудников с ЛНА представляет необходимость и важность не только в связи с требованиями закона. Эта процедура юридически закрепляет обязанности работника, которые не зафиксированы четко в трудовом договоре, но имеют высокую значимость при выстраивании правоотношений между служащим и компанией.
К примеру, если работник не ознакомился с положением о коммерческой тайне (локальные акты, типичные для большинства предприятий), компания не сможет предъявить ему претензии в случае утечки секретных данных за ее пределы. В свою очередь, если сотрудник подписал этот акт, компания сможет привлечь его к ответственности.
По закону, работодатель обязан ознакомить сотрудника с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором и иными нормативными актами, имеющими непосредственное отношение к его обязанностям, до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Однако ряд документов предлагается работнику в процессе трудовой деятельности. Это графики сменности (ст. 103 ТК РФ), приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ), бумаги по кадровому учету.
Структура журнала ознакомления
Документ состоит из нескольких листов. В нем чаще всего фиксируют:
- локальные акты, утвержденные на предприятии на период предоставления документа работнику для подписи;
- Ф.И.О. и должности сотрудников, которые должны расписываться;
- отделы предприятия, где работает персонал;
- даты ознакомления персонала с внутренними бумагами.
Структура журнала также предусматривает графы для подписей работников, удостоверяющих, что они ознакомлены с необходимым перечнем внутренних регламентов.
Журнал утверждает руководитель предприятия.
Кто ведет, где и сколько хранится
Ведением журнала ознакомления с ЛНА обычно занимается сотрудник кадровой службы.
Срок хранения журнала определяет директор организации, поскольку этот период не установлен законом. Однако иногда требуется установить продолжительные сроки хранения. Это относится к ситуациям, когда ЛНА имеют постоянный срок хранения или срок хранения 10 лет.
Предприятие также обязано хранить внутренние нормативные регламенты, срок действия которых завершен. Сроки хранения по документообороту установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Как правильно составить
Специальной утвержденной формы нет. Любая организация или ее подразделение может разработать собственную с тем числом страниц, которые ей нужны. Однако следует придерживаться основных структурных элементов, приведенных выше.
В образце акты для ознакомления сформированы по группам (правила внутреннего распорядка, положения об оплате труда и т. д.). При приеме на работу новых сотрудников удобнее знакомить их с внутренней документацией по разделам. Практика показывает, что в компаниях с большой численностью персонала обычно создают отдельные журналы под каждый тип внутреннего нормативного регламента.