Направление сотрудника в командировку – часто встречающийся факт хозяйственной жизни. В аптечном бизнесе командировкой могут быть поездка в филиал (подразделение), находящийся в другом городе, посещение профильных конференций, тематических выставок и т. п. В любом случае факт направления сотрудника аптеки в командировку необходимо оформить надлежащим образом. О том, как это сделать и какие изменения в оформлении командировочных расходов произошли, читайте в статье.
Порядок направления работников в командировки регламентирует Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Изменения в него внесены постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595.
Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации» (далее – Постановление № 1595) с 8 января 2015 года отменяется выдача командировочных удостоверений, оформляемых при направлении работников в командировку. О том, как теперь будет подтверждаться фактическое нахождение работника в командировке, расскажем в данной статье.
Отмена командировочных удостоверений вызвала некоторое волнение среди экспертов, данному событию было придано довольно большое значение. Действительно, к этому документу все хозяйствующие субъекты очень привыкли, он применялся в стране на протяжении нескольких десятков лет. Однако так ли значительны последствия произошедшей отмены?
Работодатели больше не обязаны оформлять командированным сотрудникам ни служебное задание, ни командировочное удостоверение. Заодно отменено и оформление отчета сотрудника о выполненной работе.
Бухгалтерские программы сохранят возможность формирования командировочных удостоверений, служебных заданий и отчетов о командировке, . Об этом Клерк.Ру сообщил директор фирмы «1С» Борис Нуралиев.
Эксперт пояснил: «Возможность формирования приказа на командировку в «зарплатных» решениях системы «1С:Предприятия» сохраняется. Что касается отмены других подтверждающих документов, то это организационное изменение, не требующее поддержки в программах».
«Бухгалтеру важно знать, что эти документы больше оформлять нет необходимости, хотя возможность формирования печатных форм в программах пока поддерживается», - уточнил Нуралиев.
Работники организации находились в командировке, выписан общий счет за гостиницу на одного работника, а не на каждого командированного. Будет ли такой документ (общий счет за проживание) правомерным для отнесения на затраты для уменьшения базы налога на прибыль?
Директор нашей организации уехал в командировку в Москву для поиска новых поставщиков. В командировочном удостоверении нет отметок в каких организация был наш директор. На время командировки (5 дней) он проживал в гостинице. Может ли бухгалтер принять авансовый отчет к налоговому учету, если в командировочном удостоверении нет отметок о прибытии и отбытии?
При направлении работника в служебную поездку ему выписывается командировочное удостоверение. По отметкам в нем и определяется продолжительность поездки. Однако чиновники разъяснили, как быть, если такие отметки не проставлены.
Подскажите, пожалуйста, кто должен ставить отметки на командировочном удостоверении (прибыл, убыл). У нас люди командируются на наши строительные объекты, отметки им ставят закрепленные за объектом линейные ИТР. Не знаю, правильно ли это?
Для подтверждения расходов на суточные компания не собрала подтверждающих документов: счетов, товарных и кассовых чеков, а ограничилась только командировочным удостоверением. Могут ли инспекторы затребовать подтверждающие документы и как в этом случае отстоять свои расходы? С этим вопросом мы обратились к специалисту Минфина России, главному бухгалтеру и налоговому юристу, которые обсудили его в нашей редакции.
Минфин РФ в письме № 03-03-06/1/206 от 01.04.2010 разъясняет, необходимо ли работнику предоставлять счета или кассовые чеки помимо командировочного удостоверения для подтверждения расходов в виде суточных.
Специалисты Минфина отмечают, что с 1 января 2009 г. организация вправе при определении базы по налогу на прибыль организаций расходы на выплату суточных принимать в размере фактических затрат, не превышающих, однако, произведения количества дней командировки и размера суточных, закрепленного в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации.
При этом под фактическими затратами подразумеваются затраты налогоплательщика на выплату суточных, а не затраты работника по их использованию, так как суточные выплачиваются в фиксированной сумме денежных средств за каждый день командировки.
Принимая во внимание то, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, вместе с тем срок пребывания в командировке подтверждается командировочным удостоверением, расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением.
Кроме того, согласно работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы, к которому прилагается, в частности, командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом.
Таким образом, командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, является одним из документов, необходимых для подтверждения расходов на командировки.
Особенности программы: гибкое штатное расписание без ограничения уровня вложенности с возможностью включения филиалов с собственной структурой;импорт и экспорт данных по сотрудникам из программ 1С (Бухгалтерия, Зарплата и Кадры, Комплексная и т.д.);сохранение приказов и отчетов в редактируемых форматах XLS, DOC или ODT, ODS (независимо от того, установлен у Вас Microsoft Office или Open Office);табель учета рабочего времени, автоматически формирующийся на основании существующих приказов по сотруднику и графику его работы. Табель имеет удобный интерфейс редактирования и ввода отработанных часов. Все изменения, внесённые в табель, сразу отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов;возможность хранения внутри программы внешних документов в различных форматах (Word, Excel, изображения и т.д.);возможность приёма нескольких сотрудников с различными ставками на одну штатную единицу;возможность работы одного сотрудника на различных должностях в рамках одной организации на различных ставках; Программа разработана для помощи кадровикам при расчёте стажа. По записям в трудовой книжке производится расчёт общего и непрерывного стажа сотрудников. Все расчёты, производимые пользователем автоматически сохраняются в базе данных. Таким образом программа представляет собой электронную картотеку трудовых книжек сотрудников. Программа имеет полностью заполненный справочник статей увольнения согласно новому Трудовому Кодексу. Интерфейс пользователя программы интуитивно понятный, и для работы с программой не требуется глубоких знаний по работе с персональным компьютером. Также программа имеет функцию вывода на печать отчёта о стаже сотрудников. Программа позволяет вести учет внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции (факсы, e-mail, почтовые письма и т.д.). Вы сможете назначать список ответственных за согласование входящих документов с последующим отслеживанием статуса с уведомлением о дате согласования. Программа может привязать к документу неограниченное количество вложенных файлов любого формата (отсканированный факс, файлы MS Word, MS Excel и т.д.), вести структурированые справочники по сотрудникам (согласователи и исполнители), организациям (получатели и отправители), формировать наглядные отчеты по внутренним документам (вести журнал документов по организации) и корреспонденции, производить поиск необходимого документа по одному или нескольким реквизитам (номер, тип, дата создания и т.д.)
Современные средства автоматизации – специальные программные разработки – позволяют существенно сократить время, которое затрачивается на решение тривиальных бизнес-задач. Например, оформление командировки. При наличии удаленного филиала или головного офиса подготовка к командировке сотрудника занимает массу времени. Необходимо заполнить заявку, согласовать ее с руководителем, отправить в службу персонала и получить авансовый платеж на служебные расходы. А после командировки сотрудник вынужден подготовить комплекс документов, отчитаться о расходах и согласовать отчет в бухгалтерии. Целый ряд действий отнимает массу рабочего времени у каждого участника этой цепочки.
Автоматизация оформления командировок, например, с помощью облачного бизнес-приложения , сокращает лишние временные и денежные затраты, предоставляя возможность проделывать всю процедуру в электронном виде. Вместо традиционной схемы процедура согласования способна выглядеть следующим образом:
- формирование заявки с указанием всех значимых параметров;
- подтверждение заявки руководителем в режиме онлайн;
- бронирование билетов и гостиницы в системе;
- заполнение авансового отчета с загрузкой фото чеков и скан-копий всех требуемых документов.
Какие задачи призвана решить автоматизация оформления командировок
Использование централизованной системы позволяет исключить потери бумажных документов и лишние простои. Процесс согласования командировки может затрагивать сотрудников в разных филиалах компании, соответственно, бумажная волокита затягивается. Программные средства управления решают эту и многие другие проблемы:
- сокращается время простоя при согласовании документов, работа в компании производится в соответствии с установленным регламентом;
- осуществляется максимальный контроль над исполнением обязательств и документов;
- обеспечивается прозрачность внутренних бизнес-процессов;
- отлаживается электронный документооборот;
- уменьшается количество оборачиваемых внутри компании бумажных документов.
Всё это в конечном итоге позволяет экономить компаниям до 50% времени и до 40% расходов. Это особенно ощутимо для крупных компаний. Хотите узнать, как компания Шнейдер Электрик сократила временные затраты на командировочный процесс от 5ти дней до 2х? Читайте .
Как работает автоматизация командировки
Сотрудник самостоятельно заполняет заявку в приложении, указывая в ней цель поездки, ее продолжительность и пункт назначения. Руководитель получает уведомление на электронную почту или в виде push-сообщения и рассматривает заявку. Есть ошибки? Заявка возвращается сотруднику на доработку. Если все условия в ней заданы верно, заявка согласуется и отправляется на рассмотрение ответственному за командировки, который оценивает финансовую целесообразность поездки, определяет занятость сотрудника. Ответственное лицо может бронировать билеты на поезд/самолет самостоятельно или же передоверить эту задачу как самому сотруднику, так и утвержденному туристическому агентству, которое также работает в системе. Отметим, что все политики и правила компании соблюдаются автоматически, а назначение и последовательность ролей в бизнес-процессе настраивается в соответствии с потребностями компании.
После того, как этот этап подготовки завершен, приказ на командировку формируется непосредственно в системе и направляется на утверждение главе отдела кадров и главному бухгалтеру. Затем завизировать документ должен уже генеральный директор компании.
После возвращения из командировки сотрудник формирует авансовый отчет. Интеграция системы с другими инструментами отчетности позволяет существенно сэкономить время на этом этапе. Более того, если компания использует приложение Hamilton Командировки, то для отчёта по поездкам очень удобно использовать также и приложение , в которое все данные по командировке подтягиваются автоматически.
Специальные программы принимают различные виды подтверждающих документов, соответствующие файлы хранятся в системе и могут быть истребованы для проверки в любой удобный момент. При это руководитель постоянно имеет возможность контролировать происходящие процессы и анализировать траты.
Результат говорит сам за себя
Внедрение автоматизации командировок имеет следующий итог:
- уменьшаются сроки на согласование документов;
- совершенствуется эффективность планирования командировок;
- сокращаются трудозатраты на оформление документов и организацию командировок;
- разрабатывается инструмент контроля над командировочными расходами;
- контролируется подготовка отчетной документации.
В комплексе программные инструменты работают на повышение эффективности всех происходящих бизнес-процессов, позволяют сократить лишние временные затраты и оптимизировать расходы. Для повышения эффективности работы отделов, филиалов и целых компаний они являются незаменимыми.
Преимущества использования специальных приложений
Разработанные для автоматизации командировок программы становятся эффективным инструментом современного бизнеса. Они максимально удобны и эффективны за счет следующих параметров:
- Мобильность. Использовать их можно где угодно: на смартфоне, планшете или персональном компьютере.
- Самостоятельное или делегированное бронирование. Сотрудник может заказать билеты и жилье самостоятельно или передоверить подготовку опций travel-координатору компании или туристическому агентству.
- Простота доступа к документам. Все выписанные билеты, ваучеры на отели, другие услуги доступны в несколько кликов, так же быстро можно запросить опции по командировке у туристических агентств.
- Согласие с правилами компании. Каждый запрос на командировку автоматически проверяется на соответствие установленному регламенту предприятия.
- Прозрачность документации. Большое количество параметров открывает возможность для развернутого анализа и оптимизации расходов.
- Оперативная подготовка полного пакета документов. Приказ на командировку и другие документы создаются в автоматическом режиме в соответствии с установленными в компании правилами.
- Гибкие возможности для интеграции. Заказы на бронирование билетов и гостиницы, обработка счетов от туристических агентств производятся непосредственно в программе.
Приложения успешно внедряются в существующие в компании системы, могут эффективно использоваться с вместе другими инструментами для контроля и оптимизации расходов, подготовки различных отчетов, планирования бизнес-процессов.
Опубликована в сборнике программ: 20.11.2010 г.
Операционная система: Windows
Размер программы (дистрибутива): 1104 Kb
Тип лицензии: FreeWare
Программа подготовки документов и ведения данных по командировкам. Используются формы, утвержденные постановлением № 1 Госкомстата от 05.01.2004 г. Программа позволяет: - готовить данные на командирование; - распечатывать все формы командировочных документов (ф.ф. Т-9, Т-9а, Т-10, Т-10а, АО-1); - распечатывать чистые бланки всех документов по командировкам; - готовить данные авансового отчета по командировке; - формировать журнал учета командировок; - вести данные по затратам на командировки и формировать отчеты в разрезе тем и подразделений за любой интервал дат; - формировать справки по командировкам без отчета и список командировок сотрудника за любой интервал дат; - выполнять резервное копирование (в т.ч. автоматическое) и восстановление базы данных; - обслуживание справочников сотрудников, должностей (профессий), подразделений, населенных пунктов, организаций, целей командирования и учетных тем. Без регистрации программа работает как Demo-версия со следующими ограничениями: 1) Нет возможности изменять срок и даты командирования. 2) При формировании командировок и во всех формах и бланках отображается искаженная информация. В версии 3.1 1) Добавлена возможность печати сразу нескольких выбранных командировок. Это удобно для тех случаев, когда приказы на командирование в организации не выпускаются. 2) Аналогично, можно формировать и распечатывать сразу несколько служебных заданий по выбранным записям. 3) Появилась возможность модифицировать шаблон командировки (форма Т-10), например, разместить на нём логотип фирмы. 4) Есть возможность настройки печати односторонней командировки (некоторые организации печатают командировки на обратной стороне служебного задания). 4) Увеличена разрядность поля «код темы» в справочнике тем до 20 знаков. 5) В авансовый отчет добавлена возможность ввода данных по авансам, остаткам и перерасходу командировочных средств. 6) В настроечной форме размерность поля для ввода кода ОКПО увеличена до 10 знаков.
При добавление программы, в каталог нашего сайта, ссылка на Командировки v 3.1 , проверялась антивирусом, но так как файл находится на сервере разработчика или издателя софта, он может быть изменён, мы рекомендуем перед загрузкой программного обеспечения к себе на компьютер, проверять файлы в режиме On-Line антивирусом - откроется в новом окне и будет проверена!
Вы можете скачать Командировки v 3.1
по ссылке разработчика программы:
Скачать Командировки v 3.1 | 1104 Kb |
Данная публикация программы Командировки v 3.1 является свободно распространяемой версией программного обеспечения.
Если данная программа понравилась, то поделитесь её в соцсетях:
Скачать похожие программы:
Командировка 1.3. Shareware
Командировки 4.1 Shareware
Командировка v1.0 FreeWare
Вы можете оставить своё мнение о программе Командировки v 3.1
или комментарии, а также сообщить о битой ссылке на скачивание.
Если у Вас есть вопрос по работе с программой «Командировки v 3.1 », Вы можете задать его здесь, так как многие авторы программ и издатели отслеживают сообщения на этом сайте!
Все рекламные сообщения не по теме, а также ссылками и телефонами будут удаляться!