Cestovné osvedčenie. Automatizácia spracovania pracovných ciest Program na vydávanie cestovných certifikátov

Vyslanie zamestnanca na pracovnú cestu je bežnou skutočnosťou pracovného života. V lekárenskom obchode môže byť pracovnou cestou cesta do pobočky (podoblasti) nachádzajúcej sa v inom meste, návšteva špecializovaných konferencií, tematických výstav a pod. V každom prípade skutočnosť, že je zamestnanec lekárne vyslaný na pracovnú cestu, musí byť riadne formalizovaný. Prečítajte si, ako to urobiť a aké zmeny nastali v návrhu cestovných výdavkov v článku.

Postup pri vysielaní pracovníkov na pracovné cesty sa riadi Nariadením o špecifikách vysielania pracovníkov na pracovné cesty, schváleným vládou Ruskej federácie č. 749 zo dňa 13. októbra 2008. Zmeny v ňom boli vykonané uznesením vlády RF Č. 1595 z 29. decembra 2014.

Vyhláška vlády Ruskej federácie z 29. decembra 2014 č. 1595 „O zmene a doplnení niektorých zákonov vlády Ruská federácia»(Ďalej - uznesenie č. 1595) z 8. januára 2015 sa ruší vydávanie cestovných certifikátov vydaných pri vysielaní zamestnancov na pracovnú cestu. V tomto článku popíšeme, ako sa teraz bude potvrdzovať skutočná prítomnosť zamestnanca na pracovnej ceste.

Zrušenie cestovných certifikátov spôsobilo medzi odborníkmi určité vzrušenie, táto udalosť bola celkom príjemná veľký význam... Skutočne si všetky podnikateľské subjekty na tento dokument veľmi zvykli, používa sa v krajine už niekoľko desaťročí. Sú však dôsledky zrušenia také významné?

Zamestnávatelia už nie sú povinní vystavovať vyslaným zamestnancom podnikateľskú úlohu alebo cestovný certifikát. Súčasne bolo zrušené aj vykonávanie správy zamestnanca o vykonanej práci.

Účtovné programy si zachovajú schopnosť generovať cestovné doklady, priradenia služieb a správy o pracovných cestách. Clerk.Ru to oznámil riaditeľ spoločnosti "1C" Boris Nuraliev.

Expert vysvetlil: „Možnosť vytvorenia príkazu na služobnú cestu v„ mzdových “riešeniach systému 1C: Enterprise zostáva zachovaná. Pokiaľ ide o zrušenie ďalších podporných dokumentov, je to tak organizačná zmena ktorá nevyžaduje softvérovú podporu “.

„Je dôležité, aby účtovník vedel, že tieto dokumenty už nie je potrebné vyhotovovať, aj keď možnosť vytvárania tlačených formulárov v programoch je stále podporovaná,“ povedal Nuraliev.

Zamestnanci organizácie boli na služobnej ceste, pre jedného zamestnanca bol vydaný všeobecný hotelový účet, a nie pre každého služobného cestujúceho. Bol by taký doklad (všeobecná faktúra za ubytovanie) oprávnený zaúčtovať do nákladov na zníženie základu dane z príjmu?

Riaditeľ našej organizácie sa vybral na služobnú cestu do Moskvy, aby hľadal nových dodávateľov. V cestovnom liste nie sú žiadne značky, v ktorej organizácii bol náš riaditeľ. V čase svojej služobnej cesty (5 dní) býval v hoteli. Môže účtovník prijať predbežnú správu pre daňové účtovníctvo, ak v cestovnom osvedčení nie sú žiadne značky príchodu a odchodu?

Pri vysielaní zamestnanca na pracovnú cestu mu je vydaný cestovný certifikát. Podľa značiek v ňom je určené trvanie cesty. Úradníci však vysvetlili, čo robiť, ak sa tieto značky nezaznamenávajú.

Prosím, povedzte mi, kto by mal na cestovný certifikát (príchod, vľavo) dať značky. V našej krajine sú ľudia posielaní na naše staveniská, známky im udeľujú inžinieri linky priradení k stránke. Neviem, či je to správne?

Na potvrdenie výdavkov na denné diéty spoločnosť nezbierala podporné dokumenty: faktúry, tržby a pokladničné doklady, ale obmedzila sa iba na cestovný certifikát. Môžu inšpektori požadovať podporné dokumenty a spôsob, akým v tomto prípade obhájiť svoje výdavky? S touto otázkou sme sa obrátili na špecialistu Ministerstva financií Ruska, hlavného účtovníka a daňového právnika, ktorý o tom diskutoval v našej redakcii.

Ministerstvo financií Ruskej federácie v liste č. 03-03-06 / 1/206 zo dňa 01.04.2010 vysvetľuje, či zamestnanec potrebuje okrem cestovného osvedčenia predložiť aj faktúry alebo pokladničné doklady na potvrdenie výdavkov vo forme denných diét.

Špecialisti ministerstva financií berú na vedomie, že od 1. januára 2009 má organizácia právo pri určovaní základu dane zo zisku organizácií akceptovať výdavky na platbu denného príspevku vo výške skutočných nákladov, ktoré nepresahujú, avšak súčet počtu dní pracovnej cesty a sumy diét zakotvených v kolektívnej zmluve alebo v miestnych predpisoch normatívny akt organizácie.

V tomto prípade sa skutočnými nákladmi rozumejú výdavky daňovníka na platbu diét, a nie náklady na ich použitie zamestnancom, pretože diéty sa platia v pevnej výške. Peniaze za každý deň služobnej cesty.

S prihliadnutím na skutočnosť, že denný príspevok sa zamestnancovi prepláca za každý deň pobytu na pracovnej ceste, súčasne je doba pobytu na pracovnej ceste potvrdená potvrdením o pracovnej ceste, výdavky vo forme denných príspevok môže byť potvrdený potvrdením o pracovnej ceste.

Okrem toho je podľa zamestnanca po návrate z pracovnej cesty povinný predložiť zamestnávateľovi do 3 pracovných dní zálohovú správu o sumách vynaložených v súvislosti s pracovnou cestou a vykonať konečnú platbu z preddavku v hotovosti. vystavený mu pred odchodom na pracovnú cestu na náklady na služobnú cestu, ku ktorému je priložený najmä riadne vystavený doklad o pracovnej ceste.

Riadne vykonaný cestovný certifikát je teda jedným z dokumentov potrebných na potvrdenie cestovných výdavkov.

Moderné automatizačné nástroje - vývoj špeciálneho softvéru - môžu výrazne skrátiť čas strávený riešením triviálnych obchodných problémov. Napríklad registrácia na služobnú cestu. Ak máte vzdialenú pobočku alebo ústredie, príprava zamestnanca na pracovnú cestu trvá veľa času. Je potrebné vyplniť žiadosť, koordinovať ju s manažérom, odoslať ju na personálnu službu a získať zálohu na výdavky úradu. A po pracovnej ceste je zamestnanec nútený pripraviť súbor dokumentov, vykázať výdavky a dohodnúť sa na správe v účtovnom oddelení. Celá séria akcií zaberie veľa pracovného času každému účastníkovi v tomto reťazci.

Automatizácia cestovnej evidencie napríklad pomocou cloudovej obchodnej aplikácie znižuje zbytočný čas a peniaze, čo umožňuje dokončiť celú procedúru elektronicky. Namiesto tradičnej schémy môže schvaľovací postup vyzerať takto:

• vytvorenie aplikácie uvádzajúcej všetky významné parametre;
• online potvrdenie žiadosti manažérom;
• rezervácia lístkov a hotelov v systéme;
• vyplnenie predbežnej správy s nahraním fotografií potvrdení a naskenovaných kópií všetkých požadovaných dokumentov.

Aké úlohy má vyriešiť automatizácia služobných ciest?

Používanie centralizovaného systému eliminuje stratu papierových dokumentov a zbytočné prestoje. Proces schvaľovania pracovnej cesty môže ovplyvniť zamestnancov v rôznych pobočkách spoločnosti, respektíve sa oneskorí papierovanie. Softvér na správu rieši tento a mnoho ďalších problémov:

• prestoje pri schvaľovaní dokumentov sa skracujú, práca v spoločnosti sa vykonáva v súlade so stanovenými predpismi;
• vykonáva sa maximálna kontrola plnenia povinností a dokumentov;
• je zaistená transparentnosť vnútorných obchodných procesov;
• ladenie správy elektronických dokumentov;
• počet papierových dokumentov distribuovaných v rámci spoločnosti klesá.

To všetko v konečnom dôsledku umožňuje spoločnostiam ušetriť až 50% času a až 40% nákladov. To platí najmä pre veľké spoločnosti. Chcete vedieť, ako spoločnosť Schneider Electric skrátila čas strávený na cestách z 5 dní na 2 dni? Pokračuj v čítaní.

Ako funguje cestovná automatizácia

Zamestnanec nezávisle vyplní žiadosť v aplikácii, pričom uvedie účel cesty, jej trvanie a cieľ. Manažér dostane upozornenie dňa e -mail alebo vo forme push správy a zváži aplikáciu. Sú tam chyby? Žiadosť sa vráti zamestnancovi na prepracovanie. Ak sú v ňom správne stanovené všetky podmienky, žiadosť sa odsúhlasí a odošle na posúdenie osobe zodpovednej za pracovné cesty, ktorá posúdi finančnú uskutočniteľnosť cesty, určí zamestnanie zamestnanca. Zodpovedná osoba si môže rezervovať lístky na vlak / letenku sama alebo môže túto úlohu delegovať na samotného zamestnanca a na schválenú cestovnú kanceláriu, ktorá v systéme tiež pracuje. Všimnite si toho, že všetky zásady a pravidlá spoločnosti sa dodržiavajú automaticky a účel a postupnosť rolí v obchodnom procese sa prispôsobuje potrebám spoločnosti.

Po dokončení tejto fázy prípravy sa príkaz na pracovnú cestu vygeneruje priamo v systéme a odošle na schválenie vedúcemu personálneho oddelenia a hlavnému účtovníkovi. Potom musí generálny riaditeľ spoločnosti schváliť dokument.

Po návrate zo služobnej cesty zamestnanec vygeneruje predbežnú správu. Integrácia systému s inými nástrojmi na podávanie správ môže v tejto fáze výrazne ušetriť čas. Navyše, ak spoločnosť používa aplikáciu Hamilton Travel, potom je veľmi vhodné použiť aplikáciu na správu o cestách, v ktorej sa automaticky načítajú všetky cestovné údaje.

Špeciálne programy akceptujeme rôzne druhy podporné dokumenty, zodpovedajúce súbory sú uložené v systéme a je možné ich kedykoľvek vyžiadať na overenie. Manažér má zároveň neustále možnosť sledovať prebiehajúce procesy a analyzovať výdavky.

Výsledok hovorí sám za seba

Implementácia cestovnej automatizácie má nasledujúci výsledok:

• podmienky schválenia dokumentov sú skrátené;
• zlepšuje sa efektívnosť plánovania ciest;
• zníženie nákladov na prácu pri papierovaní a organizácii pracovných ciest;
• vyvíja sa nástroj na kontrolu cestovných nákladov;
• príprava ohlasovacej dokumentácie je kontrolovaná.

Softvérové ​​nástroje spoločne pracujú na zlepšení účinnosti všetkých prebiehajúcich podnikových procesov, znížení zbytočných časových nákladov a optimalizácii nákladov. Na zvýšenie efektivity oddelení, pobočiek a celých spoločností sú nevyhnutné.

Výhody používania špecializovaných aplikácií

Programy určené na automatizáciu služobných ciest sa stávajú účinný nástroj moderné podnikanie. Sú čo najpohodlnejšie a najefektívnejšie vďaka nasledujúcim parametrom:

• Mobilita. Môžete ich použiť kdekoľvek: na smartfóne, tablete alebo osobnom počítači.
• Samoobslužná alebo delegovaná rezervácia. Zamestnanec si môže objednať lístky a ubytovanie sám alebo delegovať prípravu možností na cestovného koordinátora spoločnosti alebo cestovnej kancelárie.
• Jednoduchý prístup k dokumentom. Všetky vydané lístky, hotelové poukážky a ďalšie služby sú k dispozícii niekoľkými kliknutiami, rovnako rýchlo ako môžete požiadať o možnosti služobnej cesty od cestovné agentúry.
• Súhlas s pravidlami spoločnosti. Každá žiadosť o pracovnú cestu je automaticky kontrolovaná z hľadiska súladu so stanovenými predpismi spoločnosti.
• Transparentnosť dokumentácie. Veľký počet parametrov poskytuje príležitosť na podrobnú analýzu a optimalizáciu nákladov.
• Promptná príprava kompletného balíka dokumentov. Príkaz na služobnú cestu a ďalšie dokumenty sa vytvárajú automaticky v súlade s pravidlami stanovenými v spoločnosti.
• Flexibilné možnosti integrácie. Objednávky na rezerváciu leteniek a hotelov, spracovanie faktúr od cestovných kancelárií sa robia priamo v programe.

Aplikácie sa úspešne implementujú do existujúcich systémov v spoločnosti, dajú sa efektívne používať spolu s inými nástrojmi na riadenie a optimalizáciu nákladov, prípravu rôznych správ a plánovanie podnikových procesov.

Operačný systém: Windows
Veľkosť programu (distribučná súprava): 1104 Kb
Typ licencie: FreeWare

Program na prípravu dokumentov a uchovávanie údajov o pracovných cestách. Používajú sa formuláre schválené uznesením č. 1 Štátneho štatistického výboru z 1. 5. 2004. Program vám umožňuje: - pripraviť údaje o pracovnej ceste; -vytlačiť všetky formy cestovných dokladov (napr. T-9, T-9a, T-10, T-10a, AO-1); - vytlačiť prázdne formuláre všetkých cestovných dokladov; - pripraviť údaje o predbežnej správe o ceste; - vytvoriť denník pracovných ciest; - Udržujte údaje o cestovných nákladoch a generujte správy podľa tém a oddelení za ľubovoľný časový interval; - generovať informácie o pracovných cestách bez správy a zoznamu pracovných ciest zamestnancov za ľubovoľný časový interval; - vykonávať zálohu (vrátane automatickej) a obnovovať databázu; - údržba adresárov zamestnancov, pozícií (profesií), oddelení, osady, organizácie, cestovné účely a účtovné témy. Bez registrácie program funguje ako demo verzia s nasledujúcimi obmedzeniami: 1) Nie je možné zmeniť dátum a dátumy cesty. 2) Pri formovaní služobných ciest a vo všetkých formách a formách sa zobrazujú skreslené informácie. Vo verzii 3.1 1) Pridaná možnosť vytlačiť niekoľko vybraných pracovných ciest naraz. To je výhodné v prípadoch, keď nie sú vydané objednávky na dočasné preloženie v organizácii. 2) Podobne môžete pre vybraté záznamy generovať a tlačiť niekoľko priradení služby. 3) Teraz je možné upraviť šablónu služobnej cesty (formulár T-10), napríklad tak, aby na ňu bolo umiestnené logo spoločnosti. 4) Je možné prispôsobiť tlač jednosmernej služobnej cesty (niektoré organizácie tlačia pracovné cesty ďalej.) zadná strana služba). 4) Číselná kapacita poľa „kód témy“ v príručke k témam sa zvýšila na 20 znakov. 5) Pridaná možnosť zadávať údaje o zálohách, zostatkoch a prekročení nákladov do predbežnej správy. 6) Vo formulári nastavenia sa rozmer poľa pre zadanie kódu OKPO zvýšil na 10 znakov.

Pri pridávaní programu do adresára našich stránok bol odkaz na Business Travel v 3.1 skontrolovaný antivírusom, ale pretože súbor je umiestnený na serveri vývojára alebo vydavateľa softvéru, je možné ho zmeniť, odporúčame preto pred stiahnutím softvéru do počítača skontrolujte súbory v režime On -Line Antivirus - otvorí sa v novom okne a naskenuje sa!

Môžeš stiahnuť Služobné cesty v 3.1 pomocou odkazu vývojára programu:

Táto publikácia Business Travel v 3.1 je bezplatná verzia softvéru.

Ak sa vám tento program páčil, zdieľajte ho na sociálnych sieťach:

Stiahnite si podobné programy:

Pracovná cesta 1.3. Shareware
Obchodné výlety 4.1 Shareware
Služobná cesta v1.0 FreeWare

Môžete zanechať svoj názor na program Pracovné cesty v 3.1 alebo komentáre a tiež nahlásiť nefunkčný odkaz na stiahnutie.
Ak máte otázky týkajúce sa práce s programom „Travel v 3.1“, môžete sa ich opýtať tu, pretože mnohí autori a vydavatelia programov sledujú správy na tomto webe!
Všetky reklamné správy mimo témy, ako aj odkazy a telefónne čísla budú odstránené!