Trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri este un fapt comun al vieții economice. În afacerea cu farmacie, o călătorie de afaceri poate fi o călătorie la o sucursală (diviziune) situată în alt oraș, o vizită la conferințe de specialitate, expoziții tematice etc. În orice caz, faptul că un angajat al farmaciei a fost trimis într-o afacere. călătoria trebuie să fie documentată corespunzător. Citiți articolul despre cum să faceți acest lucru și ce schimbări au avut loc în procesarea cheltuielilor de călătorie.
Procedura de trimitere a angajaților în călătorii de afaceri este reglementată de Regulamentul privind specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749. Modificări au fost aduse acesteia prin Decretul din Guvernul Federației Ruse din 29 decembrie 2014 nr. 1595.
Decretul Guvernului Federației Ruse din 29 decembrie 2014 nr. 1595 „Cu privire la modificările la anumite acte ale Guvernului Federația Rusă„(denumită în continuare Rezoluția nr. 1595) din 8 ianuarie 2015 se anulează eliberarea certificatelor de călătorie eliberate la trimiterea angajaților într-o călătorie de afaceri. Vom vorbi despre modul în care prezența reală a unui angajat într-o călătorie de afaceri va fi acum confirmată în acest articol.
Anularea permiselor de călătorie a provocat o oarecare entuziasm în rândul experților mare valoare. Într-adevăr, toate entitățile de afaceri sunt foarte obișnuite cu acest document este folosit în țară de câteva decenii. Cu toate acestea, sunt consecințele anulării într-adevăr atât de semnificative?
Angajatorii nu mai sunt obligați să furnizeze angajaților detașați nici o misiune de muncă, nici un certificat de călătorie. Totodată, a fost anulată și întocmirea unui raport al salariatului privind munca prestată.
Programele de contabilitate vor păstra capacitatea de a genera certificate de călătorie, sarcini de muncă și rapoarte de călătorie de afaceri. Boris Nuraliev, directorul companiei 1C, a spus despre acest lucru pentru Klerk.Ru.
Expertul a explicat: „Posibilitatea generării unei comenzi de călătorie de afaceri în soluțiile „salariu” ale sistemului 1C:Enterprise rămâne. Cât despre anularea altor documente justificative, aceasta este schimbare organizatorică, care nu necesită suport de program.”
„Este important ca un contabil să știe că nu mai este nevoie să întocmească aceste documente, deși posibilitatea de a genera formulare tipărite în programe este încă susținută”, a precizat Nuraliev.
Angajații organizației se aflau într-o călătorie de afaceri o factură generală de hotel a fost emisă pentru un angajat, și nu pentru fiecare călător de afaceri. Va fi legal inclus un astfel de document (factura generală pentru cazare) ca cheltuială pentru reducerea bazei de impozitare pe venit?
Directorul organizației noastre a plecat într-o călătorie de afaceri la Moscova pentru a căuta noi furnizori. Certificatul de călătorie nu indică cărei organizații a aparținut directorul nostru. În timpul călătoriei de afaceri (5 zile) a locuit într-un hotel. Poate un contabil să accepte un raport în avans pentru contabilitate fiscală, dacă certificatul de călătorie nu conține note de sosire și de plecare?
Când un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri, i se eliberează un certificat de călătorie. Durata călătoriei este determinată de notele din ea. Cu toate acestea, oficialii au explicat ce trebuie făcut dacă astfel de mărci nu sunt făcute.
Vă rog să-mi spuneți cine ar trebui să pună semne pe certificatul de călătorie (a sosit, a plecat). Trimitem oameni pe șantierele noastre și li se acordă note de către personalul de inginerie și tehnic de linie desemnat pe șantier. Nu stiu daca este corect?
Pentru a confirma cheltuielile pentru diurnă, compania nu a colectat documente justificative: facturi, vânzări și chitanțe de numerar și s-a limitat la doar un certificat de călătorie. Pot inspectorii să solicite documente justificative și cum își pot apăra cheltuielile în acest caz? Am abordat această problemă unui specialist din Ministerul rus de Finanțe, unui contabil șef și unui avocat fiscal, care a discutat în redacția noastră.
Ministerul Finanțelor al Federației Ruse în scrisoarea nr. 03-03-06/1/206 din 04/01/2010 explică dacă un angajat trebuie să furnizeze facturi sau chitanțe în numerar în plus față de un certificat de călătorie pentru a confirma cheltuielile în formularul a diurnelor.
Experții din cadrul Ministerului Finanțelor notează că de la 1 ianuarie 2009, o organizație are dreptul, la stabilirea bazei impozitului pe profit, să accepte cheltuieli pentru plata diurnelor în cuantumul cheltuielilor efective, care însă nu să nu depășească produsul dintre numărul de zile de călătorie de afaceri și cuantumul diurnelor stabilite în contractul colectiv sau local. act normativ organizatii.
În acest caz, costurile reale înseamnă costurile contribuabilului pentru plata diurnelor, și nu costurile angajatului pentru utilizarea acestora, deoarece diurnele sunt plătite într-o sumă fixă. numerar pentru fiecare zi a călătoriei de afaceri.
Ținând cont de faptul că salariatului i se rambursează diurna pentru fiecare zi în care se află într-o călătorie de afaceri și, în același timp, durata șederii în călătoria de afaceri este confirmată printr-un certificat de călătorie, cheltuielile sub formă de diurnă poate fi confirmat printr-un certificat de călătorie.
În plus, potrivit salariatului, la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, acesta este obligat să depună angajatorului, în termen de 3 zile lucrătoare, un raport în avans privind sumele cheltuite în legătură cu călătoria de afaceri și să efectueze o plată finală în numerar. avans acordat acestuia înainte de a pleca într-o călătorie de afaceri pentru cheltuieli de călătorie, la care se anexează, în special, document de călătorie eliberat corespunzător.
Astfel, un certificat de călătorie executat corespunzător este unul dintre documentele necesare pentru a confirma cheltuielile de călătorie de afaceri.
Caracteristicile programului: personal flexibil fără limitarea nivelului de imbricare cu posibilitatea de a include sucursale cu structură proprie import și export de date privind angajații din programele 1C (Contabilitate, Salariu și Personal, Comenzi integrate etc.); rapoarte în formate XLS editabile, DOC sau ODT, ODS (indiferent dacă aveți instalat Microsoft Office sau Open Office, o foaie de pontaj care este generată automat pe baza comenzilor existente pentru angajat și a programului său de lucru); Foaia de pontaj are o interfață convenabilă pentru editarea și introducerea orelor lucrate. Toate modificările aduse foii de pontaj se reflectă imediat în fluxul de documente sub formă de comenzi corespunzătoare, posibilitatea de a stoca documente externe în diverse formate (Word, Excel, imagini etc.) în cadrul programului; rate diferite pe unitate de personal capacitatea unui angajat de a lucra în diferite posturi în cadrul unei organizații la rate diferite; Programul este conceput pentru a ajuta ofițerii de personal atunci când calculează durata de serviciu. Pe baza înscrierilor din carnetul de muncă se calculează vechimea totală și continuă a angajaților. Toate calculele efectuate de utilizator sunt salvate automat în baza de date. Astfel, programul este un dulap electronic al dosarelor de muncă ale angajaților. Programul are un director complet completat de articole de concediere în conformitate cu noul Cod al Muncii. Interfața de utilizator a programului este intuitivă, iar lucrul cu programul nu necesită cunoștințe aprofundate despre lucrul cu un computer personal. Programul are și funcția de a tipări un raport privind vechimea în muncă a angajaților. Programul vă permite să păstrați evidența documentelor interne, a corespondenței de intrare și de ieșire (faxuri, e-mailuri, scrisori poștale etc.). Veți putea atribui o listă a celor responsabili pentru aprobarea documentelor primite cu urmărirea ulterioară a stării cu notificarea datei aprobării. Programul poate atasa un numar nelimitat de fisiere atasate de orice format (fax scanat, MS Word, MS Excel etc.) unui document, mentine directoare structurate pentru angajati (coordonatori si executori), organizatii (destinatari si expeditori), genera vizual rapoarte despre documente interne(păstrați un jurnal de documente pentru organizație) și corespondență, căutați documentul solicitat folosind unul sau mai multe detalii (număr, tip, data creării etc.)
Instrumentele moderne de automatizare - dezvoltări speciale de software - pot reduce semnificativ timpul petrecut pentru rezolvarea problemelor banale de afaceri. De exemplu, înregistrarea unei călătorii de afaceri. Dacă aveți o sucursală sau un sediu central la distanță, pregătirea pentru călătoria de afaceri a unui angajat necesită mult timp. Este necesar să completați o cerere, să o conveniți cu managerul, să o trimiteți serviciului de personal și să primiți un avans pentru cheltuielile de afaceri. Și după o călătorie de afaceri, angajatul este obligat să pregătească un set de documente, să raporteze cheltuielile și să aprobe raportul în departamentul de contabilitate. O serie întreagă de acțiuni ocupă mult timp de lucru pentru fiecare participant din acest lanț.
Automatizarea aranjamentelor de călătorie, de exemplu, folosind o aplicație de afaceri cloud, reduce costurile inutile de timp și bani, oferind posibilitatea de a finaliza întreaga procedură electronic. În loc de schema tradițională, procedura de aprobare poate arăta astfel:
- generarea unei aplicații care indică toți parametrii importanți;
- confirmarea cererii de către manager online;
- rezervare bilete și hoteluri în sistem;
- completarea unui raport prealabil cu încărcarea fotografiilor chitanțelor și a copiilor scanate ale tuturor documentelor necesare.
Ce probleme este concepută pentru a rezolva automatizarea procesării călătoriilor de afaceri?
Utilizarea unui sistem centralizat elimină pierderea documentelor pe hârtie și timpul de nefuncționare inutil. Procesul de aprobare a unei călătorii de afaceri poate implica angajați din diferite sucursale ale companiei și, în consecință, actele sunt întârziate. Controalele software rezolvă aceasta și multe alte probleme:
- timpul de nefuncționare la aprobarea documentelor este redus, munca în companie se desfășoară în conformitate cu reglementările stabilite;
- se exercită controlul maxim asupra îndeplinirii obligațiilor și documentelor;
- este asigurată transparența proceselor interne de afaceri;
- fluxul de documente electronice este în curs de depanare;
- se reduce numărul documentelor pe hârtie procesate în cadrul companiei.
Toate acestea le permit companiilor să economisească până la 50% din timp și până la 40% din costuri. Acest lucru este vizibil mai ales pentru companiile mari. Vrei să știi cum compania Schneider Electric a redus timpul petrecut în procesul de călătorie de afaceri de la 5 zile la 2 zile? Citire.
Cum funcționează automatizarea călătoriilor de afaceri
Angajatul completează în mod independent o cerere în aplicație, indicând scopul călătoriei, durata și destinația acesteia. Managerul primește o notificare pe e-mail sau sub forma unui mesaj push și revizuiește aplicația. Există erori? Cererea este returnată angajatului pentru revizuire. Dacă toate condițiile din aceasta sunt specificate corect, cererea este aprobată și trimisă spre examinare persoanei responsabile cu călătoriile de afaceri, care evaluează fezabilitatea financiară a călătoriei și determină angajarea angajatului. Persoana responsabilă poate rezerva bilete de tren/avion în mod independent sau poate delega această sarcină fie angajatului însuși, fie unei agenții de turism autorizate care lucrează și ea în sistem. Rețineți că toate politicile și regulile companiei sunt respectate automat, iar atribuirea și succesiunea rolurilor în procesul de afaceri sunt configurate în conformitate cu nevoile companiei.
După finalizarea acestei etape de pregătire, comanda de călătorie în afaceri este generată direct în sistem și trimisă spre aprobare șefului departamentului HR și contabilului șef. Apoi directorul general al companiei trebuie să vizeze documentul.
După întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul generează un raport în avans. Integrarea sistemului cu alte instrumente de raportare poate economisi timp semnificativ în această etapă. Mai mult, dacă o companie folosește aplicația Hamilton Business Trips, atunci este foarte convenabil să folosești aplicația pentru a raporta călătoriile, în care toate datele călătoriilor de afaceri sunt extrase automat.
Se acceptă programe speciale diverse tipuri documente justificative, fișierele corespunzătoare sunt stocate în sistem și pot fi solicitate pentru verificare în orice moment convenabil. În același timp, managerul are în mod constant posibilitatea de a monitoriza procesele în desfășurare și de a analiza cheltuielile.
Rezultatul vorbește de la sine
Implementarea automatizării călătoriilor de afaceri are următoarele rezultate:
- Se reduce timpul necesar pentru aprobarea documentelor;
- eficiența planificării călătoriilor de afaceri este îmbunătățită;
- costurile cu forța de muncă pentru acte și organizarea călătoriilor de afaceri sunt reduse;
- este în curs de dezvoltare un instrument de control al cheltuielilor de călătorie;
- supraveghează întocmirea documentației de raportare.
Împreună, instrumentele software funcționează pentru a crește eficiența tuturor proceselor de afaceri în desfășurare, pentru a reduce costurile inutile de timp și pentru a optimiza costurile. Pentru a crește eficiența departamentelor, sucursalelor și companiilor întregi, acestea sunt indispensabile.
Beneficiile utilizării aplicațiilor dedicate
Programele dezvoltate pentru automatizarea călătoriilor de afaceri devin instrument eficient afaceri moderne. Ele sunt cât mai convenabile și eficiente posibil datorită următorilor parametri:
- Mobilitate. Le puteți folosi oriunde: pe un smartphone, tabletă sau computer personal.
- Rezervare independentă sau delegată. Un angajat poate rezerva bilete și cazare pe cont propriu sau poate încredința pregătirea opțiunilor coordonatorului de turism al companiei sau agenției de turism.
- Acces facil la documente. Toate biletele emise, tichetele de hotel și alte servicii sunt disponibile în câteva clicuri și, de asemenea, puteți solicita rapid opțiuni de călătorie de afaceri de la agentii de turism.
- Acord cu regulile companiei. Fiecare cerere de călătorie de afaceri este verificată automat pentru conformitatea cu reglementările stabilite ale companiei.
- Transparența documentației. Cantitate mare parametrii deschide oportunitatea pentru o analiză detaliată și optimizare a costurilor.
- Pregătirea promptă a unui pachet complet de documente. O comandă de călătorie de afaceri și alte documente sunt create automat în conformitate cu regulile stabilite de companie.
- Opțiuni flexibile pentru integrare. Comenzile pentru rezervarea biletelor și hoteluri, procesarea facturilor de la agențiile de turism se fac direct în program.
Aplicațiile sunt implementate cu succes în sistemele existente ale companiei și pot fi utilizate eficient împreună cu alte instrumente pentru a controla și optimiza costurile, a pregăti diverse rapoarte și a planifica procesele de afaceri.
Publicat în colecția de programe: 20 noiembrie 2010
Sistem de operare: Windows
Dimensiunea programului (distribuției): 1104 Kb
Tip licenta: FreeWare
Program pentru pregătirea documentelor și păstrarea datelor despre călătoriile de afaceri. Se utilizează formularele aprobate prin Hotărârea nr. 1 a Comitetului de Stat pentru Statistică din 5 ianuarie 2004. Programul vă permite: - pregătirea datelor pentru călătoriile de afaceri; - tipăriți toate formele de documente de călătorie (formulare T-9, T-9a, T-10, T-10a, AO-1); - tipăriți formulare goale ale tuturor documentelor de călătorie de afaceri; - intocmeste datele raportului in avans pentru o calatorie de afaceri; - crearea unui jurnal de călătorie de afaceri; - menține datele privind cheltuielile de călătorie și generează rapoarte pe subiecte și departamente pentru orice interval de date; - generați certificate privind călătoriile de afaceri fără raport și o listă de călătorii de afaceri ale angajaților pentru orice interval de date; - efectuarea de backup-uri (inclusiv automate) și restaurarea bazei de date; - mentinerea directoarelor de angajati, posturi (profesii), departamente, aşezări, organizații, scopuri de călătorie și subiecte contabile. Fără înregistrare, programul funcționează ca versiune Demo cu următoarele restricții: 1) Nu este posibilă modificarea duratei și a datelor unei călătorii de afaceri. 2) La organizarea călătoriilor de afaceri și sub toate formele și formele, sunt afișate informații distorsionate. În versiunea 3.1 1) S-a adăugat posibilitatea de a tipări mai multe călătorii de afaceri selectate simultan. Acest lucru este convenabil pentru cazurile în care nu sunt emise comenzi pentru călătorii de afaceri către organizații. 2) În mod similar, puteți genera și tipări simultan mai multe sarcini de service pentru înregistrările selectate. 3) Acum este posibil să modificați șablonul călătoriei de afaceri (formularul T-10), de exemplu, plasați sigla companiei pe acesta. 4) Este posibil să configurați tipărirea călătoriilor de afaceri pe o singură față (unele organizații imprimă călătoriile de afaceri pe partea din spate repartizarea postului). 4) Lățimea câmpului „cod subiect” din directorul de subiecte a fost mărită la 20 de caractere. 5) Capacitatea de a introduce date privind avansurile, soldurile și supracheltuielile fondurilor de călătorie a fost adăugată la raportul de avans. 6) În formularul de configurare, dimensiunea câmpului pentru introducerea codului OKPO a fost mărită la 10 caractere.
La adăugarea programului în directorul site-ului nostru, linkul către Business trips v 3.1 a fost verificat de un antivirus, dar deoarece fișierul se află pe serverul dezvoltatorului sau editorului software-ului, acesta poate fi schimbat, vă recomandăm înainte descărcare software pe computer, scanați fișierele online cu un antivirus - se va deschide într-o fereastră nouă și va fi scanat!
Puteți descărcați Călătorii de afaceri v 3.1 urmând linkul de la dezvoltatorul programului:
Descărcați Călătorii de afaceri v 3.1 | 1104 Kb |
Această publicație a programului Business Trips v 3.1 este o versiune distribuită gratuit a software-ului.
Dacă acest program Dacă ți-a plăcut, distribuie-l pe rețelele de socializare:
Descărcați programe similare:
Călătoria de afaceri 1.3.
Shareware
Călătorii de afaceri 4.1 Shareware
Călătorie de afaceri v1.0 FreeWare Vă puteți lăsa părerea despre program Călătorii de afaceri v 3.1
sau comentarii și, de asemenea, raportați un link de descărcare rupt.
Dacă aveți o întrebare despre lucrul cu programul Business Trips v 3.1, o puteți adresa aici, deoarece mulți autori și editori de programe monitorizează mesajele de pe acest site!