Kódy pri vypĺňaní osobnej karty t 2. Osobná karta - pravidlá vypĺňania

Osobná karta T-2 sa vypĺňa za zamestnancov všetkých kategórií prijatých na základe objednávky (pokynu) o zamestnaní

Vyplnenie sekcií formulára

Forma osobnej karty T-2 bola schválená vyhláškou Goskomstatu Ruska zo dňa 05.01.05 č. 1 (predtým vyhláškou zo dňa 06.04.01 č. 26) „O schválení jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie na vyúčtovanie práce a jej úhradu.“

Zamestnanec personálnej služby by mal mať na pamäti, že pravidlá pre vedenie osobných kariet formulára T-2, s výnimkou pokynov na používanie a vypĺňanie primárnych účtovných formulárov, a dokumentácie na účtovanie práce a jej platby, schválené. uznesenie Štátneho štatistického výboru Ruska zo dňa 05.01.2005 č. 1 neexistuje, preto obsah tohto článku možno považovať za odporúčania, a nie za hmatateľnú požiadavku na presné vykonanie.

Dokumenty potrebné na registráciu osobnej karty; informácie o kódovaní

Na vyplnenie osobnej karty T-2 potrebuje personálny pracovník tieto dokumenty zamestnanca:
1) cestovný pas (alebo iný doklad totožnosti);
2) pracovná kniha;
3) vojenské ID;
4) dokument o absolvovaní vzdelávacej inštitúcie:
5) osvedčenie o poistení štátneho dôchodkového poistenia;
6) osvedčenie o registrácii na daňovom úrade;
7) príkaz na zamestnanie.
Všetky ostatné údaje sa zadávajú na základe údajov, ktoré o sebe zamestnanec poskytne.
Pri kódovaní informácií na osobnej karte T-2 musíte dodržať niekoľko pravidiel vypĺňania definovaných štandardom pre automatizované systémy riadenia zamestnancov:
1. Ak sú do poľa pre kódovanie zadané nesprávne údaje alebo informácie, ktoré s týmto vyplnením nesúvisia, formulár T-2 sa považuje za poškodený a musí byť prepísaný. Preto sa odporúča zadať buď presné kódy, alebo ich nezadávať vôbec, kým sa osobná karta T-2 nevráti do archívu.
2. Pri absencii záznamov alebo v prípade negatívnych odpovedí („Nemám“, „Nie som“) zostáva zakódovaná časť tejto premennej prázdna. 1 3. Pri uvádzaní dátumov sa názov mesiaca píše celý, rok sa píše štyrmi číslicami; napr. 14. september 2004
4. Dátumy sú kódované arabskými číslicami v nasledujúcom poradí: deň / mesiac / rok; napríklad 23. 4. 1998.
Pri vypĺňaní ďalších sekcií karty sa musíte riadiť pokynmi schválenými v uvedenom uznesení.

Vyplnenie sekcií formulára

Názov organizácie je uvedený v plnom znení, napríklad uzavretý akciová spoločnosť"Energostroy". Skrátený názov je uvedený, ak je. stanovené v zakladajúcich dokumentoch. OKPO organizácie je uvedené na bočnej strane.
Osobné číslo zamestnanca nesmie obsahovať viac ako šesť číslic. Prideľuje sa každému novoprijatému alebo zamestnanému človeku a nemení sa pohybom zamestnanca v rámci organizácie až do jeho prepustenia.
Identifikačné číslo daňovníka „Číslo poistenia štátneho dôchodkového poistenia je uvedené v súlade s osvedčením o pridelení DIČ a potvrdením o poistení štátneho dôchodkového poistenia.
V stĺpci „Abeceda“ je uvedené prvé písmeno priezviska zamestnanca.
Povaha práce je uvedená: „„ natrvalo “,„ dočasne “atď.
Typ práce (hlavná, čiastočný úväzok) sa zaznamenáva v plnom rozsahu.
Pohlavie je označené písmenom „M“ alebo „F“.
Priezvisko, meno, priezvisko sú zaznamenané v plnom rozsahu „l čitateľne.
Dátum narodenia je určený na základe cestovného pasu alebo iného dokladu totožnosti a je zaznamenaný v celom rozsahu v textovej oblasti, napríklad "9. januára 1975". V tomto prípade je kód uvedený takto: 1. 9. 1975.
Pri určovaní miesta narodenia vezmite do úvahy nasledujúce skutočnosti:

Občianstvo je zapísané bez skratiek. Registrácia občianstva a jeho kódovanie sa vykonáva podľa celoruského klasifikátora informácií o populácii. OK 018-95, schválené Uznesenie Gosstandartu Ruska z 31. júla 1995 č. 412 (OKIN).

Vyplnenie stĺpca „Občianstvo“

Jazyky, ktorými hovorí zamestnanec, sú uvedené v plnom znení bez skratiek. Úroveň znalosti jazyka v textovej forme je naznačená nasledovne.

Znalosť jazykov

Pri kódovaní "Znalosti cudzí jazyk„Uvádzajú sa dva kódy, prvý označuje jazykový kód, druhý stupeň jeho znalosti.

Napríklad: „Angličtina – čítam a prekladám so slovníkom“ je v stĺpci „Kód“ napísané ako: 014 1.

Vzdelanie sa zaznamenáva a kóduje podľa OKIN a celoruského klasifikátora odborností podľa vzdelania. OK 009-93, schválené Uznesenie Gosstandartu Ruska zo dňa 30.12.93 č. 296 (OKSO).

Vzdelanie je podľa OKIN kódované nasledovne.

Typ vzdelávania	OKSO kód
Základné (všeobecné) vzdelávanie
Hlavný všeobecné vzdelanie
Stredné (úplné) všeobecné vzdelanie
Stredné odborné vzdelanie
Neúplné vyššie vzdelanie
Vyššie vzdelanie
Postgraduálne vzdelávanie

Niekedy sa v praxi vyskytujú problémy s vyhotovením záznamu o vzdelaní zamestnanca, ak nie je ukončené.

Informácie o nedokončenom vzdelaní

Pracovník s neukončeným vzdelaním	Typ vzdelávania podľa klasifikácie.
Vysokoškolský študent vzdelávacia inštitúcia ale nezmaturoval	Základné všeobecné alebo stredné odborné vzdelanie (podľa toho, aké vzdelanie bolo dostupné v čase prijatia na vysokú školu)
Vyštudoval niekoľko kurzov vysokej školy, no musel ho prerušiť, alebo študuje v treťom ročníku	Zaznamenáva sa, koľko kurzov bolo ukončených alebo v akom kurze študujú
Absolvoval tri kurzy vysokoškolského vzdelávania	Neúplné vysokoškolské vzdelanie
Štúdium na strednej špeciálnej vzdelávacej inštitúcii (technická škola, vysoká škola), ale nedokončenie	Stredné (úplné) všeobecné alebo nedokončené stredné odborné vzdelanie (podľa toho, aké vzdelanie mal v čase prijatia na strednú odbornú vzdelávaciu inštitúciu)
Absolvoval stredná škola, škola s prehlbovacím štúdiom akéhokoľvek predmetu, lýceum, gymnaz	Stredné (úplné) všeobecné vzdelanie
Absolvoval odbornú školu alebo jemu ekvivalentnú vzdelávaciu inštitúciu	Počiatočné odborné vzdelávanie

Pri písaní názvu vzdelávacej inštitúcie sú povolené skratky slov, ktoré nenarúšajú význam názvu. V prípade, že je v názve vzdelávacej inštitúcie uvedené slovo „názov“, mali by ste napísať „oni“; ak za ním nasleduje slovo „profesor“, „akademik“ alebo iné, treba napísať „pomenovaný po profesorovi“, „pomenovaný po akademikovi“ atď. Objednávky sa v názvoch vzdelávacích inštitúcií neuvádzajú.
Všetky informácie o vzdelaní (kvalifikácia, smer alebo špecializácia) sú stanovené na základe diplomu o vzdelaní.
Voľné riadky v sekcii o vzdelávaní sú určené pre názov a dátum ukončenia druhej vzdelávacej inštitúcie vyššieho alebo stredného odborného vzdelávania. Ak zamestnanec absolvoval dve stredné alebo dve vysoké školy v rôznych odboroch, zaznamenávajú sa obe vzdelávacie inštitúcie. Kvalifikácia diplomov je uvedená v nasledujúcom poradí:

Profesia (hlavná a doplnková) je uvedená v plnom rozsahu na základe a objednávky (pokynu) na prijatie do zamestnania. Je kódovaný v súlade s celoruským klasifikátorom profesií, zamestnaneckých pozícií a platových tried (OKPDTR). Doplnkové povolanie je také, ktoré sa nezhoduje s hlavným povolaním, ale môže byť pre organizáciu zaujímavé.
Pracovné skúsenosti (všeobecné, nepretržité, udeľujúce právo na prémiu za odpracovanú dobu, roky, ako aj právo na iné výhody ustanovené v organizácii atď.) Sa vypočítavajú na základe záznamov v pracovnom zošite a (alebo) v iných dokumenty potvrdzujúce príslušnú dĺžku služby.
Stav manželstva je zaznamenaný a zakódovaný podľa OKIN.

Informácie o manželstve

Rodinný stav	OKIN kód
Nikdy nebol ženatý
Je v registrovanom manželstve
Je v neregistrovanom manželstve
vdovec (vdova)
rozvedený (rozvedený)
Rozptýlené (rozptýlené)

Rodina zahŕňa iba rodinných príslušníkov s uvedením stupňa príbuzenstva. Za najbližších príbuzných sa považuje otec, matka, syn, dcéra, súrodenec, súrodenec, osoba, v ktorej výchove bol zamestnanec, a ďalší blízki príbuzní žijúci so zamestnancom.
Údaje z pasu sú uvedené v prísnom súlade s pasom. Adresa miesta bydliska sa zaznamenáva podľa pravidiel pre zaznamenávanie miesta narodenia.
V prípade, že zamestnanec v deň prepustenia nedostal pracovnú knihu z dôvodu neprítomnosti na pracovisku alebo z iného dôvodu, zamestnanec personálnej služby zašle poštou oznámenie o potrebe prísť na pracovnú knihu na personálne oddelenie (alebo súhlasiť s jej zaslaním poštou) alebo otázky o mieste pobytu zamestnanca. Preto je potrebné vyplniť oba stĺpce - a adresu bydliska podľa cestovného pasu a skutočnú adresu miesta bydliska, ako aj telefónne číslo zamestnanca alebo príbuzných.

Dovolenkové účtovníctvo Zmeňte informácie o zamestnancovi

V predchádzajúcej časti článku sme zistili, aké dokumenty sú potrebné na vyplnenie karty T-2, a tiež sme sa zaoberali tým, ako sa vypĺňajú stĺpce „Abeceda“ a „Občianstvo“, ako sú údaje o vzdelaní, zložení rodiny atď. sú zadané.

Vyplňte časť o vojenskej registrácii

Hlavné dokumenty, na základe ktorých sa vypĺňa časť. 2 Osobná karta „Informácie o vojenskej registrácii“ T-2, sú:

Informácie o vojenskej registrácii

	Občania v zálohe	Občania budú pripravení
	Neuvádza sa na dôstojníkoch v zálohe Pre osoby, ktoré nie sú dôstojníkmi, vypĺňa sa v súlade s poskytnutým vojenským preukazom (stĺpec „Kategória účtovníctva“)	Nevyplnené
Položka 2. Vojenská hodnosť	Je pripevnený v súlade s údajom o vojenskom preukaze	Urobí sa záznam: „Stať sa predvolaným“
Doložka 3. „Zloženie (profil)“. Vyplnené bez skratiek	Je pripevnený v súlade s údajom o vojenskom preukaze, napr. "príkaz", "lekársky" alebo „vojaci“, „námorníci“ atď.	Che sa plní
Položka 4. "Úplné kódové označenie VUS" Zaznamenáva sa úplné označenie - šesť číslic alebo šesť číslic a abecedný znak	Je pripevnený v súlade s údajom vo vojenskom preukaze, napríklad „021101“ alebo „113194A“	Vylepuje sa v súlade so záznamom v osvedčení občana, ktorý má byť povolaný na vojenskú službu
	Napísané písmenami: A - vhodné pre vojenská služba B - spôsobilý na vojenskú službu s menšími obmedzeniami C - čiastočne spôsobilý na vojenskú službu D - dočasne nespôsobilý na vojenskú službu Keďže v príslušných položkách vojenského preukazu nie sú uvedené žiadne záznamy, kategória „A“	Zapísané v písmenách: A - spôsobilý na vojenskú službu B - vhodný na vojenskú službu s menšími obmedzeniami C - čiastočne spôsobilý na vojenskú službu D - dočasne nespôsobilý na vojenskú službu D - nespôsobilý na vojenskú službu Vyplnené na základe zápisu do osvedčenie občana, ktorý podlieha brannej povinnosti na vojenskú službu
Doložka 6 „Názov vojenského komisariátu v mieste bydliska“	Umiestňuje sa v súlade s posledným záznamom alebo poslednou pečiatkou na vojenskom preukaze	Lepí sa podľa posledného zápisu, prípadne poslednej pečiatky v osvedčení občana podliehajúceho brannej povinnosti
Doložka 7. „Je vo vojenskom registri“ Vyplní sa jednoduchou ceruzkou	Riadok a) - v prípadoch, keď existuje mobilizačný príkaz a (alebo) pečiatka na vydanie a stiahnutie mobilizačných príkazov; Riadok b) - pre občanov objednaných do organizácie na obdobie mobilizácie a na čas vojny	Nevyplnené
: Doložka 8. „Značka vyradenia“ z vojenskej registrácie „Podmienené dosiahnutím vekového limitu, pobyt v zálohe“ alebo vyhlásenie zo zdravotných dôvodov za nespôsobilé na vojenskú službu	Uvádza sa poznámka: alebo „Odstránené z vojenskej registrácie zo zdravotných dôvodov“	Urobí sa poznámka: "Odstránené z vojenskej registrácie podľa veku" alebo „Odstránené z vojenská registrácia zo zdravotných dôvodov “

Po vyplnení sekcií " Všeobecné informácie"a" Informácia o vojenskej evidencii "zamestnanec podpíše osobnú kartu a vlastnoručne zapíše dátum, čím potvrdí súhlas so zadanými údajmi. Zamestnanec personálnej služby uvedie svoj podpis, pracovnú pozíciu a odšifruje podpis, čím potvrdí, že zápisy vykonal osobne na základe predložených dokladov.

Zadávanie informácií o zamestnaní, certifikácii, pokročilom vzdelávaní, stimuloch atď.

Pri zadávaní informácií o zamestnaní a prestupoch na inú prácu je potrebné vyplniť všetky stĺpce tabuľky. Informácie musia byť zadané bez skratiek

Informácie o prijatí a preradení na inú prácu sa zadávajú na základe objednávky (pokynu) na prijatie (formuláre T-1 a T-1a) a objednávky (pokynu) na preradenie na inú prácu (formulár T-5). Pri vypĺňaní tejto sekcie musí špecialista na personálnom oddelení oboznámiť zamestnanca so záznamami vykonanými proti prijatiu.
Pri vypĺňaní sek. 4 „Atestácia“ osobnej karty sú vyplnené všetky stĺpce, a to:
- dátum atestácie;
- rozhodnutie komisie, napríklad „presunúť na pozíciu“, „poslať na ďalšie školenie“ atď.;
- odkaz na konkrétny dokument (spravidla ide o protokol o výsledkoch atestácie) s uvedením jeho čísla a dátumu.
Stĺpec „Základ“ môže byť prázdny, alebo môže obsahovať príkaz organizácie na vyslanie zamestnanca na atestáciu a/alebo príkaz na schválenie výsledkov atestácie.
Údaje o profesionálnom rozvoji sa zaznamenávajú na základe dokumentov predložených pri prijímaní do zamestnania alebo prijatých z odboru školenia. V časti „Pokročilé školenie“ sa uvádza:
- dátumy začiatku a konca školenia;
- druh pokročilého školenia;
- názov vzdelávacej inštitúcie (ústav vyššieho vzdelávania ministerstva (oddelenie), fakulta vyššieho vzdelávania na vyššej vzdelávacej inštitúcii, fakulta ďalšieho vzdelávania na strednom odbornom vzdelávacom zariadení, ústav vyššieho vzdelávania, kurzy ďalšieho vzdelávania na ministerstvo (odbor), zdokonaľovacie kurzy v podnikoch, vedeckovýskumných a projekčných organizáciách, vysokých a stredných odborných školách, vzdelávacích ústavoch a ich odboroch;
- druh dokumentu (certifikát, certifikát);
- stĺpec „Základ“ môže byť prázdny alebo môže obsahovať príkaz organizácie na odoslanie zamestnanca na zlepšenie jeho kvalifikácie.
Podobne sa zadáva informácia o odbornej rekvalifikácii s uvedením odbornosti (smer, profesia), na ktorú sa rekvalifikácia uskutočňuje.

Pri vypĺňaní sekty. „Stimuly a ocenenia“ je potrebné uviesť druhy stimulov uplatňovaných na zamestnanca (na úrovni organizácie aj na úrovni ministerstiev a oddelení), ako aj zoznam štátnych vyznamenaní.

Účtovníctvo dovoleniek

V sekcii „Dovolenka“ sa vedie evidencia všetkých druhov dovoleniek poskytnutých zamestnancovi počas trvania práce v organizácii. Základom pre zápisy sú príkazy na poskytnutie dovolenky.
Pri vypĺňaní tabuľky dovoleniek na základe objednávky sa zadáva len dátum nástupu na dovolenku, dátum skončenia sa zadáva "de facto" po skutočnom návrate zamestnanca z dovolenky. Dôvodom je skutočnosť, že ak bude zamestnancovi zavolané z dovolenky alebo bude prerušený, stĺpec „Dátum ukončenia“ bude obsahovať dátum odchodu zamestnanca do práce, a nie plánovaný dátum ukončenia dovolenky podľa objednávky.
V tej istej tabuľke je nevyhnutne zaznamenaná dovolenka bez mzdy. Zohľadňuje sa pri výpočte dĺžky služby, ktorá dáva nárok na ročnú základnú platenú dovolenku, keďže podľa čl. 121 Zákonníka práce Ruskej federácie a nezahŕňa čas poskytnutia neplateného voľna zamestnancovi na viac ako 7 kalendárnych dní.

Podobne sa neberie do úvahy v dĺžke služby, ktorá dáva právo na ročnú základnú platenú dovolenku, a v čase rodičovskej dovolenky, kým dieťa nedosiahne zákonný vek.
Okrem toho podľa čl. 121 Zákonníka práce Ruskej federácie sa od dĺžky služby, ktorá dáva právo na ročnú základnú platenú dovolenku, odpočítava čas neprítomnosti zamestnanca v práci bez dobrého dôvodu, a to aj z dôvodu jeho prerušenia v práci v prípady ustanovené v čl. 76 Zákonníka práce Ruskej federácie.
Nižšie sú uvedené možné typy dokumentov, na základe ktorých zamestnanec personálneho oddelenia prepočítava túto pracovnú skúsenosť (podľa čl. 76 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Typy dokumentov, ktoré slúžia ako základ pre prepočet dĺžky služby v prípade pozastavenia práce

Nepodstúpenie školenia a testovania znalostí a zručností v oblasti ochrany práce v súlade so stanoveným postupom
Nedodržanie povinnej predbežnej alebo pravidelnej lekárskej prehliadky v súlade so stanoveným postupom	Protokol a poriadok inšpekcie o pozastavení práce zamestnanca. Príkaz vedúceho o prerušení práce z tohto dôvodu
Identifikácia, v súlade s lekárskym posudkom, kontraindikácií pre výkon práce kvôli pracovná zmluva	Príkaz vedúceho o prerušení práce z tohto dôvodu

V časti „Doplňujúce informácie“ pre úplnosť účtovníctva v prípade potreby uveďte:
- informácie o vzdelávaní v externom (večernom), externom, externom pracovisku vysokých a stredných škôl odborného vzdelávania(dátumy prijatia do vzdelávacia inštitúcia a jeho konce):
- informácie o pracujúcej zdravotne postihnutej osobe s uvedením certifikátu MSEC, skupiny postihnutých a dátumu jej založenia (zmeny), dôvodu zdravotného postihnutia;
- Záver MSEC o podmienkach a povahe práce.
Po prepustení zamestnanca z organizácie sa urobia záznamy v sekcii. XI „Dôvody prepustenia“, ktoré označujú dekódovanie dôvodov prepustenia zamestnanca v súlade s presným znením uvedeným v Zákonníku práce Ruskej federácie, dátumu prepustenia a čísle príkazu na prepustenie.
Keď je osobná karta T-2 zatvorená, zamestnanec personálnej služby vloží svoj osobný podpis s dekódovaním a uvedením polohy. Rovnakým spôsobom sa podpisuje aj samotný zamestnanec. V tomto prípade podpisom zamestnanca potvrdzuje súhlas so všetkými údajmi vykonanými na jeho osobnej karte.

Zmeňte informácie o zamestnancovi

Pri zmene informácií o zamestnancovi sa príslušné údaje vložia do jeho osobnej karty, ktorá je potvrdená podpisom odborníka na personálnom oddelení a ak dôjde k zmenám v sekcii. „Všeobecné informácie“ a „Informácie o vojenskej registrácii“, potom podpis samotného zamestnanca.
Zmeny sa vykonávajú rovnakým spôsobom ako v zošite. Na základe prvých foriem a v priebehu zavedenia automatizovaného systému personálneho účtovníctva v ZSSR bol vyvinutý OST „Štandard pre automatizované systémy personálneho manažmentu“. Stanovil základné pravidlá pre vyplnenie osobnej karty. Ako sa uvádza v OST, „pri zmene priezviska sa staré prečiarkne a na jeho miesto sa v súlade s dokumentmi predloženými na personálnom oddelení napíše nové.“ Ďalej "všetky následné zmeny v údajoch o zamestnancovi (zmena bydliska a pod.) premietne zamestnanec personálneho oddelenia do osobnej karty." Úplná výmena osobnej karty nie je žiaduca z toho dôvodu, že v budúcnosti bude pre tohto zamestnanca ťažké obnoviť celý obraz.
Pokiaľ ide o zmenu údajov v pase a stavu manželstva, možno použiť rovnakú schému - s prečiarknutím.

V.V. MITROFANOVÁ,
Cand. ekonomický. vedy,
Riaditeľ Centra pre profesionálny rozvoj

Stiahnite si vzor formulára T-2. Osobná karta zamestnanca (Excel)
Stiahnite si ukážku formulára T-2. Osobná karta zamestnanca (PDF)

Pozrite si ukážku vyplnenia formulára T-2: strana 1; s. 2; s. 3; strana 4

Formulár osobnej karty zamestnanca v tvare T-2

Všetky organizácie sú podľa vyhlášky Štátneho štatistického výboru Ruska, bez ohľadu na povahu práce zamestnanca, povinné uchovávať osobné karty všetkých zamestnancov, s ktorými bola uzatvorená pracovná zmluva, odo dňa ich zamestnania do r. dátum ich prepustenia.

Osobná karta je zapísaná v jednej kópii, uchovávanej 75 rokov oddelene od osobných spisov. Nová jednotná forma osobnej karty T-2 bola uvedená do obehu 4. apríla 2004.

Na základe osobných kariet personálne oddelenie zostaví kartotéku o zložení organizácie, umiestnení kariet alebo v abecedné poradie alebo podľa odboru; týmto spôsobom sa zaznamenáva personál.

Je vhodné začať vyplňovať osobný preukaz zamestnanca súčasne so zápisom záznamu o zamestnaní do jeho pracovnej knihy.

Formulár osobnej karty pozostáva zo štyroch strán. Prvé dve strany sú vyplnené pri prijatí zamestnanca, zvyšné dve - počas jeho pracovná činnosť.

Formulár T-2 sa vypĺňa na základe:

• pracovná zmluva uzavretá so zamestnancom;
• zákazka,
• pas, pracovná kniha, zamestnanec SNILS,
• vzdelávací dokument;
• vojenské registračné dokumenty, ak je zamestnanec povinný za vojenskú službu alebo podlieha brannej povinnosti;
• dokumenty o odbornom rozvoji, doplnkových kurzoch a iné
• ďalšie doklady, ktoré si budú vyžadovať špecifiká budúcej práce zamestnanca.

Registrácia osobnej karty zamestnanca

Vyplnenie osobnej karty zamestnanca sa vykonáva veľmi opatrne na základe poskytnutých dokumentov.

V prípade potreby sa uvádzajú kódy zodpovedajúce údajom zamestnanca:

• podľa Celoruského klasifikátora informácií o populácii (OKIN) - štátne občianstvo, znalosť cudzích jazykov, úroveň vzdelania, rodinný stav.
• podľa Všeruského klasifikátora špecializácií vzdelávania (OKSO) - kvalifikácia, špecializácia zamestnanca,
• podľa klasifikátora profesií robotníkov, pozícií zamestnancov a mzdových stupňov (OKPDTR) - povolania, ktoré získal v dôsledku školenia.

Pracovné skúsenosti sa počítajú z predchádzajúcich záznamov v zošite.

V stĺpci „Stav vydatá“ je napísané iba jedno z nasledujúcich:

• nikdy nebol (nikdy ženatý) (kód 10 1)
• je v registrovanom manželstve (kód 10 2)
• je v neregistrovanom manželstve (kód 10 3)
• vdovec (vdova) (kód 10 4)
• rozvedený (rozvedený) (kód 10 5)
• odišiel (išiel von) (kód 10 6)

V stĺpci „Zloženie rodiny“ sú uvedení iba tí príbuzní, ktorí žijú so zamestnancom.

Vyplňuje sa časť „Informácie o vojenskej registrácii“:

• pre záložných dôstojníkov - na vojenský preukaz, pre brancov - na základe osvedčenia o registrácii.
• pre príslušných občanov v odseku 8 je napísané "Vyradený z vojenskej registrácie podľa veku" alebo "Vyradený z vojenskej registrácie zo zdravotných dôvodov."

Sekcia „Prijímanie, presuny na inú prácu“ uvádza:

• presunúť do inej polohy;
• prenos do inej štrukturálnej jednotky;
• previesť do práce v inom lokalita atď.

Na každú zmenu údajov vykonaných na osobnom preukaze musí byť zamestnanec upozornený, o čom musí podpísať; okrem toho všetky zmeny, ktoré zamestnanec personálneho oddelenia vykoná na osobnom preukaze a v pracovnej knihe, musí potvrdiť svojim podpisom.

Osobný preukaz je dôležitým dokumentom, ktorý uchováva personálne oddelenie. Obsahuje takmer všetky informácie o samotnom zamestnancovi (pasové údaje, informácie o vzdelaní a mieste bydliska, o rodine), ako aj o jeho pracovných aktivitách v inštitúcii (od prijatia do zamestnania až po prepustenie, vrátane presunov, dovolenky, profesijného rozvoja, atď.). Napriek tomuto informačnému obsahu zamestnávatelia často neuchovávajú osobné karty s odvolaním sa na absenciu takejto požiadavky v Zákonníku práce. Dnes sa dozviete, či je potrebné zostavovať osobné karty, prečo je dôležité ich uchovávať a ako do nich správne vykonávať zápisy.

Uznesenie Štátneho výboru pre štatistiku Ruskej federácie zo dňa 05.01.2004 N 1 "O schválení jednotných foriem primárnej dokumentácie pre účtovníctvo a odmeňovanie práce" (ďalej len - uznesenie N 1) schválilo formy dokumentov používaných pri vedení personálnych záznamov a potrebné aby zamestnávateľ viedol personálnu evidenciu. Medzi najdôležitejšie dokumenty patrí osobný preukaz zamestnanca (formulár T-2) a osobný preukaz štátneho (obecného) zamestnanca (formulár T-2GS (MS)). Tieto formy sa prakticky navzájom opakujú, s výnimkou niekoľkých sekcií.

Poznámka!Pre vedeckých pracovníkov sa dodatočne vydáva formulár T-4, ktorý sa používa vo vedeckých, výskumných, vedeckých a výrobných, vzdelávacích a iných inštitúciách a organizáciách pôsobiacich v oblasti školstva, vedy a techniky.

Je povinnosť viesť osobnú kartu? Potreba uchovávania tohto dokumentu je naznačená v článku 12 pravidiel uchovávania a uchovávania pracovných zošitov schválených vyhláškou vlády Ruskej federácie zo 04.16.2003 N 225 „O pracovných knihách“, v súlade s ktorou pri každom zápise v pracovnej knihe o vykonanej práci, prevode na iného je zamestnávateľ povinný oboznámiť majiteľa trvalého pracovného výkonu a prepustiť s podpisom v osobnom preukaze, v ktorom sa opakuje zápis vykonaný v pracovnej knihe. Áno a Pokyny o vykonávaní vojenskej registrácie v organizáciách schválených generálnym štábom ozbrojených síl Ruskej federácie 11. apríla 2008 hovoria, že vo forme T-2 prebieha vojenská registrácia brancov a zamestnancov zodpovedných za vojenskú službu je držaný.

Niektorí odborníci sa medzitým domnievajú, že v súvislosti s nadobudnutím účinnosti federálneho zákona z 06.12.2011 N 402-FZ „o účtovníctve“ má inštitúcia právo samostatne rozvíjať formu osobnej karty, pretože povinnosť používať zjednotené formuláre z uznesenia č. 1 boli zrušené. Nie je to však tak. V článku 9 uvedeného zákona sa uvádza, že formy primárnych účtovných dokladov pre organizácie verejného sektora sú stanovené v súlade s rozpočtovou legislatívou Ruskej federácie. V súčasnosti nie je zavedená žiadna iná forma osobného preukazu, preto organizácie a inštitúcie financované z rôznych úrovní rozpočtu musia používať formulár T-2 alebo T-2GS (MS).

Dizajn karty

Podľa Pokynov na používanie a vypĺňanie primárnych účtovných formulárov uvedených v uznesení č. 1 osobné karty vypĺňa zamestnanec personálnej služby za všetkých zamestnancov (stáli, dočasní, brigádnici) na základe príkaz (pokyn) na prijatie do zamestnania (formulár T -1 alebo T -1a) a dokumenty predložené zamestnancom v súlade s čl. 65 Zákonníka práce Ruskej federácie:

- cestovný pas alebo iný doklad totožnosti;

- pracovná kniha, okrem prípadov, keď je pracovná zmluva uzatvorená prvýkrát alebo zamestnanec začína pracovať na čiastočný úväzok;

- osvedčenie o poistení štátneho dôchodkového poistenia;

- vojenské registračné dokumenty - pre osoby zodpovedné za vojenskú službu a osoby podliehajúce odvodom;

- dokument o vzdelaní, kvalifikácii alebo dostupnosti špeciálnych znalostí - pri uchádzaní sa o zamestnanie vyžadujúce špeciálne znalosti alebo špeciálne školenie;

- ďalšie dokumenty, ktorých potreba predloženia je stanovená federálnymi zákonmi, dekrétmi prezidenta Ruskej federácie a nariadeniami vlády Ruskej federácie.

Ostatné údaje na vyplnenie karty pri uchádzaní sa o zamestnanie si zamestnanec zabezpečuje samostatne.

Otázka, v akej forme - papierovej alebo elektronickej - ponechať si kartu, sa vynára aj pred zamestnávateľmi, ale Smery na ňu nedávajú odpoveď. Sme presvedčení, že vyplnenie osobnej karty v papierovej forme je nevyhnutné, pretože zamestnanec musí byť oboznámený s niektorými záznamami pod podpisom.

Pravidlá pre zadávanie informácií

Ak sa pozriete na prvú a druhú stránku formulára, zobrazia sa polia na zadávanie kódov. Mám ich vyplniť? Áno treba. Na tento účel musíte použiť nasledujúce klasifikátory:

- OKATO (Celoruský klasifikátor objektov administratívno-územného členenia OK 019-95), schválený uznesením Štátnej normy Ruskej federácie z 31. júla 1995 N 413;

-OKIN (celo ruský klasifikátor informácií o populácii OK 018-95), schválený uznesením štátneho štandardu Ruskej federácie z 31. júla 1995 N 412;

-OKSO (celo ruský klasifikátor špecialít podľa vzdelávania OK 009-2003), schválený uznesením Štátneho štandardu Ruskej federácie z 30. septembra 2003 N 276-st;

-OKPDTR (celo ruský klasifikátor robotníckych profesií, kancelárskych miest a mzdových kategórií OK 016-94), schválený uznesením Štátneho štandardu Ruskej federácie z 26. decembra 1994, N 367.

Ak sú tieto stránky vyplnené elektronická forma(zvyčajne pomocou softvérových produktov, napríklad 1C), potom sú v nich už nainštalované všetky klasifikátory, takže personalista si môže vybrať iba požadovanú hodnotu z navrhnutých zoznamov.

Poznámka.Ak má zamestnanec internú pracovnú zmluvu na čiastočný úväzok, pridelí sa mu druhé personálne číslo a vyplní sa samostatná osobná karta.

V hlavičke formulára je teda uvedený názov organizácie, ktorý je prevzatý z podkladových dokumentov, ako aj zo stĺpcov:

- „Dátum vyhotovenia“ - je uvedený dátum vyplnenia osobnej karty, ktorý sa môže líšiť od dátumu prijatia zamestnanca. Odporúčame, aby ste neodkladali vyplnenie osobného preukazu a vydali ho najneskôr týždeň od dátumu zamestnania (analogicky s doložkou 10 pravidiel pre vedenie a uchovávanie pracovných kníh);

- „Personálne číslo“ - pridelené zamestnancovi pri prijatí a nemení sa pri presune alebo presune z jednej štrukturálnej jednotky do druhej;

- „Identifikačné číslo daňovníka“ a „Číslo osvedčenia štátneho poistenia“ - vyplnené na základe dokumentov predložených zamestnancom;

- "Abeceda" - vyplnené na usporiadanie kariet. Za týmto účelom sa uvedie prvé písmeno priezviska zamestnanca;

- „Charakter práce“ - ak je pracovná zmluva uzatvorená na dobu určitú, uveďte „dočasne“, ak na dobu neurčitú - „na dobu neurčitú“;

- "Druh práce" - v prípade uzatvorenia pracovnej zmluvy na kratší pracovný čas napíšte "polovičný úväzok", ak nie - "hlavný";

- „Pohlavie“ - vypíše sa iba prvé písmeno („M“ - muž, „F“ - žena).

Teraz prejdeme k sekciám osobnej karty.

Časť I "Všeobecné informácie"

Táto sekcia je určená na zadanie osobných údajov zamestnanca – údaje z pasu, informácie o vzdelaní, štátnom občianstve, či je ženatý.

Najprv však vyplníme stĺpček „Pracovná zmluva“, v ktorom je uvedený dátum a číslo zmluvy uzavretej so zamestnancom.

Na základe údajov z pasu sa vyplňujú položky od prvého do štvrtého:

A) priezvisko, meno a priezvisko sú uvedené v nominatívnom prípade v plnom rozsahu;

C) miesto narodenia je uvedené s prihliadnutím na všeobecne uznávané skratky („g.“ - mesto, „rn“ - okres, „r. P.“ - osada robotníkov atď.), Pričom sa zaznamenávajú okresy a kraje v genitív;

D) v stĺpci „Občianstvo“ je možné zadať tieto údaje:

- občan Ruská federácia(kód "1");

- občan Ruskej federácie a cudzieho štátu (kód „2“);

- cudzinec (kód „3“) - názov štátu (napríklad „cudzinec (Tadžická republika)“);

- osoba bez štátnej príslušnosti (kód "4") - uvedená pri predložení povolenia na pobyt.

Pri vypĺňaní doložky 5 sekcii „Znalosť cudzieho jazyka“. I formulára naznačuje stupeň znalosti jazyka: „Hovorím plynule“, „Čítam a dokážem sa vysvetliť“, „Čítam a prekladám slovníkom“.

Položka 6 „Vzdelávanie“ sa vypĺňa na základe dokladov o vzdelaní. Záznamy môžu byť tieto: „stredné odborné vzdelanie (technická škola / vysoká škola)“, „vyššie vzdelávanie (univerzita / akadémia / ústav)“ atď. Ďalej sa zapisujú:

- názvy vzdelávacích inštitúcií;

- údaje o dokumente potvrdzujúcom prijatie vzdelania;

- rok ukončenia štúdia;

- smer alebo odbornosť podľa dokladu o vzdelaní.

Poznámka.Pre postgraduálne vzdelávanie sú k dispozícii oddelené riadky.

Ak miesta, aby každý vzdelávacích organizácií nestačí, môžete zostaviť voľný list formátu A4, na ktorý môžete zapísať všetky potrebné údaje.

Pri vypĺňaní bodu 7 „Povolanie“ musíte uviesť povolanie bez skratiek na základe dokladu potvrdzujúceho jeho existenciu. V. regulačné dokumenty nehovorí, ktoré povolanie zamestnanca (ak má niekoľko povolaní) by malo byť uvedené ako hlavné. Domnievame sa, že je najlogickejšie označiť ako hlavné profesiu, o ktorú má zamestnávateľ najväčší záujem a v ktorej je zamestnanec prijatý. Odporúča sa označiť všetky profesie, ktoré má zamestnanec k dispozícii, ako „iné“ (tieto informácie môžu byť potrebné pri rozhodovaní o prechode na iného vhodné zamestnanie napríklad v prípade zníženia počtu zamestnancov a v iných prípadoch stanovených zákonom).

V odseku 8 sú uvedené údaje o dĺžke služby - všeobecná, nepretržitá a dávajúca nárok na bonus za dĺžku služby (v karte T-2GS (MS) sa poskytuje doplnkový riadok za dĺžku služby v štáte (obec ) služba dodatočných platieb k dôchodku). V každom prípade sa dĺžka služby vypočíta na základe záznamov v pracovnej knihe a (alebo) iných dokumentov potvrdzujúcich príslušnú dĺžku služby. Postup výpočtu si možno požičať z uznesenia Rady RF PF z 31. júla 2006 N 192p, podľa ktorého sa výpočet skúseností vykonáva súčtom oddelene dátumov konca a dátumov začiatku období práce. Rozdiel medzi týmito sumami je trvanie celkového zážitku. Pretože posledný deň práce sa považuje za deň prepustenia, je potrebné k celkovému počtu odpracovaných dní pripočítať jeden deň pre každý prípad prepustenia.

Pre tvoju informáciu.Stav vydatá (odsek 9) sa vypĺňa v súlade s OKIN (napríklad „nikdy nevydaný“, „registrované manželstvo“, „vdovec“), pričom sa vyhýba formuláciám ako „slobodný“ alebo „ženatý“.

V stĺpci „Zloženie rodiny“ je potrebné uviesť iba najbližších príbuzných, s ktorými zamestnanec žije. Môže to byť matka, otec, brat, manžel, dcéra atď. Na vyplnenie položky 11 „Pas“ je potrebné, aby ste do osobného preukazu zadali podrobnosti o doklade totožnosti. A informácie z pečiatky o mieste registrácie musia byť uvedené v odseku 12 "Adresa miesta bydliska: podľa pasu". Ak sa miesto skutočného pobytu líši od registrácie, podľa zamestnanca sa vyplní „adresa bydliska: skutočné“.

Oddiel II „Informácie o vojenskej registrácii“

Hlavnými dokumentmi, na základe ktorých sa vypĺňa tento oddiel, sú vojenský preukaz (alebo dočasné osvedčenie vydané výmenou za vojenský preukaz) a osvedčenie občana podliehajúceho brannej povinnosti.

Ak je občan na sklade, potom:

- položka 3 „Zloženie (profil)“ sa vypĺňa bez skratky (napríklad „velenie“, „lekársky“ alebo „vojaci“, „námorníci“ atď.);

- v odseku 4 „Úplné kódové označenie VUS“ sa zaznamená úplné označenie (šesť číslic, napríklad 021101 alebo šesť číslic a abecedný znak, napríklad 113194A);

- doložka 5 „Kategória spôsobilosti na vojenskú službu“ sa vypĺňa písmenami - A (vhodné pre vojenskú službu), B (vhodné pre vojenskú službu s menšími obmedzeniami), C (čiastočne vhodné pre vojenskú službu) alebo G (dočasne nespôsobilé) na vojenskú službu)... Ak údaje v príslušných položkách vojenského preukazu nie sú uvedené, kategória „A“ sa ruší;

- v odseku 7 "Je vo vojenskej evidencii" sa vypĺňa riadok "a" (jednoduchou ceruzkou) - ak existuje mobilizačný rozkaz a (alebo) pečiatka o vydaní a odňatí mobilizačného rozkazu, riadok "b" - pre občanov objednaných do organizácie na obdobie mobilizácie a vojny.

Pre občanov podliehajúcich brannej povinnosti:

- v klauzule 2 „Vojenská hodnosť“ sa vkladá položka „S výhradou brannej povinnosti“;

- v doložke 5 „Kategória spôsobilosti na vojenskú službu“ je písmeno - A (vhodné pre vojenskú službu), B (vhodné pre vojenskú službu s menšími obmedzeniami), C (čiastočne vhodné pre vojenskú službu), G (dočasne nevhodné pre vojenská služba) alebo D (nevhodný na vojenskú službu) - na základe záznamu v osvedčení občana podliehajúceho odvodom.

V odseku 8 oddielu. II osobného preukazu občana, ktorý dosiahol vekovú hranicu pre pobyt v zálohe, alebo občana uznaného za zdravotne nespôsobilého na vojenskú službu, urobí sa značka vo voľnom riadku „Vyradený z vojenskej evidencie podľa veku“ alebo „ Zo zdravotných dôvodov odstránený z vojenskej registrácie. “

Na konci druhej strany formulára sa personalista a zamestnanec, ktorému bola karta vyplnená, podpísali, čím potvrdili správnosť zadaných údajov.

Oddiel III „Nábor, preradenie na inú prácu“

Už z názvu tejto sekcie je zrejmé, ktoré záznamy do nej majú byť zapísané. Prvým z nich bude záznam o prijatí zamestnanca vyhotovený na základe objednávky na prijatie (formulár T-1 alebo T-1a). V budúcnosti sa tu bude vykonávať evidencia všetkých preradení zamestnanca na inú prácu. Upozorňujeme, že zamestnanec musí byť oboznámený s evidenciou tohto oddielu pod podpisom.

Oddiel IV „Osvedčenie“

Táto časť je vyplnená v prípade certifikácie zamestnancov v inštitúcii. Uvádza sa v ňom najmä dátum certifikácie, rozhodnutie certifikačnej komisie a podrobnosti o zápisnici zo zasadnutia komisie (dátum a číslo). Okrem toho sa v stĺpci „Základ“ uvádza odkaz na atestáciu alebo poradie na základe výsledkov atestácie.

Poznámka!V osobnej karte štátneho (obecného) zamestnanca (tlačivo T-2GS (MS)) oddiel. IV slúži na zadanie informácií o zadaní kvalifikačná kategória, hodnosť triedy, diplomatická hodnosť, vojenská hodnosť. Záznamy v ňom sa robia aj na základe dokumentov potvrdzujúcich prijatie hodnosti, hodnosti a titulu s povinným oboznámením zamestnanca s podpisom. V súlade s tým sa číslovanie nasledujúcich sekcií na karte vo forme T-2GS (MS) posúva.

Oddiel V „Pokročilé školenie“

Údaje o ďalšom vzdelávaní sa zaznamenávajú na základe dokumentov predložených pri prijímaní do zamestnania alebo predložených zamestnancom počas zamestnania. V tejto časti musíte zadať:

- dátumy začiatku a konca školenia;

- druh pokročilého školenia;

- názov vzdelávacej inštitúcie a jej sídlo (ústav zdokonaľovania ministerstva (útvar), fakulta zdokonaľovacej prípravy na vysokej škole, fakulta zdokonaľovacej prípravy na strednom odbornom vzdelávacom zariadení, ústav zdokonaľovacej prípravy a pod. );

- druh dokladu (certifikát, certifikát) a jeho údaje (číslo a dátum vydania).

V stĺpci „Základ“ môžete zadať podrobnosti objednávky o smerovaní zamestnanca na pokročilé školenie alebo môžete napísať nič (ak si zamestnanec nezávisle zlepšil kvalifikáciu).

V. Profesionálny rozvoj

dátum	Typ pokročilého školenia	Názov vzdelávacej inštitúcie, jej umiestnenie	Dokument (certifikát, certifikát)	Základňa
Začiatok školenia	Ukončenie školenia
názov	Sériové číslo	dátum
	2	3	4	5	6	7	8
10.11.2013	20.12.2013	Krátkodobý	FSBEI "Medziodbor	Identita	Vii	22.12.2013	objednať
		Kurzy	Inštitút pre pestovanie		123456		Od 01.11.2013
			Kvalifikácia a				N 27
			Preškolenie personálu
			NNGASU ", Nižný
			Novgorod

Oddiel VI „Profesionálne preškolenie“ sa vypĺňa rovnako ako v ods. V "Rozšírené školenie".

Sekcia VII "Ocenenia (stimuly), čestné tituly"

Povedzme hneď, že v preukaze podľa formulára T-2GS (MS) má tento oddiel číslo VII a nazýva sa „Štátne a rezortné vyznamenania, čestné tituly“. Bez ohľadu na to, ako sa táto časť nazýva, je potrebné uviesť názov ocenenia alebo povzbudenia (diplom, medaila atď.), Ako aj podrobnosti o dokumente, na základe ktorého je zamestnanec povzbudzovaný.

Upozorňujeme, že informácie o prémiách poskytovaných mzdovým systémom nie sú zahrnuté v tejto časti.

Oddiel VIII „Prázdniny“

Táto časť slúži na účtovanie všetkých dovoleniek poskytnutých zamestnancovi počas zamestnania v konkrétnej inštitúcii. Základom pre zápisy sú príkazy na poskytnutie dovolenky.

Zdôrazňujeme zvláštnosť vyplnenia tejto časti: na základe objednávky sa zadáva iba dátum začiatku dovolenky a dátum konca sa zadáva po skutočnom návrate zamestnanca z dovolenky. Je to spôsobené tým, že v prípade odvolania zamestnanca z dovolenky alebo jej predĺženia môže byť dátum skončenia iný, ako je uvedený v príkaze na poskytnutie dovolenky.

Nezabudnite tu vziať do úvahy prázdniny bez platu, pretože ich trvanie ovplyvňuje výpočet dĺžky služby, ktorá dáva nárok na ročnú základnú platenú dovolenku (článok 121 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Oddiel IX „Sociálne dávky, na ktoré má zamestnanec nárok v súlade so zákonom“

Zadanie informácií v tejto časti umožní zamestnancovi personálneho oddelenia sledovať poskytovanie benefitov a záruk stanovených legislatívou. Informácie sa zadávajú na základe dokumentu predloženého zamestnancom - osvedčenia o zdravotnom postihnutí atď. Ako základ výhody odporúčame uviesť federálny zákon alebo iný normatívny akt, ktorý poskytuje výhodu alebo záruku.

Oddiel X"Ďalšie informácie"

Pre úplnosť účtovníctva sú tu v prípade potreby uvedené ďalšie informácie o zamestnancovi, napríklad prítomnosť vodičského preukazu, stanovisko MSEC k podmienkam a povahe práce.

Oddiel XI „Dôvody pre ukončenie pracovnej zmluvy (prepustenie)“

Toto je posledná časť karty, ktorá sa vypĺňa iba vtedy, ak je zamestnanec prepustený. Je do nej zavedený základ pre ukončenie pracovnej zmluvy alebo prepustenie, je stanovený dátum prepustenia a podrobnosti o príkazoch (pokynoch) k tomu. Upozorňujeme, že záznam v tejto sekcii je osvedčený podpisom nielen zamestnanca, ale aj personalistu.

Zhrnúť

Ako vidíte, v dizajne osobnej karty nie je nič zložité. Ak je potrebné zmeniť informácie o zamestnancovi (napríklad priezvisko alebo údaje z pasu), musíte prečiarknuť staré informácie v jednom riadku a potom (nad prečiarknutým textom alebo ak je vedľa neho voľné miesto) zapíšte si nový s dátumom opravy. Toto poradie považujeme za optimálne. Neexistujú žiadne špeciálne pravidlá upravujúce zavedenie zmien na osobnej karte.

Pretože osobné karty musia byť v organizácii uchovávané 75 rokov a ich údržba sa často stáva predmetom overovania Štátnou inšpekčnou agentúrou, nezanedbávajte požiadavky legislatívy a zostavte tieto dokumenty: namiesto ďalšieho konania strávte pol hodinu so Štátnou inšpekciou a súdom.

Osobná karta je hlavným účtovným dokladom, ktorý obsahuje osobné údaje zamestnanca. Formulár osobnej karty č. T-2 bol schválený uznesením Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie z 5. januára 2004 č. 1. Osobné karty pre zamestnancov musia mať všetky firmy bez ohľadu na organizačné a právne formy. Osobná karta zamestnanca vydané pre každého zamestnanca, ktorý je prijatý do firmy na základe pracovnej zmluvy. Začína sa zamestnaním a je držaná počas celého obdobia jeho zamestnania v spoločnosti. S prepustením zamestnanca osobná karta t 2 zatvára, ale naďalej je uložený v spoločnosti.

Je možné nevytvárať si osobné karty, ale namiesto nich vykonávať osobné záležitosti?

Nie Spoločnosť nie je povinná vyhotovovať osobné spisy pre zamestnancov, pričom osobným preukazom tlačiva č. T-2 je povinný dokument. Je to priamo uvedené v „Pravidlách údržby a skladovania pracovných kníh“ (s. 12). Hovorí sa, že v osobnej karte formulára T-2 sa opakujú všetky záznamy z pracovného zošita o prijímaní, prevodoch a prepúšťaní. Zamestnávateľ je povinný zoznámiť zamestnanca s každým takýmto záznamom po prijatí na osobnú kartu.

Aké dokumenty sú potrebné na vyplnenie osobnej karty

Na vyplnenie formulára T-2 potrebujete príkaz na prijatie zamestnanca a osobné dokumenty zamestnanca, a to:

• história zamestnaní;
• cestovný pas;
• vojenský preukaz (pre osoby zodpovedné za vojenskú službu);
• doklad o promócii;
• osvedčenie o štátnom dôchodkovom poistení;
• osvedčenie o registrácii u daňových úradov;
• iné doklady (napríklad zdravotná knižka, vodičský preukaz, doklady potvrdzujúce zdokonaľovanie, udeľovanie štátnych vyznamenaní, prítomnosť zdravotného postihnutia a pod.). Okrem toho budú potrebné také informácie, ktoré nie je možné získať z dokumentov. Kontaktný telefón, rodinné zloženie, dátumy narodenia príbuzných, úroveň ovládania cudzieho jazyka – všetky tieto údaje musí zamestnanec o sebe uviesť. Preto je potrebné, aby bol prítomný pri registrácii osobnej karty.

Neverte vyplneniu formulára č. T-2 samotnému zamestnancovi, ale vyplňte len vlastnou rukou. Osobná karta – doklad prísna zodpovednosť a vy zodpovedáte za to, že je správne naformátovaný.

Osobná karta sa skladá z jedenástich sekcií:

1. Všeobecné informácie
2. Informácie o vojenskej registrácii
3. Nábor a presun na inú prácu
4. Osvedčenie
5. Školenia
6. Profesionálne preškolenie
7. Ocenenia (stimuly) a čestné tituly
8. Dovolenka
9. Sociálne dávky, na ktoré má zamestnanec nárok v zmysle zákona
10. Ďalšie informácie
11. Dôvody ukončenia pracovnej zmluvy (výpoveď).

V každej z týchto sekcií sú stĺpce, kde je potrebné zaznamenať informácie o zamestnancovi. A v prvej sekcii (Všeobecné informácie) sú tiež okná na kódovanie informácií. Kódy na vyplnenie osobnej karty nájdete v klasifikátoroch informácií:

• OKIN (celo ruský klasifikátor informácií o populácii OK 018-95), schválený uznesením Štátneho štandardu Ruskej federácie z 31. júla 1995 č. 412;
• OKSO (Celoruský klasifikátor odborností vo vzdelávaní OK 009-2003), schválený uznesením Štátnej normy Ruskej federácie z 30. septembra 2003 č. 276-st;
• OKPDTR (celo ruský klasifikátor robotníckych profesií, kancelárskych miest a mzdových kategórií OK 016-94), schválený uznesením Štátneho štandardu Ruskej federácie z 26. decembra 1994, č. 367;
• OKATO (Celoruský klasifikátor objektov administratívno-územného členenia OK 019-95), schválený uznesením Štátnej normy Ruskej federácie z 31. júla 1995 č.413.

Je povinné kódovať údaje na osobnej karte?

Nie je to potrebné. Kódovanie je určené na automatizované spracovanie údajov a štatistické účtovníctvo. Bol zavedený, keď ešte neexistovali univerzálne počítačové programy pre dôstojníkov. Pomocou počítača, ktorý čítal kódy z dokumentov, bolo možné spočítať počet zamestnancov a rozdeliť ich do kategórií (stupeň vzdelania, profesia a pod.). Teraz sa takéto spracovanie prakticky nikde nevykonáva. Aj keď personalisti používajú špeciálne počítačové programy, ktoré automaticky vkladajú kódy do osobnej karty, samotné kódy stratili svoj pôvodný význam. Majte však na pamäti, že grafy nemôžete odstrániť zo zjednotených formulárov. Preto, ak nekódujete informácie, neodstraňujte kódové okná, ale jednoducho ich nechajte prázdne.

Začiatok formulára a časť „Všeobecné informácie“

Po prvé, názov spoločnosti je uvedený v súlade s chartou a inými zakladajúcimi dokumentmi. V pravom hornom rohu musíte zadať kód OKPO spoločnosti (váš hlavný účtovník ho pozná). Napíšte dátum digitálneho vyplnenia osobnej karty, napríklad 08/11/2006.

• číslo personálu (je priradené zamestnancovi pri prijatí práce a nemení sa počas presunov a pohybov v rámci organizácie);
• identifikačné číslo daňovníka - DIČ. Ak nebol priradený zamestnancovi, nechajte bunku prázdnu;
• číslo osvedčenia o poistení štátneho dôchodkového poistenia;
• abeceda (prvé písmeno priezviska zamestnanca);
• povaha práce (trvalo alebo dočasne);
• druh práce (hlavný alebo čiastočný úväzok);
• pohlavie muž žena).

Teraz je potrebné vyplniť najobjemnejšiu časť formulára T -2 - „Všeobecné informácie“. Najprv v špeciálnom políčku uveďte číslo a dátum pracovnej zmluvy uzavretej so zamestnancom.

POLOŽKA 1. PRIEZVISKO, KESTNÉ MENO, ZÁČENSTVO “. Opatrne prepíšte údaje z pasu zamestnanca. Meno a priezvisko musia byť uvedené v úplnom znení. Skúste si na riadkoch nechať priestor pre budúce zmeny osobných údajov (to platí najmä vtedy, ak vypĺňate osobnú kartu ženy).

POLOŽKA 2. DÁTUM NARODENIA “. Mesiac narodenia sa píše písmenami, kým číslo a rok číslicami. Na pravej strane do políčka s kódom napíšte číselne svoj dátum narodenia.

POLOŽKA 3. l MIESTO NARODENIA “. Zaznamenané v súlade s pasom. Ak kódujete údaje vo formulári T-2, potom na vyplnenie bodu 3 budete potrebovať OKATO.

POLOŽKA 4. NÁRODNOST “. Pre záznamy o občianstve existujú štandardné jazyky. Sú obsiahnuté v OKIN. A aj keď nezakódujete informácie do osobnej karty, záznam v textovom poli odseku 4 musí prísne spĺňať tento klasifikátor.

Znenie záznamu o občianstve

Znenie	OKIN kód
Občan Ruskej federácie	1
Občan Ruskej federácie a cudzieho štátu (dvojité občianstvo)	2
Cudzí občan	3
Osoba bez štátnej príslušnosti	4

Čo napísať v odseku 4 osobného preukazu, ak má zamestnanec dvojité občianstvo?

V takom prípade v zátvorkách uveďte druhú krajinu, ktorej je zamestnanec občanom. Napríklad: „Občan Ruskej federácie a cudzí štát (Poľsko)“. V osobných kartách cudzích občanov je tiež potrebné uviesť krajinu: „Cudzí občan (Bieloruská republika)“.

BOD 5. ZNALOSŤ CUDZIEHO JAZYKA“. Pri vypĺňaní tejto položky musíte tiež dodržať všeobecne uznávané znenie OKIN, ktoré je uvedené v tabuľke nižšie. Stupeň znalosti jazyka je lepšie uviesť v prvej osobe jednotné číslo: „Hovorím plynule,“ čítam a prekladám slovníkom. “ Ak odložíte kódy, myslite na to, že kódy majú nielen stupne znalosti jazyka, ale aj jazyky samotné. Napríklad v anglického jazyka kód 014, francúzština - 213, taliančina - 070, nemčina - 135. Preto musíte zadať oba kódy a oddeliť ich niekoľkými medzerami.

Formulácie záznamu o znalosti jazyka

POLOŽKA 6. VZDELÁVANIE “. Existuje niekoľko stupňov vzdelania (nazývajú sa aj vzdelanostné kvalifikácie). Úrovne vzdelania spolu s ich kódmi na označenie sú uvedené v zozname OKIN. V tabuľke nižšie sú uvedené stupne vzdelania s vysvetlivkami a kódmi. Ak vám zamestnanec predložil potvrdenie o postgraduálnom vzdelaní, budete musieť vyplniť príslušný blok v položke „Vzdelanie“. Zároveň pamätajte, že kód 01 zodpovedá postgraduálnemu štúdiu, rezidentskému a postgraduálnemu štúdiu a kód 02 (podľa OKIN) doktorandskému štúdiu. Okno pre kód OKSC nechajte prázdne, pretože pre OKSC neexistujú žiadne kódy pre špecializácie postgraduálneho vzdelávania.

Úroveň vzdelania (kvalifikácia)

Úroveň vzdelania	Čo tým myslí?	OKIN kód
Základné (všeobecné) vzdelávanie	Zamestnanec absolvoval tri alebo štyri triedy strednej školy a znova neštudoval, alebo štúdium nedokončil do konca 9. ročníka (podľa 11-ročného systému) školské vzdelávanie) alebo 8. ročník (s 10-ročným školským systémom)	02
Základné všeobecné vzdelanie	Zamestnanec ukončil 9 ročníkov strednej školy (v 11-ročnom školskom systéme) alebo 8 ročníkov (v 10-ročnom školskom systéme) a získal vysvedčenie	03
Stredné (úplné) všeobecné vzdelanie	Zamestnanec absolvoval strednú školu, gymnázium alebo lýceum (ročník 11 alebo 10) a získal osvedčenie	07
Počiatočné odborné vzdelávanie	Zamestnanec vyštudoval odborné učilište (PTU) a získal osvedčenie	10
Stredné odborné vzdelanie	Zamestnanec absolvoval strednú špecializovanú vzdelávaciu inštitúciu (technickú školu, vysokú školu alebo školu) a získal diplom	11
Neúplné vysokoškolské vzdelanie	Zamestnanec absolvoval tri alebo viac kurzov vysokej školy (ústavu, univerzity alebo akadémie) a už neštudoval alebo pokračuje v štúdiu	15
Vyššie vzdelanie	Zamestnanec vyštudoval vysokú školu (ústav, univerzitu alebo akadémiu) a získal diplom	18
Postgraduálne vzdelávanie	Zamestnanec absolvoval pobytové, postgraduálne, postgraduálne alebo doktorandské štúdium a získal diplom	19

Ak sa zamestná študent, ktorý ešte neukončil vysokú školu, ako vyplniť v osobnej karte položku „Vzdelanie“?

Ak zamestnanec študuje v štvrtom, piatom alebo šiestom ročníku vysokej školy, o neukončenom vzdelaní sa vedie evidencia na základe potvrdenia vzdelávacej inštitúcie, preukazu študenta alebo klasifikačnej knižky. A ak študent práve vstúpil do vzdelávacej inštitúcie a študuje na počiatočné kurzy, potom do osobného preukazu je potrebné zaznamenať vzdelanie, ktoré má v čase uchádzania sa o zamestnanie. Povedzme, že študent dokončil strednú školu pred nástupom na vysokú školu. To znamená, že má základné všeobecné vzdelanie. Rovnakým spôsobom sa položka „Vzdelávanie“ vypĺňa pre študentov, ktorí ešte neabsolvovali vzdelávaciu inštitúciu stredného odborného vzdelávania.

BOD 7. lPROFESIA “. Tento odsek odráža informácie o tom, akú profesiu zamestnanec vlastní. Okrem toho musíte zadať nielen hlavné, ale aj ďalšie profesie (ak existujú). Ako hlavné sa zvyčajne uvádza povolanie, o ktoré má spoločnosť najväčší záujem, alebo povolanie, v ktorom zamestnanec nadobudol najviac pracovných skúseností. Na kódovanie povolania budete potrebovať OKPDTR.

BOD 8. lETAPA PRÁCE“. Seniorita - všeobecná, súvislá a poskytujúca právo na dávky - sa vypočíta na základe záznamov v pracovnej knihe alebo iných podporných dokumentov (pracovné zmluvy, potvrdenia z pracovného miesta atď.). CELKOVÉ OBDOBIE PRÁCE sa posudzuje nasledovne: najskôr musíte zapísať všetky dátumy prijatia do zamestnania a všetky dátumy prepustení z pracovnej knihy zamestnanca. Potom tieto dátumy pridajte oddelene. Pôjde o dve sumy – prvá bude pozostávať z dátumov prijatia do zamestnania a druhá bude pozostávať z dátumov prepustenia. Ďalším krokom je odpočítanie prvej od druhej sumy. Pri tomto výpočte sa v každom období stratí jeden deň. To znamená, že po výpočte musíte k výslednému počtu pridať toľko dní, koľko bolo období prijatia a prepustenia. Ak sa v dôsledku výpočtu dĺžky služby získa záporný počet mesiacov alebo dní, potom z počtu rokov bude rozdelenie trvať 12 mesiacov a od počtu mesiacov - 30 dní. Číslo získané po všetkých výpočtoch sa prevedie na roky, mesiace a dni, pričom sa vezme do úvahy, že v priemere je 30 dní v mesiaci a 12 mesiacov v roku.

Príklad

Inžinier V.A. Danilov, tri obdobia prijatia a prepustenia sú zaznamenané v pracovnej knihe:
- od 27. 5. 1996 do 13. 3. 2003 pracoval ako inžinier na FSUE lKontakt “;
- od 19. marca 2003 do 31. januára 2004 bol projektovým manažérom v ZAO lAlbatros “;
- od 1. 2. 2004 do 4. 8. 2006 zastával funkciu vedúceho oddelenia v LLC LRIM " a od 11. 8. 2006 začal pracovať v CJSC" Alpha ".
Zhrňme si termíny prijatia do zamestnania:
27.05.1996 + 19.03.2003 + 01.02.2004 = 47.10.6003 Potom zhrnieme dátumy prepustení z práce:
13.03.2003 + 01/31/2004 + 08/04/2006 = 12/48/6013 Teraz odpočítame súčet dátumov prijatia od súčtu dátumov prepustenia:
48.12.6013 - 47.10.6003 = 01.02.0010 (10 rokov, 2 mesiace a 1 deň).

K počtu získaných dní pripočítame ďalšie 3 dni, pretože zamestnanec mal 3 obdobia prijatia a prepustenia. Ukazuje sa, že V.A. Danilova má 10 rokov, 2 mesiace a 4 dni.

Ak chcete vypočítať KONTINUÁLNE ZAMESTNANOSŤ, musíte skontrolovať trvanie prestávok medzi dátumom prepustenia a prijatia. V tomto prípade je potrebné sa pri prideľovaní dávok pre štát riadiť pravidlami pre výpočet nepretržitej dĺžky služby pracovníkov a zamestnancov. sociálne poistenie“, Schválené uznesením Rady ministrov ZSSR z 13. apríla 1973 č.252. Ak bol zamestnanec prepustený z viny (neprítomnosť, dostavenie sa do práce v stave opitosti atď.), Dĺžka služby sa v každom prípade preruší.

Príklad

V pracovnej knihe inžiniera Danilova (pozri predchádzajúci príklad) vidíme, že mal tri prestávky medzi prepustením a Nová práca: od 13. do 19. marca 2003, od 31. januára do 1. februára 2004 a od 4. do 11. augusta 2006. Vo všetkých troch prípadoch prestávky nepresiahli 21 kalendárnych dní. To znamená, že Danilovova nepretržitá skúsenosť bude rovnaká ako všeobecná - 10 rokov, 2 mesiace a 4 dni. A ak by, povedzme, zamestnanec dostal novú prácu nie 19. marca, ale 19. mája 2003, seniorát by sa prerušil a opäť by začal plynúť. Potom by to bolo vyrovnané posledné obdobie nepretržitej práce inžiniera - od 19. mája 2003 do 4. augusta 2006 - a bola by 3 roky, 2 mesiace a 17 dní (výpočet bol vykonaný podľa schémy uvedenej v predchádzajúcom príklade).

BOD 9. „STAV MANŽELSTVA“. Vypĺňa sa na základe pasu, a ak neexistujú žiadne zodpovedajúce značky, potom podľa slov zamestnanca. OKIN obsahuje štandardné znenie sobášneho stavu občana. Sú uvedené v tabuľke nižšie spolu s kódmi.

Znenie manželského záznamu

Rodinný stav	Kód podľa OKIN
Nikdy nebol ženatý	1
Je v registrovanom manželstve	2
Je v neregistrovanom manželstve	3
vdovec (vdova)	4
rozvedený (rozvedený)	5
Rozptýlené (rozptýlené)	6

POLOŽKA 10. RODINNÉ ZLOŽENIE „. Najbližšími príbuznými, ktorí sú uvedení v tomto odseku, sú spravidla rodičia, manželia, deti, súrodenci a tiež osoby, v ktorých výchove zamestnanec bol alebo je.

BOD 11. lPASSPORT “. V tomto odseku sú uvedené pasové údaje zamestnanca.

POLOŽKA 12. DÁMA REZIDENCIE “. Tento odsek obsahuje veľmi dôležité informácie. Určite ho budete potrebovať napríklad na to, aby ste našli chýbajúceho zamestnanca, poslali mu poštou akékoľvek oznámenie alebo pracovný zošit, ale aj aby ste ho urgentne odvolali z dovolenky. Požiadajte zamestnanca, aby uviedol čo najviac kontaktných čísel - domáce, mobilné, telefónne číslo na čiastočný úväzok.

Ako vyplniť položku 12, ak zamestnanec nebýva tam, kde je evidovaný?

V takom prípade nechajte na skutočnú adresu prázdny riadok - koniec koncov, zamestnanec sa môže pohybovať aj bez zmeny registrácie. Potom do tohto riadku jednoducho zadáte adresu, na ktorej skutočne začal bývať.

Aký je správny spôsob vykonania opráv v osobnej karte? Je možné zakryť nepresnosti korektorom zdvihov?

Nie, nie je dovolené zakrývať informácie korekčnou tekutinou na osobnej karte, lepiť ju papierom alebo čistiť gumou. Ak ste pri vypĺňaní svojej osobnej karty urobili chybu, je lepšie ju znova prerobiť. A ak sa po nejakom čase po vyplnení zistí chyba a je nepraktické prepisovať kartu, opravte nesprávne zadanie nasledovne. Najprv opatrne prečiarknite nesprávny údaj jedným riadkom. Potom nad alebo vedľa tohto záznamu urobte správny a napíšte slovo „opravený“. Pod opravu uveďte svoj podpis a požiadajte zamestnanca, aby sa podpísal. Nezabudnite nižšie uviesť dátum opravy.

Pri vypĺňaní bodov „Miesto narodenia“ a adresa miesta bydliska „prvého oddielu vašej osobnej karty používajte všeobecne uznávané skratky názvov adresných predmetov. Sú uvedené v tabuľke nižšie.

Bežné skratky
názvy adresných objektov

Druhy cielené predmety	Skrátené.	Druhy cielené predmety	Skrátené.
Autonómna oblasť	JSC	Sloboda	sl.
Autonómna oblasť	Aobl.	Stanica	Čl.
Mesto	G.	Chutor	NS.
Hrana	hrana	Ulička	ulička
Región	regiónu	Bulvár	br
republika	Rep.	Vstup	vstup
Okres	NS	Cesta	dor
Ulus	St	Hospodárske zvieratá bod	w
Dedina mestský typ	mesto	Registrácia	príchod
Pracovná (továrenská) dedina	rn	Štvrťrok	štvorcový-l
Rezortná dedina	kp	Prsteň	prsteň
Predmestská dedina	dp	Riadok	riadok
Volost	farnosť	Nábrežie	emb.
Aal	aal	Park	Park
Osady (ok)	h.	Sťahovanie	pohybujúce sa
Aul	aul	Lane	za.
Dedina vidieckeho typu	NS.	Plánovanie okres	NS
Železnica búdka	železničná búdka	Oblasť	pl-ka
Dedina	atď.	Námestie	pl.
Dedina a (na) stanici (s)	p / st.	Pochinok	opravy
Železničné kasárne	železničné kasárne	Cestovanie	cestovanie
Železnica rýchlo	železničný stĺp	Prosek	glades
Železničná vlečka	železničný rzd.	Vidiecka cesta	pruhu
Železničná zastávka (predbiehací) bod	železnica op	trieda	trieda
		Ulička	ulička
Železničná stanica	Železničná stanica	Odchod	rzd
Priemyselný zóna	priemyselná zóna	Stanitsa	st-tsa
Dedina	s	Územie	p.
Zaimka	zajať	Štruktúra	ter.
Kasárne	kasárne	Traktát	trakt
Kishlak	Komu.	Slepá ulica	hlúpy.
Miesto	m.	Ulica	sv.
Mikrodistrikt	md.	Sprisahanie	uch-to
Lokalita	np	Diaľnica	NS.
Ostrov	Ostrov

Časť l Informácie o vojenskej registrácii "

Toto je jediná časť, ktorej vyplnenie je podrobne popísané v návode na používanie a vypĺňanie tlačív primárnej účtovnej dokumentácie o pracovnom účtovníctve a odmeňovaní “(schválené výnosom Štátneho štatistického výboru Ruska z 5. januára , 2004 č. 1).

Všetci občania, ktorí sa uchádzajú o prácu, sú rozdelení na tých, ktorí sú zodpovední za vojenskú službu, a tých, ktorí nezodpovedajú za vojenskú službu. Za vojenskú službu sú zase zodpovední buď občania, ktorí už slúžili, ktorí sú v zálohe, alebo budúci branci. Časť o vojenskej registrácii sa vypĺňa iba pre osoby zodpovedné za vojenskú službu.

Druhá časť formulára T-2 sa vypĺňa odlišne pre záložných dôstojníkov a pre tých, ktorí nedosiahli dôstojnícku hodnosť. Ktoré vojenské hodnosti nie sú hodnosťami dôstojníkov?

V armáde vojaci, seržanti a praporčík nie sú dôstojníkmi, ale v námorníctve sú námorníci, majstri a praporčík (článok 46 federálneho zákona o vojenskej službe a vojenskej službe z 28. marca 1998, č. 53- FZ).

Na vyplnenie druhej časti svojho osobného preukazu budete potrebovať buď vojenský preukaz (namiesto vojenského preukazu vydaný dočasný preukaz), alebo občiansky preukaz, ktorý bude povolaný na vojenskú službu. Informácie, ktoré je potrebné zadať do odsekov druhej časti, sú uvedené v tabuľke nižšie.

Pravidlá vypĺňania druhej časti osobnej karty

Odstavec	Ako vyplniť
Akciová kategória	Nevypĺňa sa pre dôstojníkov v zálohe a pre budúcich brancov. V ostatných prípadoch sa číslo 1 alebo 2 uvádza v súlade s údajmi vojenského preukazu.
Vojenská hodnosť	Vyplní sa pre všetkých brancov. Bývalý vojak si píše do osobnej karty vojenská hodnosť podľa vojenského preukazu a budúci branec si urobí poznámku: "Podlieha odvodu."
Zloženie (profil)	Pre brancov sa nevypĺňa. Pre tých, ktorí nedosiahli hodnosť dôstojníka, je v tomto odseku napísané zloženie, napríklad „vojaci“, „námorníci“, „práporčíci“. Pre dôstojníkov musíte namiesto zloženia uviesť profil - lCommand, lMedical atď.
Úplné kódové označenie VUS	VUS je vojenská účtovná špecializácia. Jeho kód nájdete na vojenskom preukaze dôstojníka. Pre budúcich brancov je táto položka nevyplnená.
Kategória vojenskej zdatnosti	Uvádza sa iba písmeno bez dekódovania: A - vhodné na vojenskú službu; B - vhodný na vojenskú službu s menšími obmedzeniami; B - čiastočne spôsobilý na vojenskú službu; G - dočasne nespôsobilý na vojenskú službu; D - nevhodný na vojenskú službu.
Názov vojenského komisariátu v mieste bydliska	Názov vojenského registračného a nástupného úradu, v ktorom je zamestnanec registrovaný.
Je vo vojenskom registri	Vypĺňa sa, ak vojenský preukaz obsahuje poznámky o mobilizačných rozkazoch alebo ak je zamestnanec zaradený na obdobie mobilizácie a na vojnu (v tomto prípade musí mať zodpovedajúce potvrdenie). Všetky poznámky v odseku 7 je potrebné urobiť jednoduchou ceruzkou.
Značka vyradenia z vojenskej registrácie	Ak zamestnanec dosiahol vekovú hranicu pre pobyt v zálohe alebo je zo zdravotných dôvodov uznaný za nespôsobilého na vojenskú službu, v odseku 8 musíte uviesť poznámku: „vyradený z vojenského registra podľa veku“ alebo vyradený z vojenského registra zo zdravotných dôvodov."

Oddiel l Nábor,
preradenie na inú prácu “

Časť začína záznamom o zamestnaní v spoločnosti a vypĺňa sa súčasne s pracovnou knihou zamestnanca. Zápisy sa robia v súlade s pracovnou zmluvou, objednávkami na prijatie a transfery. Tu musíte zadať nasledujúce informácie:

• dátum prijatia (prevodu);
• štrukturálna jednotka, do ktorej je zamestnanec prijatý alebo preložený;
• pozícia (odbor, profesia), kategória, trieda (kategória) kvalifikácie;
• plat alebo mzdová sadzba, príspevok.

Do stĺpca „Základ“ je potrebné napísať dátum a číslo pracovného pomeru (prevod). A nakoniec musíte zamestnanca požiadať, aby sa zapísal do stĺpca „Osobný podpis majiteľa zošita“.

Sekcie lAtestácia ",
lPokročilá kvalifikácia,
lProfesionálne preškolenie “

Časť LATTESTÁCIA "treba vyplniť, ak spoločnosť vykonáva certifikáciu zamestnancov (pozri kapitolu LATTESTÁCIA"). Najprv je uvedený dátum certifikácie, potom je stručne zaznamenané rozhodnutie certifikačnej komisie a je tiež uvedený dátum a počet zápisov zo zasadnutia komisie. Do stĺpca „Základ“ uveďte dátum a číslo objednávky na certifikáciu. Atestačná komisia rozhoduje nielen o vhodnosti či nevhodnosti zamestnanca na obsadzovanú pozíciu, ale dáva aj odporúčania generálnemu riaditeľovi (napr. poslať zamestnanca na školenie, zvýšiť mu plat, preradiť na inú pozíciu). Tieto odporúčania môžu byť zohľadnené aj v tejto časti.

V časti lPokročilé kvalifikácie “sa spravidla uvádzajú údaje o dlhodobom vzdelávaní vo vzdelávacej inštitúcii pre pokročilé (nad 100 hodín). Po absolvovaní takéhoto školenia dostane zamestnanec osvedčenie, osvedčenie alebo diplom stanovenej vzorky.

PROFESIONÁLNY RETRAINING je získanie ďalšej profesie. Okrem toho hovoríme o odbornej príprave na základe vyššieho vzdelania a najmenej 500 akademických hodín. Šiesta časť osobného preukazu sa vypĺňa na základe diplomu alebo osvedčenia o odbornej rekvalifikácii.

Súvisí krátkodobé školenia (jedno alebo dvojdňové workshopy, na ktorých sa zamestnanec zúčastňuje) s ďalším vzdelávaním?

Áno, platí („Štandardné nariadenie o vzdelávacej inštitúcii ďalšieho odborného vzdelávania“, schválené nariadením vlády RF z 26. júna 1995 č. 610). Nie je však potrebné zapísať si úplne všetky semináre, ktorých sa zúčastnil, do pracovnej knihy a osobného preukazu zamestnanca, inak nemusí byť v príslušných častiach dostatok miesta.

Ako vyplniť siedmu sekciu osobnej karty „Ceny (incentívy), čestné tituly“?

Táto časť berie do úvahy ocenenia spoločností a vlády. Do zodpovedajúcich stĺpcov musíte uviesť názov vyznamenania, číslo a dátum objednávky alebo iného dokumentu o ocenení (napríklad dekrét prezidenta Ruskej federácie o udelení štátneho čestného titulu). Tiež v tejto sekcii sú duplicitné informácie o oceneniach z pracovnej knihy zamestnanca. Článok 24 Pravidiel pre vedenie a uchovávanie zošitov „obsahuje úplný zoznam ocenení, o ktorých je potrebné zapísať do zošita, a teda aj do osobnej karty zamestnanca.

Prázdninové sekcie “,„ Sociálne dávky “,„ Ďalšie informácie “

V časti „Prázdniny“ sú zaznamenané všetky druhy prázdnin (ročné, vzdelávacie, neplatené atď.). Nezabudnite, že v stĺpci „Pracovné obdobie“ musíte v každom prípade uviesť celý pracovný rok, na ktorý sa poskytuje dovolenka. Základom je buď dovolenkový rozvrh, alebo dovolenkový príkaz.

Ak si zamestnanec vezme časť platenej dovolenky za rok, urobte to v stĺpci „Typ dovolenky“. Okrem toho je potrebné na osobnej karte vyznačiť moment, kedy je dovolenka za daný pracovný rok plne vyčerpaná. Pomôže vám to presnejšie sledovať prázdniny.

Ak zamestnanci predložia oddeleniu personalistiky dokumenty, podľa ktorých majú zákonný nárok na akékoľvek sociálne dávky súvisiace so zamestnaním, máte dôvody na vyplnenie deviatej časti svojej osobnej karty „Sociálne dávky“. Môže to byť osvedčenie o zdravotnom postihnutí, osvedčenie o zdravotne postihnutom dieťati, osvedčenie vojnového veterána, osvedčenie o tom, že zamestnanec je darcom atď. Ako základ odporúčame uviesť normatívny akt (zákon), ktorý dáva zamestnanec má právo na výhody ...

Časť osobných kariet „Ďalšie informácie“ je určená pre informácie, ktoré nie sú zahrnuté v iných častiach. Tu môžete spomenúť vodičský preukaz, ešte neabsolvované školenie, pas atď.

Oddiel l Dôvody ukončenia
pracovná zmluva (výpoveď)

Kým zamestnanec pracuje vo firme, posledný, jedenásty, oddiel osobnej karty zostáva prázdny. A keď odstúpi, tu budete musieť zadať dôvody prepustenia s odkazom na príslušný článok Zákonníka práce Ruskej federácie, uviesť dátum prepustenia, ako aj číslo a dátum príkazu na ukončenie pracovného pomeru. zmluvu. Zatvorte osobnú podpisovú kartu personalistu a zamestnanca.

Zamestnankyňa si v súvislosti s manželstvom zmenila priezvisko. Na zmenu priezviska na osobnom preukaze s ním musím uzavrieť dodatočnú dohodu k pracovnej zmluve?

Nie, nie Pretože priezvisko zamestnanca nie je základnou podmienkou pracovnej zmluvy, ale odkazuje na informácie o zamestnancovi, jeho zmena neznamená povinnosť strán uzavrieť dodatočnú dohodu. V. tento prípad vykonať zmenu na personálne dokumenty(osobná karta, časový rozvrh a pod.) a v účtovných dokladoch je vydaný príkaz na doplnenie týchto dokladov v súvislosti so zmenou priezviska zamestnanca. Základom pre vydanie objednávky je sobášny list vydaný matričným úradom.

Pri vydávaní príkazu na zmenu mena zamestnanca na osobnej karte a iných účtovných dokladoch nepoužívajte formuláciu: „Považovať meno Ivanova za Petrovu na takom a takom čísle“, pretože to neodráža podstatu zmeny.

Je tiež nemožné napísať: „Zmeňte priezvisko vedúceho inšpektora personálneho oddelenia Ivanova na priezvisko Petrov“, pretože matričné ​​priezvisko a nie personálna služba menia priezvisko občana. Správne znenie objednávky na zmenu priezviska (krstné meno, priezvisko) je nasledovné: zmeňte priezvisko vedúceho inšpektora personálneho oddelenia Ivanova Maria Ivanovna v účtovných dokladoch na priezvisko Petrov. Dôvod: osobné vyhlásenie vedúceho inšpektora personálneho oddelenia Ivanova M.I. a kópiu sobášneho listu."

Osobná karta zamestnanca prešla prirodzeným starnutím. Môžem dostať novú osobnú kartu?

Môžete to znova vydať. Osobná karta T-2 sa vydáva pri prijatí zamestnanca. A v súlade s odsekom 12 pravidiel uchovávania a uchovávania pracovných kníh “ste povinný zamestnanca oboznámiť s každým zápisom do pracovnej knihy po prijatí na jeho osobnom preukaze. Keď osobné karty schátrajú a stanú sa nepoužiteľnými, o ich opätovnom vydaní rozhoduje šéf spoločnosti. Takéto rozhodnutie musí byť formalizované príkazom vedúceho a oboznámené s ním všetkým zamestnancom proti prijatiu.

Ako uchovávať osobné karty zamestnancov na HR oddelení?

Keďže osobné údaje zamestnancov sú obsiahnuté v osobných kartách, musia byť uložené v trezore alebo skrini uzamknutej na kľúč. Voľný prístup personálu k týmto dokumentom by mal byť vylúčený.

Osobné karty pracujúcich zamestnancov sú systematizované štruktúrnymi deleniami pomocou oddeľovačov a vnútri - podľa abecedy. Osobné preukazy prepustených sú skonfiškované a uložené oddelene. Sú zoradené podľa rokov prepustenia a vo vnútri - tiež podľa abecedy. Doba uchovávania osobných kariet prepustených zamestnancov je 75 rokov.

Bezplatné programy na stiahnutie pre automatizáciu personálneho účtovníctva, výpočet seniority, tok dokumentov, účtovanie zmlúv a klientov (CRM systém)

Názov programu	Popis programu	Rozsah programu

* Formulár pracovného výkazu T-12
Osobná karta - formulár č. T-2 sa vypĺňa na základe objednávky (pokynu) pre prijímanie zamestnancov všetkých kategórií.
Forma osobnej karty T-2 bola schválená vyhláškou Štátneho štatistického výboru Ruska zo dňa 05.01.2004 č. 1 „O schválení jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie pre pracovné účtovníctvo a odmeňovanie“.
Vyplnenie osobnej karty vykonáva zamestnanec personálnej služby... Zamestnanec, u ktorého bola vyplnená osobná karta, potvrdzuje pravosť informácií uvedených na karte podpisom na konci časti II na druhej strane osobnej karty.
Na vyplnenie osobnej karty T-2 sú potrebné tieto zamestnanecké dokumenty:

1) cestovný pas (alebo iný doklad totožnosti);
2) pracovná kniha;
3) vojenské ID;
4) dokument o absolvovaní vzdelávacej inštitúcie:
5) osvedčenie o poistení štátneho dôchodkového poistenia;
6) osvedčenie o registrácii na daňovom úrade;
7) príkaz na zamestnanie.

Ostatné informácie sa zadávajú na základe informácií, ktoré o sebe zamestnanec poskytol.
Pravidlá vypĺňania formulára č. T-2

1) Názov organizácie je uvedený v plnom znení. Skrátený názov je uvedený, ak je uvedený v základných dokumentoch.
Zároveň si dajte pozor na správny pravopis názvu organizácie.
Napríklad tri rôzne možnosti v pravopise LLC „PARUS“, „Plachta“, „PaRus“.
2) Personálne číslo zamestnanca nesmie obsahovať viac ako šesť číslic. Prideľuje sa každému novoprijatému alebo zamestnanému človeku a nemení sa pohybom zamestnanca v rámci organizácie až do jeho prepustenia.
3) Identifikačné číslo daňovníka a číslo potvrdenia o poistení dôchodkového poistenia štátu sa uvádza v súlade s potvrdením o pridelení DIČ a potvrdením o poistení dôchodkového poistenia štátu.
4) V stĺpci „Abeceda“ sa uvádza prvé písmeno priezviska zamestnanca.
5) Charakter diela je uvedený: „natrvalo“, „dočasne“.
6) Druh práce (hlavný, čiastočný) sa eviduje v plnom rozsahu
7) Pohlavie sa označuje písmenom „M“ alebo „F“.
8) Priezvisko, meno, priezvisko sa zaznamenávajú v plnom znení.
9) Dátum narodenia sa zisťuje na základe pasu alebo iného dokladu totožnosti a v textovej časti sa zapisuje celý, napr.: „10. november 1975“. Kód je uvedený v číselnom formáte: "11/10/1975".

Pri určovaní miesta narodenia vezmite do úvahy nasledujúce skutočnosti:
dĺžka záznamu vrátane medzier a interpunkčných znamienok nesmie presiahnuť 100 znakov; okresy a regióny sa píšu v genitíve, bez čiarok, s nasledujúcimi skratkami:
mesto - mesto, obec - obec, kraj - kr., okres - env., kraj - kraj, obec - osada, okres - rn., stanica - st;
slová - aul, kishlak, dedina, stanitsa sú napísané v plnom rozsahu.
10) Kód pobytu je určený podľa celoruského klasifikátora objektov administratívno-územného členenia 0K 019-95, schváleného rezolúciou Štátnej normy Ruska zo dňa 31. júla 1995 č. 413 ( OKATO).
11) Štátne občianstvo sa zaznamenáva bez skratiek. Zaznamenávanie občianstva a jeho kódovanie sa vykonáva podľa celoruského klasifikátora informácií o populácii 0K 018-95, schváleného uznesením Štátneho štandardu Ruska z 31. júla 1995 č. 412 ( OKIN).
Občianstvo Ruskej federácie je označené kódom 1, dvojité občianstvo je označené kódom 2, cudzie občianstvo je označené kódom 3, absencia občianstva je označená kódom 4.
12) Jazyky, ktorými hovorí zamestnanec, sú uvedené v plnom znení bez skratiek.
Úroveň znalosti jazyka v textovej forme je naznačená nasledovne:
- Čítam a prekladám slovníkom - kód 1;
- Čítam a môžem sa vysvetliť - kód 2;
- Hovorím plynule - kód 3.
Pri kódovaní stĺpca „Znalosť cudzieho jazyka“ sú uvedené dva kódy, pričom prvý označuje kód jazyka, druhý - stupeň jeho znalosti.
13) Vzdelanie sa zaznamenáva a kóduje podľa OKIN a celoruského klasifikátora odborností vo vzdelávaní, schváleného uznesením Gosstandartu Ruska zo dňa 30.12.93 č. 296 ( OXO).
Podľa OKIN je vzdelávanie kódované nasledovne:
- základné (všeobecné) vzdelávanie - kód 02;
- základné stredné vzdelanie - kód 03;
- Stredné (úplné) všeobecné vzdelávanie - kód 07;
- základné odborné vzdelanie - kód 10;
- stredné odborné vzdelanie - kód 11;
- nedokončené vysokoškolské vzdelanie - kód 15;
- vysokoškolské vzdelanie - kód 18;
- postgraduálne vzdelávanie - kód 19.
Niekedy sa v praxi vyskytujú problémy s vyhotovením záznamu o vzdelaní zamestnanca, ak nie je ukončené.
Ako správne zaznamenávať informácie o neukončenom vzdelaní.

Záznam o vzdelaní zamestnanca, ak nie je dokončený

Druh vzdelania podľa klasifikácie

Absolvoval päť až šesť ročníkov strednej školy
- Absolvoval siedmy, ôsmy alebo deviaty ročník strednej školy
- Štúdium na vysokej škole, ale nedokončenie

Vyštudoval niekoľko kurzov vysokej školy, no musel ho prerušiť, alebo študuje v treťom ročníku
- Absolvoval tri kurzy vysokoškolského vzdelávania
- Štúdium na strednej špeciálnej vzdelávacej inštitúcii (technická škola, vysoká škola), ale nedokončenie

Absolvoval strednú školu, školu s prehlbovacím štúdiom akéhokoľvek predmetu, lýceum, gymnázium
- Vyštudoval odbornú školu alebo ekvivalentnú vzdelávaciu inštitúciu

Základné vzdelávanie

Nedokončené stredoškolské vzdelanie

Základné všeobecné alebo stredné odborné vzdelanie (podľa toho, aké vzdelanie bolo dostupné v čase prijatia na vysokú školu)

Zaznamenáva sa, koľko kurzov bolo ukončených alebo v akom kurze študujú

Neúplné vysokoškolské vzdelanie
- stredné (úplné) všeobecné alebo neúplné stredné odborné vzdelanie (v závislosti od toho, aké vzdelanie bolo v čase prijatia na strednú špecializovanú vzdelávaciu inštitúciu)
- Stredné (úplné) všeobecné vzdelanie

Počiatočné odborné vzdelávanie

Pri zadávaní názvu vzdelávacej inštitúcie sú povolené skratky slov, ktoré neskresľujú význam názvu.
V prípade, že názov vzdelávacej inštitúcie obsahuje slovo „názov“, mali by ste napísať „oni“. ak za tým nasleduje slovo „profesor“, „akademik“ alebo iné, potom by ste mali napísať „ich“. profesor “,„ oni. akademik“ atď.
V názvoch vzdelávacích inštitúcií nie sú uvedené objednávky.
Všetky informácie o vzdelaní (kvalifikácia, smer alebo špecializácia) sú stanovené na základe diplomu alebo iného vzdelávacieho dokumentu.
Voľné riadky v sekcii o vzdelávaní sú určené pre názov a dátum ukončenia druhej vzdelávacej inštitúcie vyššieho alebo stredného odborného vzdelávania. Ak zamestnanec absolvoval dve stredné alebo dve vysoké školy v rôznych odboroch, zaznamenávajú sa obe vzdelávacie inštitúcie.
14) Diplomová kvalifikácia sa uvádza v tomto poradí:
- pre tých, ktorí absolvovali vysokú školu - „bakalár“, „magister“, „špecialista“. Pre kvalifikáciu „bakalár“ a „magister“ je uvedený smer a pre kvalifikáciu „špecialista“ - špecialita;
- pre tých, ktorí vyštudovali strednú vzdelávaciu inštitúciu - "technik", "komoditný expert", "účtovník", "manažér" atď.
15) Profesia (hlavná a doplnková) je uvedená v plnom rozsahu na základe personálnej tabuľky a objednávky (objednávky) do zamestnania.
Je kódovaný v súlade s celoruským klasifikátorom profesií, zamestnaneckých pozícií a platových tried ( OKPDTR). Doplnkové povolanie je také, ktoré sa nezhoduje s hlavným povolaním, ale môže byť pre organizáciu zaujímavé.
16) Pracovná prax (všeobecná, nepretržitá, dávajúca nárok na odmenu za odpracované roky, ako aj právo na iné výhody stanovené v organizácii atď.) sa vypočítava na základe záznamov v pracovnej knihe a (alebo) v iných dokumenty potvrdzujúce zodpovedajúcu dĺžku služby.
17) Stav manželstva sa zaznamenáva a kóduje podľa OKIN.
Podrobnosti o manželstve:
- nikdy ženatý - kód 1;
- je v registrovanom manželstve - kód 2;
- je v neregistrovanom manželstve - kód 3;
- vdovec (vdova) - kód 4;
- rozvedený - kód 5.
18) V zložení rodiny sú uvedení iba rodinní príslušníci s uvedením stupňa vzťahu. Do úvahy pripadajú najbližší príbuzní: otec, matka, syn, dcéra, súrodenec, súrodenec, osoba, v ktorej výchove bol zamestnanec, a ďalší blízki príbuzní žijúci so zamestnancom.
19) Údaje o pase sú uvedené v prísnom súlade s pasom.
Adresa miesta bydliska sa zaznamenáva podľa pravidiel pre zaznamenávanie miesta narodenia.
Je potrebné vyplniť obidva stĺpce – adresu bydliska podľa pasu, aj skutočnú adresu bydliska, ako aj telefónne číslo zamestnanca alebo príbuzného.

Vyplňte časť o vojenskej registrácii

Hlavné dokumenty, na základe ktorých sa vypĺňa oddiel II„Informácie o vojenskej registrácii“ osobnej karty T-2 sú:
- vojenský preukaz (alebo dočasné osvedčenie vydané výmenou za vojenský preukaz), osvedčenie služobníka v zálohe pre občanov, ktorí sú v zálohe;
- osvedčenie občana podliehajúceho brannej povinnosti.
Po vyplnení častí „Všeobecné informácie“ a „Informácie o vojenskej registrácii“ zamestnanec podpíše osobnú kartu a vlastnou rukou zapíše dátum, aby potvrdil súhlas so zadanými informáciami.
Zamestnanec personálnej služby vloží svoj podpis, názov funkcie a dešifrovanie podpisu, čím potvrdí, že zápisy urobil on sám vlastnou rukou na základe predložených dokumentov.

Zadávanie informácií o prijímaní do zamestnania, certifikácii, pokročilom školení, stimuloch, dovolenke, sociálnych výhodách atď.

Pri zadávaní informácií o zamestnaní a prestupoch na inú prácu je potrebné vyplniť všetky stĺpce tabuľky. Informácie je potrebné zadávať bez skratiek.
V. oddiel III Informácie o prijatí a preradení na inú prácu sa zadávajú na základe objednávky (objednávky) do zamestnania (formuláre T-1 a T-1a) a objednávky (pokynu) na preradenie na inú prácu. (formulár T-5). Pri vypĺňaní tejto časti musí zamestnávateľ oboznámiť zamestnanca s údajmi vykonanými proti podpisu.
Pri plnení Oddiel IV"Atestácia" osobnej karty, všetky stĺpce a stĺpce sú vyplnené. Udávajú:
- dátum atestácie;
- rozhodnutie komisie, napr.: "presunúť na pozíciu", "poslať na ďalšie školenie" atď.;
- odkaz na konkrétny dokument (spravidla ide o protokol o výsledkoch atestácie) s uvedením jeho čísla a dátumu.
Stĺpec „Základ“ môže byť prázdny. Alternatívne môže obsahovať príkaz organizácie na odoslanie zamestnanca na atestáciu a / alebo príkaz na schválenie výsledkov atestácie.
Údaje o odbornom rozvoji sa zaznamenávajú na základe dokumentov predložených zamestnancom.
V. Oddiel V„Pokročilý výcvik“ znamená:
- dátumy začiatku a konca školenia;
- druh pokročilého školenia;
- názov vzdelávacej inštitúcie (ústav vyššieho vzdelávania ministerstva (oddelenie), fakulta vyššieho vzdelávania na vyššej vzdelávacej inštitúcii, fakulta ďalšieho vzdelávania na strednom odbornom vzdelávacom zariadení, ústav vyššieho vzdelávania, kurzy ďalšieho vzdelávania na ministerstvo (odbor), zdokonaľovacie kurzy v podnikoch, vedeckovýskumných a projekčných organizáciách, vysokých a stredných odborných školách, vzdelávacích ústavoch a ich odboroch;
- druh dokumentu (certifikát, certifikát);
- stĺpec „Základ“ môže byť prázdny alebo môže obsahovať príkaz organizácie na odoslanie zamestnanca na pokročilé školenie.
Obdobne sa v oddiele VI zapisuje informácia o odbornej rekvalifikácii s uvedením odbornosti (smeru, profesie), v ktorej sa rekvalifikácia uskutočňuje.
Pri plnení Oddiel VII„Stimuly a ocenenia“ je potrebné uviesť druhy stimulov uplatňovaných na zamestnanca (na úrovni organizácie aj na úrovni ministerstiev a oddelení), ako aj zoznam štátnych vyznamenaní.
V. oddiel VIII„Prázdniny“ uchovávajú záznamy o všetkých druhoch dovoleniek poskytovaných zamestnancovi počas obdobia práce v organizácii. Základom pre zápisy sú príkazy na poskytnutie dovolenky.
Pri vypĺňaní tabuľky dovoleniek na základe objednávky sa zadáva len dátum nástupu na dovolenku. Dátum skončenia dovolenky sa zadáva po návrate zamestnanca z dovolenky. Je to z toho dôvodu, že ak je zamestnanec povolaný z dovolenky alebo je prerušený, v stĺpci „Dátum ukončenia“ bude uvedený dátum odchodu zamestnanca do práce a nie plánovaný dátum ukončenia dovolenky podľa objednávky.
V tej istej tabuľke je nevyhnutne zaznamenaná dovolenka bez mzdy. Zohľadňuje sa pri výpočte dĺžky služby, ktorá dáva nárok na ročnú základnú platenú dovolenku, keďže podľa čl. 121 Zákonníka práce Ruskej federácie nezahŕňa čas poskytnutia neplateného voľna zamestnancovi, ak ich celkové trvanie presiahne 14 kalendárnych dní počas pracovného roka.
V. časť IX„Sociálne dávky“ by mali uvádzať zoznam dávok a ich dôvody, ktoré zamestnancovi poskytujú federálne zákony, miestne predpisy a miestne predpisy predpismi organizácie (pracovná zmluva, kolektívna zmluva, priemyselné dohody).
V. časť „Doplňujúce informácie“ pre úplnosť účtovníctva v prípade potreby uveďte:
-informácie o príprave na plný úväzok-externé (večerné), externé, externé oddelenia inštitúcií vyššieho a stredného odborného vzdelávania (mali by ste tiež uviesť dátumy prijatia na vzdelávaciu inštitúciu a jej ukončenie);
- informácie o pracujúcej zdravotne postihnutej osobe s uvedením certifikátu MSEC, skupiny postihnutých a dátumu jej založenia (zmeny), dôvodu zdravotného postihnutia;
- záver odbornej komisie o podmienkach a povahe práce.
Potom, čo je zamestnanec prepustený z organizácie, sa urobia záznamy v oddiele XI dôvodov prepustenia “, ktoré uvádzajú dekódovanie dôvodov prepustenia zamestnanca v súlade s presným znením uvedeným v Zákonníku práce Ruskej federácie, dátum prepustenia a číslo rozhodnutia o prepustení.
Keď je osobná karta T-2 zatvorená, zamestnanec personálnej služby vloží svoj osobný podpis s dekódovaním a uvedením polohy. Rovnakým spôsobom sa podpisuje aj samotný zamestnanec. V tomto prípade podpisom zamestnanca potvrdzuje súhlas so všetkými údajmi vykonanými na jeho osobnej karte.

VZORKA VYPLŇUJÚCA KARTU T-2 strany 1, 2, 3, 4
pre zväčšenie obrázku kliknite na obrázok

Postup pri vykonávaní zmien informácií o zamestnancovi

Keď sa zmenia informácie o zamestnancovi, zodpovedajúce údaje sa vložia do jeho osobnej karty, ktorá je osvedčená podpisom špecialistu na personálnom oddelení, a ak dôjde k zmenám v častiach „Všeobecné informácie“ a „Informácie o vojenskej registrácii “, následne podpis samotného zamestnanca.
Zmeny sa vykonávajú rovnakým spôsobom ako v zošite.
Pri zmene priezviska sa staré prečiarkne a na jeho miesto sa napíše nové v súlade s dokladmi predloženými na personálnom oddelení.
Ďalej všetky následné zmeny v údajoch o zamestnancovi (zmena bydliska atď.) Sú premietnuté do osobného preukazu zamestnanca personálneho oddelenia.
Úplná výmena osobnej karty je nežiaduca z toho dôvodu, že v budúcnosti bude ťažké obnoviť všetky informácie o tomto zamestnancovi.
Pokiaľ ide o zmenu údajov v pase a stavu manželstva, možno použiť rovnakú schému - s prečiarknutím.

Pravidlá kódovania

Pri kódovaní informácií na osobnej karte T-2 musíte dodržať niekoľko pravidiel vypĺňania definovaných štandardom pre automatizované systémy riadenia zamestnancov:
1. Ak sú do poľa pre kódovanie zadané nesprávne údaje alebo informácie, ktoré s týmto vyplnením nesúvisia, formulár T-2 sa považuje za poškodený a musí byť prepísaný. Preto sa odporúča zadať buď presné kódy, alebo ich nezadávať vôbec, kým sa osobná karta T-2 nevráti do archívu.
2. Pri absencii záznamov alebo v prípade negatívnych odpovedí („Nemám“, „Nie som“) zostáva zakódovaná časť tejto premennej prázdna.
3. Pri uvádzaní dátumov sa názov mesiaca píše celý, rok sa píše štyrmi číslicami; napríklad: „14. február 2006“.
4. Dátumy sú kódované arabskými číslicami v nasledujúcom poradí: deň-mesiac-rok; napríklad: „10.03.1998“.
V organizáciách a podnikoch, ktoré neplánujú zaviesť automatizovaný riadiaci systém pre personálne činnosti, je povolené nekódovať detaily.