Cardul personal este un document important deținut de departamentul de personal. Conține aproape toate informațiile despre angajatul însuși (date pașaport, informații despre educație și locul de reședință, familie), precum și despre acesta. activitatea munciiîn instituție (de la angajare până la concediere, inclusiv transferuri, concedii, pregătire avansată etc.). În ciuda acestui conținut informativ, destul de des angajatorii nu păstrează cardurile personale, invocând absența unei astfel de cerințe în Codul Muncii. Astăzi veți afla dacă este necesar să emitați carduri personale, de ce este important să le păstrați și cum să faceți corect înscrieri în ele.
Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 N 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație primară pentru contabilitatea și plata muncii” (denumită în continuare Rezoluția N 1) a aprobat formularele de documente utilizate în evidențele de personal management şi necesare pentru întreţinerea angajatorului evidența personalului. Cele mai importante documente includ cardul personal al angajatului (formularul T-2) și cardul personal al unui angajat de stat (municipal) (formularul T-2GS (MS)). Aceste forme practic se repetă, cu excepția câtorva secțiuni.
Fiţi atenți!Pentru lucrătorii științifici, se eliberează suplimentar formularul T-4, care este utilizat în instituții și organizații științifice, de cercetare, de producție științifică, de învățământ și de altă natură care operează în domeniul educației, științei și tehnologiei.
Este necesar să păstrați un card personal? Necesitatea menținerii acestui document este indicată de clauza 12 din Regulile pentru menținerea și păstrarea cărților de muncă, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 N 225 „Cu privire la cărțile de muncă”, conform căreia cu fiecare intrare făcută în carnetul de muncă despre munca prestată, trecerea la un alt loc de muncă permanent și concedierea, angajatorul este obligat să-și informeze proprietarul împotriva semnăturii pe cardul său personal, care repetă înscrierea făcută în carnetul de muncă. Da si Recomandări metodice privind menținerea evidențelor militare în organizații, aprobate de Statul Major al Forțelor Armate ale Federației Ruse la 11 aprilie 2008, indică faptul că în forma T-2 sunt păstrate evidențele militare ale recruților și angajaților cu răspundere militară.
Între timp, unii experți consideră că, în legătură cu intrarea în vigoare a Legii federale din 6 decembrie 2011 N 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, o instituție are dreptul de a dezvolta în mod independent o formă de card personal, deoarece obligația de a utilizarea formularelor unificate din Rezoluția nr. 1 a fost anulată. Dar asta nu este adevărat. Articolul 9 din legea menționată prevede că formele documentelor contabile primare pentru organizațiile din sectorul public sunt stabilite în conformitate cu legislația bugetară a Federației Ruse. În prezent, nu a fost stabilită nicio altă formă de card personal, prin urmare organizațiile și instituțiile finanțate de la diferite niveluri bugetare trebuie să utilizeze formularul T-2 sau T-2GS (MS).
Design card
Conform Instrucțiunilor de utilizare și completare a formularelor de documentație contabilă primară date în Rezoluția nr. 1, cardurile personale se completează de către un angajat al serviciului de personal pentru toți angajații (permanenți, temporari, cu fracțiune de normă) pe bază de comandă ( instruire) pentru angajare (formularul T-1 sau T -1a) și documentele prezentate de salariat în conformitate cu art. 65 Codul Muncii al Federației Ruse:
— pașaport sau alt document de identitate;
— carnetul de muncă, cu excepția cazurilor în care un contract de muncă este încheiat pentru prima dată sau salariatul începe să lucreze cu normă parțială;
— certificat de asigurare de asigurare de pensie de stat;
— acte de înmatriculare militară — pentru persoanele obligate pentru serviciul militar și persoanele supuse serviciului militar obligatoriu;
- un document cu privire la studii, calificări sau cunoștințe speciale - atunci când aplică pentru un loc de muncă care necesită cunoștințe speciale sau pregătire specială;
- alte documente, a căror necesitate de prezentare este prevăzută de legile federale, decretele Președintelui Federației Ruse și decretele Guvernului Federației Ruse.
Angajatul furnizează informațiile rămase pentru a completa cardul atunci când aplică pentru angajare în mod independent.
Întrebarea despre ce formă – hârtie sau electronică – să păstreze cardul se confruntă și cu angajatorii, dar Ghidul nu răspunde la această întrebare. Considerăm că completarea unui card personal pe hârtie este inevitabilă, deoarece angajatul trebuie să fie familiarizat cu unele înregistrări împotriva semnăturii sale.
Reguli pentru introducerea informațiilor
Dacă te uiți la prima și a doua pagină a formularului, poți vedea câmpuri pentru introducerea codurilor. Trebuie să le completez? Da, este necesar. Pentru a face acest lucru, trebuie să utilizați următoarele clasificatoare:
— OKATO (Clasificatorul integral rusesc al obiectelor diviziei administrativ-teritoriale OK 019-95), aprobat prin Rezoluția Standardului de stat al Federației Ruse din 31 iulie 1995 N 413;
— OKIN (All-Russian Classifier of Population Information OK 018-95), aprobat prin Rezoluția Standardului de Stat al Federației Ruse din 31 iulie 1995 N 412;
— OKSO (All-Russian Clasificator de Specialități în Educație OK 009-2003), aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 30 septembrie 2003 N 276-st;
— OKPDTR (Clasificatorul integral rusesc al ocupațiilor muncitorilor, al pozițiilor angajaților și al claselor tarifare OK 016-94), aprobat prin Rezoluția Standardului de stat al Federației Ruse din 26 decembrie 1994 N 367.
Dacă aceste pagini sunt completate formular electronic(de obicei, folosind produse software, de exemplu, 1C), atunci toate clasificatoarele sunt deja instalate în ele, astfel încât ofițerul de personal poate selecta doar valoarea necesară din listele propuse.
Nota.În cazul în care cu un angajat se încheie un contract de muncă pentru muncă internă cu fracțiune de normă, acestuia i se atribuie un al doilea număr de personal și se completează un card personal separat.
Deci, în antetul formularului este dat numele organizației, care este preluat din documentele constitutive, precum și în coloanele:
— „Data întocmirii”—indică data la care a fost completat cardul personal, care poate diferi de data la care angajatul a fost angajat. Vă recomandăm să nu amânați completarea cardului personal și să îl eliberați în cel mult o săptămână de la data angajării (prin analogie cu clauza 10 din Regulile de păstrare și păstrare a cărților de muncă);
- „Număr de personal” - se atribuie salariatului la admitere și nu se modifică la transferul sau mutarea de la o unitate structurală la alta;
— « numărul de identificare contribuabil” și „Numărul certificatului de asigurare de stat” - se completează pe baza documentelor depuse de angajat;
— „Alfabetul” — completat pentru a organiza cărțile. Pentru a face acest lucru, introduceți prima literă a numelui de familie al angajatului;
- „Natura muncii” - dacă contractul de muncă este încheiat pe o anumită perioadă, se indică „temporar”, dacă este pe durată nedeterminată - „permanent”;
- „Tipul lucrării” - în caz de încheiere contract de munca despre munca cu fracțiune de normă scriem „part-time”, dacă nu - „principal”;
- „Sex” - este introdusă doar prima literă („M” - masculin, „F” - feminin).
Acum să trecem la secțiunile cardului personal.
Secțiunea I „Informații generale”
Această secțiune este destinată introducerii datelor personale ale angajatului - date pașaport, informații despre educație, cetățenie, dacă este căsătorit.
Dar, în primul rând, completăm rubrica „Contract de muncă”, indicând în ea data și numărul contractului încheiat cu angajatul.
Pe baza datelor tale pașaport, completați punctele unu până la patru:
A) numele de familie, prenumele și patronimul sunt date în cazul nominativ în întregime;
C) locul de naștere este indicat ținând cont de abrevierile general acceptate („g.” - oraș, „r-n” - raion, „r. p.” - sat muncitor etc.), în timp ce raioanele și regiunile sunt scrise la genitiv;
D) în coloana „Cetățenie” se pot face următoarele înscrieri:
- cetatean Federația Rusă(cod „1”);
— cetățean al Federației Ruse și al unui stat străin (cod „2”);
— cetatean strain(cod „3”) - indicând numele statului (de exemplu, „cetățean străin (Republica Tadjikistan)”);
— apatrid (cod „4”) — indicat la prezentarea unui permis de ședere.
La completarea paragrafului 5 „Cunoștințe limba straina" secțiune Forma I indică gradul de cunoaștere a limbii: „Vorbesc fluent”, „Citesc și mă pot explica”, „Citesc și traduc cu un dicționar”.
Punctul 6 „Educație” se completează pe baza documentelor de învățământ. Intrările ar putea fi: „medie învăţământul profesional(scoala/colegiu tehnic)", " studii superioare(universitate/academie/institut)”, etc. Se introduc următoarele:
— numele instituțiilor de învățământ;
— informații despre documentul care confirmă primirea educației;
— anul absolvirii;
- regie sau specialitate conform documentului de invatamant.
Nota.Sunt prevăzute linii separate pentru învățământul postuniversitar.
Dacă este loc să intre toată lumea organizații educaționale nu este suficient, puteți întocmi o foaie A4 cu foi mobile pe care să notați toate datele necesare.
La completarea clauzei 7 „Profesia”, trebuie să vă indicați profesia fără abrevieri pe baza unui document care confirmă existența acesteia. ÎN documente de reglementare nu scrie care profesie a salariatului (dacă are mai multe profesii) ar trebui indicată ca principală. Considerăm că cel mai logic este să indice ca profesie principală profesia care prezintă cel mai mare interes pentru angajator și pentru care este angajat angajatul. Se recomandă indicarea drept „altele” a tuturor profesiilor disponibile salariatului (această informație poate fi necesară atunci când se decide transferul la un alt loc de muncă adecvat, de exemplu, la reducerea personalului și în alte cazuri prevăzute de lege).
Punctul 8 conține date privind vechimea în muncă - generală, continuă și care dă dreptul la un bonus pentru vechimea în muncă (cardul T-2GS (MS) oferă în plus o linie pentru vechimea în serviciul de stat (municipal) pentru plată suplimentară la pensie). În orice caz, vechimea în muncă este calculată pe baza înregistrărilor din carnetul de muncă și (sau) a altor documente care confirmă vechimea relevantă. Procedura de calcul poate fi împrumutată din Rezoluția Consiliului de Administrație al Fondului de Pensii al Federației Ruse din 31 iulie 2006 N 192p, conform căreia calculul vechimii în muncă se efectuează prin însumarea separată a datelor de încheiere și a datelor de începere a lucrărilor. perioade. Diferența dintre aceste sume este durata vechimii totale în serviciu. Deoarece ziua concedierii este considerată ultima zi de muncă, este necesar să se adauge o zi la durata vechimii totale pentru fiecare caz de concediere.
FYI.Statutul de căsătorit (clauza 9) este completat în conformitate cu OKIN (de exemplu, „Niciodată căsătorit”, „Căsătorit înregistrat”, „văduv”), nepermițând formularea precum „căsătorit” sau „căsătorit”.
În coloana „Compunerea familiei”, este necesar să se indice numai rudele apropiate cu care locuiește angajatul. Acesta poate fi o mamă, un tată, un frate, un soț, o fiică etc. Pentru a completa clauza 11 „Pașaport”, trebuie să introduceți detaliile actului dvs. de identitate în cardul personal. Iar informațiile din ștampila despre locul de înregistrare trebuie introduse în clauza 12 „Adresa de reședință: conform pașaportului”. În cazul în care locul de reședință efectivă diferă de cel de înregistrare, conform angajatului, se completează „Adresa de reședință: actuală”.
Secțiunea II „Informații privind înregistrarea militară”
Principalele documente pe baza cărora se completează această secțiune sunt un act de identitate militar (sau un certificat temporar eliberat în locul unui act de identitate militar) și un certificat de cetățean supus conscripției pentru serviciul militar.
Dacă un cetățean este în rezervă, atunci:
- paragraful 3 „Compoziție (profil)” se completează fără abreviere (de exemplu, „comandă”, „medic” sau „soldați”, „marinari”, etc.);
— la punctul 4 „Desemnarea codului complet al VUS” se notează denumirea completă (șase cifre, de exemplu 021101, sau șase cifre și o literă, de exemplu 113194A);
— paragraful 5 „Categoria de adecvare pentru serviciul militar" se completează cu literele - A (apt pentru serviciul militar), B (apt pentru serviciul militar cu restricții minore), C (apt limitat pentru serviciul militar) sau D (inapt temporar pentru serviciul militar). Dacă nu există înregistrări în paragrafele corespunzătoare ale legitimației militare, se indică categoria „A”;
- la paragraful 7 „Înregistrat la militari” se completează rândul „a” (cu creion) - în cazul unui ordin de mobilizare și (sau) a unei ștampile privind emiterea și retragerea ordinelor de mobilizare, rândul „b” - pt. cetățeni rezervați la organizație pentru perioada de mobilizare și în timp de război.
Pentru cetățenii supuși conscrierii pentru serviciul militar:
- la paragraful 2 " Grad militar» se face mențiunea „Supus conscripției”;
- la paragraful 5 „Categoria de aptitudine pentru serviciul militar” se plasează litera - A (apt pentru serviciul militar), B (apt pentru serviciul militar cu restricții minore), C (apt limitat pentru serviciul militar), D (inapt temporar pentru serviciul militar ) sau D (inapt pentru serviciul militar) - pe baza înscrierii în certificatul de cetăţean supus înrolării în serviciul militar.
În paragraful 8 al secțiunii. II din cardul personal al unui cetățean care a atins limita de vârstă pentru aflarea în rezervă, sau al unui cetățean declarat inapt pentru serviciul militar din motive de sănătate, marcajul „Stras din înregistrarea militară din cauza vârstei” sau „Stras din înregistrarea militară”. din motive de sănătate” se face în linia liberă.
La finalul paginii a doua a formularului, ofițerul de personal și angajatul pentru care a fost completat cardul își pun semnătura, confirmând corectitudinea informațiilor introduse.
Secțiunea III „Angajare, transferuri la un alt loc de muncă”
Din titlul acestei secțiuni este deja clar ce înregistrări trebuie făcute în ea. Prima dintre acestea va fi o înregistrare a angajării salariatului, realizată pe baza unui ordin de angajare (formular T-1 sau T-1a). În viitor, aici se vor face înregistrări ale tuturor transferurilor de angajați la un alt loc de muncă. Vă rugăm să rețineți că angajatul trebuie să fie familiarizat cu înregistrările din această secțiune împotriva semnăturii sale.
Secțiunea IV „Certificare”
Această secțiune este completată dacă instituția efectuează certificarea angajaților. În special, indică data certificării, decizia comisiei de certificare și detaliile procesului-verbal al ședinței comisiei (data și numărul). În plus, în coloana „Baze” se face trimitere la ordinul de certificare sau la ordinul privind rezultatele certificării.
Fiţi atenți!În cardul personal al unui angajat de stat (municipal) (formular T-2GS (MS)) secțiunea. IV este destinat introducerii de informații despre atribuire categoria de calificare, grad de clasă, grad diplomatic, grad militar. Înscrierile se fac și pe baza documentelor care confirmă primirea gradului, gradului și titlului, cu familiarizarea obligatorie a salariatului împotriva semnăturii. În consecință, numerotarea secțiunilor ulterioare din card conform formularului T-2GS (MS) este deplasată.
Secțiunea V „Pregătire avansată”
Datele privind pregătirea avansată se înregistrează pe baza documentelor depuse la angajare sau depuse de salariat pe parcursul carierei sale de muncă. În această secțiune trebuie să indicați:
— datele de începere și de încheiere a formării;
— tip de pregătire avansată;
— denumirea instituției de învățământ și locația acesteia (institut de perfecționare a ministerului (departament), facultate de perfecționare la o instituție de învățământ superior, facultate de perfecționare la o instituție de învățământ profesional secundar, institut de perfecționare etc.) ;
— tipul documentului (certificat, identificare) și datele acestuia (numărul și data eliberării).
În coloana „Baze”, puteți indica detaliile comenzii de a trimite angajatul la formare avansată sau nu puteți scrie nimic (dacă angajatul și-a îmbunătățit în mod independent calificările).
V. Pregătire avansată
| Data | Tip de pregătire avansată | Nume institutie de invatamant, locația sa | Document (certificat, certificat) | Baza | ||||
| Începutul antrenamentului | Finalizarea instruirii | |||||||
| Nume | Serie, număr | Data | ||||||
| 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | ||
| 10.11.2013 | 20.12.2013 | Pe termen scurt | FSBEI „Intersectorial | Certificat | VII | 22.12.2013 | Comanda | |
| Cursuri | Institutul de Promovare | 123456 | Din 01.11.2013 | |||||
| Calificări și | N 27 | |||||||
| Recalificarea personalului | ||||||||
| NNGASU”, Nijni | ||||||||
| Novgorod |
Secțiunea VI " Recalificare profesională» se completează în mod similar cu secțiunea. V „Avansarea calificărilor”.
Secțiunea VII „Premii (încurajează), titluri onorifice”
Să spunem imediat că în cardul din formularul T-2GS (MS) această secțiune este numerotată VII și se numește „Premii de stat și departamentale, titluri onorifice”. Oricum, indiferent de numele acestei secțiuni, trebuie să indice numele premiului sau încurajării (certificat, medalie etc.), precum și detaliile documentului în baza căruia angajatul a fost recompensat.
Vă rugăm să rețineți că informațiile despre bonusurile prevăzute de sistemul de remunerare nu sunt incluse în această secțiune.
Secțiunea VIII „Vacanță”
Această secțiune este prevăzută pentru a contabiliza toate concediile acordate angajatului în timpul vieții sale profesionale într-o anumită instituție. Baza pentru efectuarea înscrierilor sunt ordinele de acordare a concediului.
Să subliniem particularitatea completării acestei secțiuni: pe baza comenzii, se introduce doar data de început a vacanței, iar data de încheiere este introdusă după ce angajatul se întoarce efectiv din vacanță. Acest lucru se datorează faptului că, în cazul în care un angajat este rechemat din concediu sau prelungirea acesteia, data de încheiere poate fi diferită de cea specificată în ordinul de acordare a concediului.
Nu uitați să luați în considerare aici vacanțele neplătite, deoarece durata acestora afectează calculul vechimii în muncă care dă dreptul la concediu anual plătit de bază (articolul 121 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Secțiunea IX „Avantaje sociale la care salariatul are dreptul în conformitate cu legea”
Introducerea informațiilor în această secțiune va permite angajatului HR să monitorizeze acordarea de beneficii și garanții specificate de lege. Informațiile sunt introduse pe baza unui document depus de angajat - un certificat de invaliditate etc. Vă recomandăm să specificați legea federală sau alta ca bază pentru beneficiu act normativ, care oferă un beneficiu sau o garanție.
Secțiunea X"Informații suplimentare"
Pentru caracterul complet al contabilității, acolo unde este necesar, alte informații despre angajat sunt indicate aici, de exemplu, prezența unui permis de conducere, concluzia MSEC privind condițiile și natura muncii.
Secțiunea XI „Motivele de încetare a contractului de muncă (concediere)”
Aceasta este ultima secțiune a cardului, care se completează numai atunci când un angajat pleacă. În acesta se înscrie temeiul încetării contractului de muncă sau concedierea, se indică data concedierii și detaliile comenzilor (instrucțiunilor) referitoare la aceasta. Vă rugăm să rețineți că înscrierea în această secțiune este certificată prin semnătura nu numai a angajatului, ci și a ofițerului de personal.
Să rezumam
După cum puteți vedea, nu este nimic complicat în proiectarea unui card personal. Dacă este nevoie să schimbați informații despre un angajat (de exemplu, numele de familie sau datele pașaportului), trebuie să tăiați informațiile anterioare cu un singur rând și apoi (deasupra celei tăiate sau dacă există spațiu liber lângă it) notează unul nou indicând data corectării. Considerăm că această ordine este optimă. Nu există reguli speciale care să reglementeze modificarea unui card personal.
Deoarece cardurile personale trebuie păstrate în organizație timp de 75 de ani și întreținerea lor devine destul de des subiectul inspecției de către Inspectoratul Fiscal de Stat, nu neglijați cerințele legii și întocmiți aceste documente: petreceți o jumătate de oră în loc de proceduri ulterioare cu Inspectoratul Fiscal de Stat şi cu instanţa de judecată.
Aflați ce fel de document este acesta și cum să-l pregătiți corect. Descărcați cele mai necesare lucruri: formularul nr. T-2, diverse fragmente ale cardului personal și o completare la acesta.
În articol
Descărcați documente pe această temă:
Cum să lucrezi cu un card personal
Documentul este creat la angajarea unui nou angajat. Conține 11 secțiuni care reflectă informații personale și informații despre activitate profesională, duplicati inscrierile facute in raportul de munca.
Creați un card T-2 într-o săptămână după angajarea unui nou angajat. Completați unsprezece secțiuni ale documentului. Acestea reflectă informații personale și informații despre activitatea de muncă a noului angajat. Duplicați dosarele de muncă de pe card.
Cartea personală a angajatului este un document care trebuie păstrat pe toată durata raportului de muncă. La încetarea relației de muncă, închideți cardul, dar continuați să îl păstrați la companie.
Ce organizații ar trebui să aibă un card personal?
Completați documentul specificat indiferent de forma juridică a organizației dumneavoastră. Forma unui astfel de document a fost aprobată prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică din 5 ianuarie 2004 nr. 1 (denumită în continuare Rezoluție). La completare, urmați scurtele comentarii date în instrucțiunile aprobate prin Rezoluție.
Formularul de card personal al angajatului T-2 este obligatoriu în organizațiile din sectorul public.
Dacă lucrați într-o companie comercială, utilizați un card unificat sau formulare dezvoltate și aprobate independent. Formularele unificate nu pot fi utilizate de la 1 ianuarie 2013. Vă rugăm să rețineți că formularele elaborate de companie trebuie să conțină o serie de detalii obligatorii.
Când trebuie să completați formularul T-2 card personal de angajat (formular)
Legea nu stabilește un interval de timp în care un ofițer de personal trebuie să completeze cardurile personale ale angajaților în formularul T-2 sau formulare bazate pe un eșantion dezvoltat independent.
Completați documentul în termen de o săptămână de la data angajării angajatului. Motiv: alineatele 10 și 12 din Regulament, care au fost aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 225 din 16 aprilie 2003.
Familiarizați-vă cu înregistrările cu semnătura angajatului.
Pe baza ce documente trebuie făcute înscrieri?
- Comanda pentru angajare.
- Cartea de munca.
- Paşaport.
- Document educativ.
- legitimație militară, în cazul în care angajatul este răspunzător pentru serviciul militar.
- Certificat de înregistrare fiscală.
- Certificat de asigurare de stat pentru pensie.
- Alte documente. De exemplu, un permis de conducere, o carte medicală, un certificat care confirmă pregătirea avansată și așa mai departe.
Multe informații nu sunt indicate în lista de documente prezentată, dar cardul personal al angajatului trebuie să le conțină. Cereți să le raportați personal. De exemplu, astfel de informații includ un număr de telefon de contact, nivelul de cunoaștere a limbii străine, componența familiei, datele de naștere a rudelor și așa mai departe.
Un expert de la System Personnel vă va spune cum
Formularul de card personal al angajatului T-2 (descărcare)
Cum se completează cardul personal al unui angajat în formularul T-2
Documentul constă dintr-un antet și unsprezece secțiuni:
- Informații generale.
- Înmatriculare militară.
- Angajări, transferuri.
- Certificari.
- Pregătire avansată.
- Recalificare profesională.
- Premii sau stimulente, care conferă titluri onorifice.
- Vacanțe.
- Prestații sociale pe care un angajat are dreptul să se bazeze în conformitate cu legislația în vigoare.
- Informații suplimentare.
- Motive de concediere, incetare a contractului de munca.
Fiecare secțiune conține coloane; introduceți acolo informațiile relevante.
Cartea personală a angajatului: exemplu de completare a antetului
În partea de sus, indicați numele complet, prescurtat al companiei, în conformitate cu documentele constitutive. În colțul din dreapta, introduceți codul OKPO. În coloana „Data compilării”, introduceți data la care a fost completat documentul în următorul format: 30.08.2019. Includeți în tabel:
- numărul de identificare a contribuabilului - TIN;
- numărul certificatului de asigurare de pensie de stat;
- alfabet - introduceți prima literă a numelui de familie al angajatului;
- natura muncii, indicați - permanent sau temporar;
- tip de muncă: indicați ce fel de muncă este - principală sau cu jumătate de normă;
- gen – masculin, feminin.
Formularul T-2 card personal de angajat (eșantion de completare)
la sectiunea " Informații generale» includeți informațiile personale ale angajatului. În colțul din dreapta, în rubrica „Contract de muncă”, introduceți numărul și data contractului de muncă încheiat cu salariatul.
Care a fost pregătit pentru dvs. de către editorii Personalului de sistem. Sfaturile vă vor ajuta să formatați corect documentul și să introduceți informațiile relevante în formatul necesar.
Ce informații trebuie introduse în secțiunile speciale ale cardului personal al angajatului?
Secțiunea „Certificare”
Completați-l dacă organizația efectuează certificare. Indicați data evenimentului, introduceți informații despre decizia comisiei de certificare, data, numărul de protocol. În coloana „Baze”, introduceți data și numărul ordinului de certificare emis. În rubrica „Decizia Comisiei”, indicați verdictul pronunțat. De exemplu, creșteți-vă salariul, transferați-vă într-o altă funcție, trimiteți-vă la cursuri de perfecționare și așa mai departe.
Secțiunea „Avansarea calificărilor”
Introduceți informații despre formarea avansată. Indicați ce cursuri a urmat angajatul: pe termen scurt, pe termen lung (peste 100 de ore). Introduceți informații despre documentul primit.
Secțiunea „Recalificare profesională”
Cardul personal al angajatului (eșantion) conține o secțiune privind recalificarea profesională. Aici, introduceți informații despre atribuirea calificărilor suplimentare și primirea unei diplome.
Secțiunea „Premii (încurajează), titluri onorifice”
Furnizați informații despre premiile și stimulentele primite. Introduceți numărul și data comenzii, denumirea documentului de atribuire și data emiterii. De exemplu, printr-un decret prezidențial privind conferirea unui titlu onorific de stat. Toate informațiile dublează informațiile introduse în cartea de muncă.
Secțiunea „Vacanță”
Listați toate perioadele de vacanță. Mai mult, introduceți informații nu numai despre cea principală, ci și despre suplimentare, educaționale, fără a economisi salariile. Includeți perioada de muncă pentru care a fost acordat concediul, numărul de zile de odihnă acordate și data de începere și de încheiere. În coloana „perioada de muncă”, indicați anul de lucru.
Formular unificat T-2 card personal de angajat: secțiunea „Vacanță”
„Avantaje sociale”
Completați secțiunea dacă angajatul a prezentat documente care confirmă dreptul său de a primi beneficii sociale. Acesta ar putea fi un certificat de participare la luptă, un certificat care confirmă handicapul, nașterea unui copil cu handicap, un document care confirmă donația și așa mai departe.
"Informații suplimentare"
Indicați acele tipuri de informații care nu sunt incluse în alte secțiuni. De exemplu, acestea ar putea fi informații despre permisul de conducere al angajatului, pașaportul internațional, formarea care a început, dar nu a fost încă finalizată și altele asemenea.
„Motivele de încetare a contractului de muncă (concediere)”
În timp ce angajatul lucrează pentru organizație, nu completați această secțiune. La concediere, indicați motivele, ținând cont de ce înscriere s-a făcut în carnetul de muncă. Ca bază, introduceți numărul comenzii, data emiterii acesteia, data concedierii, semnătura angajatului și a specialistului responsabil, de exemplu, un ofițer de personal.
Completarea cardului personal al angajatului T-2 (exemplu): motive de încetare a contractului de muncă
Pe care nu toți ofițerii de personal îl vor înțelege, un expert din revista „Afaceri cu personal” vă va ajuta să înțelegeți. Din articol veți afla care secțiuni ale documentului nu pot fi modificate și ce trebuie să faceți dacă nu mai rămâne spațiu în coloana de vacanță.
Un exemplu de completare a cardului personal al unui angajat
În iulie 2018, cetățeanul A.S. Kondratyev a fost angajat de organizație ca economist senior. Salariatul era donator onorific și pe această bază avea dreptul de a primi ajutoare sociale. În perioada sa de muncă în companie, Kondratiev a fost premiat pentru succesul în munca sa.
În noiembrie 2018, compania a efectuat certificarea angajaților. Comisia a ajuns la concluzia aptitudinii sale profesionale.
În decembrie 2018, Kondratiev și-a dat demisia de bună voie. E.E. a fost numită responsabilă cu menținerea evidenței personalului în companie. Gromova. Ea a completat formularul Kondratiev.
Cum să faceți modificări în formularul unificat T-2 al cardului personal al unui angajat
Am analizat cum să completam cardul personal al unui angajat. Ofițerii de resurse umane fac adesea greșeli atunci când pregătesc documente. Dacă greșelile sunt făcute chiar de la început, este rațional să creați o nouă formă și să faceți intrările corecte în ea. Dar dacă o eroare este descoperită după un timp, este permis să se facă corecturi.
Pentru a face acest lucru, tăiați intrarea incorectă cu un rând și introduceți-o pe cea corectă. Apoi, scrieți „corectat” și indicați data corectării. Introduceți numele, prenumele și alte detalii care sunt necesare pentru identificare. Cereți angajatului să semneze că a citit corecțiile. Această procedură de corectare este dată în prevederile paragrafului șapte al articolului 9 din Legea din 6 decembrie 2011 sub Nr. 402-FZ.
Cartea personală a angajatului: corectarea unei intrări incorecte
Cât timp se păstrează cardul personal al unui angajat?
În general, păstrați documentele timp de 75 de ani dacă au fost finalizate înainte de 1 ianuarie 2003.
Dacă documentele au fost completate după 1 ianuarie 2003, păstrați-le timp de 50 de ani.
Păstrează cardurile eliberate într-o altă funcție publică decât cea de stat timp de 75 de ani, indiferent de data înființării acestora.
Asemenea termene sunt stabilite de art. 22.1 din Legea din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ, art. 658 din lista aprobată prin ordin al Ministerului Culturii din 25 august 2010 nr. 558.
Creați un card T-2 într-o săptămână după angajarea unui nou angajat. Completați unsprezece secțiuni ale documentului. Acestea reflectă informații personale și informații despre activitatea de muncă a noului angajat. Înregistrări duplicate în fișa muncii. Completați documentul specificat indiferent de forma juridică a organizației dumneavoastră.
Completat de un angajat al serviciului de personal pentru persoanele angajate pe bazaAniya: comanda (instrucțiune) privind angajarea (formular N T-1 sau N T-1a); pașaport sau alt document de identitate; carnet de muncă sau document care confirmă experiența de muncă; certificat de asigurare de pensie de stat; acte de înmatriculare militară - pentru cei obligați la serviciul militar și persoanele supuse înrolarii pentru serviciul militar; un document privind educația, calificările sau prezența cunoștințelor speciale - atunci când aplicați pentru un loc de muncă care necesită cunoștințe speciale sau pregătire specială, precum și informații furnizate de angajat. În unele cazuri, ținând cont de specificul lucrării, în conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse, poate fi necesară prezentarea unor documente suplimentare.
Cardul personal al unui angajat de stat (municipal) (formular N T-2GS(MS)) este utilizat pentru a înregistra persoanele care dețin funcții de serviciu public de stat (municipal).
La completarea clauzei 5 „Cunoașterea unei limbi străine” din secțiunea 1 a formularelor, se indică gradul de cunoaștere a limbii: „Vorbesc fluent”, „Citesc și mă pot explica”, „Citesc și traduc cu un dicționar”.
Experiența de muncă (generală, continuă, acordarea dreptului la un bonus pentru vechimea în muncă, acordarea dreptului la alte beneficii stabilite în organizație etc.) se calculează pe baza înscrierilor în carnetul de muncă și (sau) a altor documente care confirmă durata de serviciu relevantă.
Când informațiile despre un angajat se modifică, datele corespunzătoare sunt introduse în cardul său personal, care este certificat prin semnătura unui angajat al serviciului de personal.
Principalele documente pe baza cărora se completează secțiunea II „Informații privind înregistrarea militară” sunt:
legitimatie militara (sau certificat provizoriu eliberat in loc de legitimatie militara) - pentru cetatenii din rezerva;
adeverință de cetățean înrolat în serviciul militar - pentru cetățenii supuși conscrierii pentru serviciul militar.
Pentru cetățenii în rezervă:
clauza 1 „Categoria de rezervă” pentru ofițerii de rezervă nu este completată;
clauza 3 „Compoziție (profil)” - completată fără abreviere (de exemplu, „comandă”, „medic” sau „soldați”, „marinari”, etc.);
clauza 4 „Desemnarea codului complet VUS” - denumirea completă este notată (șase cifre, de exemplu, „021101” sau șase cifre și o literă, de exemplu, „113194A”);
clauza 5 „Categoria de aptitudine pentru serviciul militar” - scris cu litere: A (apt pentru serviciul militar), B (apt pentru serviciul militar cu restricții minore), C (apt limitat pentru serviciul militar) sau D (inapt temporar pentru serviciul militar). ). Dacă nu există înregistrări în paragrafele corespunzătoare ale legitimației militare, se indică categoria „A”;
la paragraful 7 „Înregistrat la armată” se completează (cu creion):
rândul a) - în cazurile în care există ordin de mobilizare și (sau) ștampilă pe emiterea și retragerea ordinelor de mobilizare;
rândul b) - pentru cetățenii rezervați la organizație pentru perioada de mobilizare și pe timp de război.
Pentru cetățenii supuși conscrierii pentru serviciul militar:
clauze: clauza 1 „Categoria de rezervă”, clauza 3 „Alcătuirea (profilul)”, clauza 4 „Desemnarea în cod complet a personalului militar” și clauza 7 „Înregistrat la militari” nu sunt completate;
clauza 2 „Grad militar” - se face înscrierea „supus conscripției”;
clauza 5 „Categoria de aptitudine pentru serviciul militar” - scris cu litere: A (apt pentru serviciul militar), B (apt pentru serviciul militar cu restricții minore), C (apt limitat pentru serviciul militar), D (inapt temporar pentru serviciul militar); ) sau D (nepotrivit pentru serviciul militar). Se completează pe baza înscrierii în adeverința de cetățean supus recrutării pentru serviciul militar;
Completarea elementelor nespecificate în mod specific în Instrucțiuni se realizează pe baza informațiilor din documentele enumerate.
La paragraful 8 al Secțiunii a II-a din cardul personal al unui cetățean care a atins limita de vârstă pentru a fi în rezervă, sau al cetățeanului declarat inapt pentru serviciul militar din motive de sănătate, se notează la linia liberă „scos din armata. înregistrare din cauza vârstei” sau „eliminat din înregistrarea militară din cauza stării de sănătate”.
În secțiunea „Angajare, transferuri la un alt loc de muncă” cu fiecare înregistrare făcută pe baza unui ordin (instrucțiuni) privind angajarea (formular N T-1 sau N T-1a) și a unui ordin (instrucțiune) de transfer la un alt loc de muncă ( formularul N T-5), administrația este obligată să familiarizeze salariatul cu o semnătură în coloana 6 din formular.
În secțiunea „Vacanță” se țin evidența tuturor tipurilor de concedii oferite angajatului în perioada de muncă în organizație.
Secțiunea „Informații suplimentare” este completată pentru a înregistra complet informații despre angajații care studiază la institutii de invatamant, înregistrarea persoanelor cu handicap de muncă etc.
Legislația muncii obligă angajatorii să creeze un card personal pentru fiecare angajat. Necesitatea mentinerii acestuia este consacrata in clauza 12 din Regulile de intretinere si pastrare a carnetelor de munca. Vă vom spune cum să completați cardul personal al unui angajat folosind formularul T-2.
Printre documentele obligatorii pentru crearea dosarelor angajaților, în Codul Muncii este menționat un card personal, iar necesitatea menținerii acestuia este consacrată în clauza 12 din Regulile de păstrare și păstrare a carnetelor de muncă. Vă vom spune cum să completați cardul personal al unui angajat folosind formularul T-2.
De ce ai nevoie de un card personal de angajat?
Card personal de angajat în formularul T-2 - folosit pentru sistematizarea tuturor datelor angajaților. Se menține din momentul angajării în organizație și se completează pe toată perioada de serviciu. Conține copii ale documentelor:
- pașapoarte, SNILS;
- despre educație;
- înregistrare militară etc.
Formularul unificat T-2 a fost aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică din 5 ianuarie 2004 nr. 1 și se aplică din 3 aprilie 2004. Se formează pentru fiecare angajat, inclusiv pentru salariații cu fracțiune de normă. Atunci când un angajat este admis în organizație, se completează toate detaliile necesare, care sunt ulterior supuse ajustării dacă apar schimbări în timpul activității sale în cadrul companiei.
Cardul personal conține informații despre angajat:
- date personale (numele complet, data și locul nașterii, cetățenia);
- informatii despre educatie;
- experiență de muncă;
- starea civilă și componența familiei;
- detaliile pașaportului;
- adresa de domiciliu;
- informații despre înregistrarea militară;
- angajari si date privind transferurile in alte posturi;
- informații despre certificare, formare avansată și recalificare în profesie;
- toate premiile și titlurile primite;
- sărbători de orice fel;
- disponibilitatea beneficiilor sociale.
După cum puteți vedea, acesta este cel mai complet set de date despre un angajat pe care îl poate avea un angajator.
Cum să completați cardul personal al unui angajat în formularul T-2 în 2020
Persoanele juridice, indiferent de forma lor de proprietate, trebuie să utilizeze formularul unificat T-2. Dacă este necesar să se facă modificări legate de includerea de linii suplimentare, detalii etc., angajatorul trebuie să confirme acest lucru printr-o comandă. Este interzisă eliminarea detaliilor din formular.
Legislația stabilește termenul limită pentru completarea unui carnet de muncă după angajare - 7 zile, dar nu îl definește pentru un card personal. Cu toate acestea, ofițerii de personal tind să respecte un termen limită similar și înscrierile din carnetul de muncă și formularul T-2 sunt completate în paralel.
Completarea pas cu pas a unui card personal poate fi descrisă în următoarea ordine:
Antetul documentului:
Numele organizației este înscris în strictă conformitate cu documentele constitutive și se completează un tabel care indică:
- data întocmirii documentului;
- numărul de pontaj atribuit salariatului la angajarea în companie;
- TIN și SNILS ale plătitorului;
- în coloana „Alfabec” este indicată prima literă a numelui de familie al angajatului;
- la completarea rubricii „Natura muncii” se indică atributul „permanent” sau „temporar”, în funcție de contractul de muncă încheiat;
- Aceasta este urmată de o coloană de clarificare „Tipuri de muncă” - principală sau cu jumătate de normă;
- Tabelul se completează prin indicarea sexului angajatului.
Secțiunea I. Informații generale:
Se completează informații complete despre angajat:
Data și numărul contractul de munca in baza caruia a fost angajat salariatul.
Nume complet fără abrevieri în cazul nominativ, data nașterii în format verbal-numeric (luna se scrie ca cuvânt).
Locul nașterii conform pașaportului dumneavoastră (serviciul online vă va ajuta să găsiți codul OKATO necesar).
Informații despre cetățenie, introduceți una dintre opțiuni:
- cetățean al Federației Ruse - 1;
- cetățean al Federației Ruse și al unui stat străin - 2;
- cetatean strain - 3;
- apatrid - 4.
Dacă cunoașteți o limbă străină, completați rândul corespunzător indicând limba și gradul de competență al acesteia:
- Citesc și traduc cu un dicționar - 1.
- Citesc și mă pot explica - 2;
- vorbesc fluent - 3.
Informații despre educație, inclusiv toate detaliile în conformitate cu documentele depuse (numele instituției de învățământ, anul de absolvire, direcția sau specialitatea);
Dacă aveți un document care confirmă finalizarea studiilor postuniversitare, postuniversitare sau doctorale, completați tabelul corespunzător;
În rândul „Profesie” este indicată cea principală confirmată prin documente.
Dacă sunt mai multe, notează în principal motivul pentru care ai fost angajat, iar restul pune în linia „Altele”. Acest lucru poate fi util atunci când vă transferați într-o altă poziție.
Este convenabil să găsiți aici codul OKPDTR introducând doar specialitatea.
Rândul „Experiență” indică numărul de zile, luni și ani din total, continuu și dreptul la un bonus pentru vechimea perioadelor de muncă în conformitate cu carnetul de muncă al angajatului - calculul se poate face folosind un calculator online;
Pentru a indica starea civilă, se folosește directorul OKIN, în care codarea are loc în următoarea ordine:
- 1 - nu a fost niciodată membru;
- 2 - este înregistrată;
- 3 - este neînregistrat;
- 4 - văduvă (văduvă);
- 5 - divorțat oficial (divorțul înregistrat);
- 6 - s-a despărțit.
Regulile de completare a formularului T-2 exclud utilizarea formulării „căsătorit” sau „căsătorit”.
Se introduce tabelul privind componența familiei, informații despre rudele apropiate (părinți, copii, frați, surori);
Punctul 11-12.
Sunt indicate detaliile pașaportului, adresa de înregistrare și reședința reală.
Secțiunea II. Înmatriculare militară:
Atunci când angajează un cetățean supus înmatriculării militare, acesta este obligat să prezinte la serviciul de personal un act militar de identitate sau un certificat corespunzător. Pe baza acestor documente se completează partea tabelară a cardului personal.
În partea de jos a celei de-a doua foi a formularului T2, angajatul HR își pune funcția, semnătura personală și foaia matricolă. Apoi documentul este predat spre revizuire angajatului pentru care a fost întocmit, ceea ce este confirmat prin semnătura personală și data revizuirii.
Secțiunea III. Detalii job:
Pe toată perioada de lucru în companie, aici vor fi introduse informații despre toate modificările, care se vor reflecta și în carnetul de muncă al angajatului. Înregistrarea inițială trebuie să conțină informații despre angajare.
Fiecare înscriere trebuie să fie confirmată de semnătura angajatului pentru care este înregistrat cardul personal.
Secțiunea IV. Certificare:
O serie de organizații efectuează certificări periodice ale angajaților, informații despre care sunt introduse în această secțiune.
Secțiunile V și VI. Informații despre formarea avansată și recalificarea profesională.
Pe perioada angajării, salariatul are dreptul de a-și îmbunătăți nivelul calificărilor și de a prezenta documente justificative la serviciul de personal al organizației. Pe baza acestora, informații despre:
- datele de începere și de încheiere a instruirii;
- tipul de promovare;
- denumirea instituției în care a fost completată;
- document justificativ (detalii).
Dacă inițiatorul formării avansate sau recalificării a fost angajatorul, atunci coloana „Baze” este completată.
Secțiunea VII. Premii și promoții:
Toate premiile de stat sau primite de la organizație sunt înscrise în cartea de muncă a angajatului. Sunt duplicate în cardul lui personal.
Secțiunea VIII. Vacanţă:
Toate tipurile de concedii care sunt acordate unui angajat în timpul perioadei de muncă în organizație sunt înregistrate în secțiunea formularului T-2. Acestea sunt introduse în conformitate cu comenzile, ale căror detalii sunt indicate în coloana „Baze”.
În ziua începerii vacanței, ofițerul de personal completează coloanele 1-5, după sfârșit - coloana 6.
Dacă concediul este înlocuit cu compensație bănească, atunci:
- coloanele 1-3 se completează conform regulii generale;
- Coloana 4 indică numărul de zile de înlocuire,
- la 5 și 6 se face mențiunea „Înlocuirea concediului de odihnă cu compensație bănească”.
Dacă coloanele acestei secțiuni sunt completate complet, trebuie să faceți foaie suplimentară cu o masă asemănătoare. Este lipit în cardul T-2 și este o continuare a secțiunii.
Secțiunea a IX-a. Beneficii sociale:
Un angajat poate fi o persoană cu handicap, un donator, un lichidator al centralei nucleare de la Cernobîl etc., ceea ce îi conferă dreptul la prestații sociale. Aceste informații ar trebui să fie reflectate în această secțiune.
Toate informațiile despre angajat care nu sunt incluse în alte secțiuni pot fi indicate în secțiunea „Informații suplimentare”.
Încetarea raporturilor de muncă (concedierea) a unui salariat presupune completarea Secțiunii XI.
Indică data concedierii și motivul (ordonanța). Aceste date sunt certificate de angajatul de personal și de angajatul concediat.
Eșantion de card personal de angajat completat 2020
Cum și pentru cât timp este stocat formularul T-2?
Cardurile personale ale angajaților sunt stocate în departamentul de personal al organizației, excluzând accesul gratuit la acestea. Este interzis să le lăsați nesupravegheate pe desktop. Pentru depozitarea acestor documente trebuie prevăzute dulapuri metalice care se pot încuia.
Perioada de depozitare se determină pe baza standardelor aplicate documentelor de personal. Are 50 de ani.